許淑平

摘 要：本文以當(dāng)前的大數(shù)據(jù)技術(shù)時代背景下企業(yè)電子信息檔案管理工作的重要性切入點(diǎn)，在簡要分析了當(dāng)前企業(yè)電子信息檔案管理工作中存在的主要問題的基礎(chǔ)上，就在大數(shù)據(jù)技術(shù)時代背景下如何優(yōu)化與完善企業(yè)的電子信息檔案管理工作進(jìn)行了重點(diǎn)探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子信息;檔案管理;措施

1 引言

在新時代計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計算技術(shù)飛速發(fā)展的推動下，大數(shù)據(jù)技術(shù)也得到了重大突破與變革，同時迅速地在各個領(lǐng)域、各個行業(yè)推廣、應(yīng)用與普及，在很大程度上推動了社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。同樣，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中也發(fā)揮出了極大的優(yōu)化與完善作用，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，但是在電子信息檔案管理工作開展的過程當(dāng)中仍然存在著工作人員綜合素質(zhì)不夠高、專業(yè)化技術(shù)水平有限以及檔案管理制度不完善等問題，有待在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下進(jìn)一步改進(jìn)與完善，本文對此進(jìn)行了重點(diǎn)研究。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的重要性

1）很大程度地提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是將重要的檔案信息資料以打印的紙質(zhì)文件的形式通過人工進(jìn)行整理、分類、存檔以及保管，其效率比較低下。將檔案資料以電子信息的形式通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理不僅大大提高了檔案管理的工作效率，而且在很大程度上減少了工作人員的工作量，減輕了工作負(fù)擔(dān)。

2）很大程度地增強(qiáng)了電子信息檔案資料的保密性。將檔案資料信息以電子數(shù)據(jù)的形式在計算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)中進(jìn)行存檔與管理，不僅僅可以將各類不同的文件進(jìn)行加密存檔管理，而且在查閱某一類電子信息檔案資料的時候也不必像紙質(zhì)檔案那樣搬出整卷檔案資料庫，只要通過計算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)的智能檢索功能就可以很輕松地查找到所需要的電子信息檔案資料。同時，在查看電子信息檔案資料的過程中可以通過設(shè)置各種身份認(rèn)證來提高電子信息檔案的保密性[1]。

3）在很大程度上提高了對檔案信息資料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺的便利性。在檔案管理工作過程中，檔案資料信息需要跟隨實際情況的發(fā)展變化而進(jìn)行更新與補(bǔ)充。在電子信息檔案管理過程中可以利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對其進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的精準(zhǔn)性、全面性、高效性等都是傳統(tǒng)的檔案管理模式所無法比擬的。

3 目前企業(yè)電子信息檔案管理工作過程中存在的主要問題

1）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，制約電子信息檔案管理模式創(chuàng)新。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)新時代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，部分從傳統(tǒng)的檔案管理模式過渡到電子信息檔案管理模式中的工作人員的綜合素質(zhì)不夠高，在其工作過程中缺乏必要的責(zé)任意識、職業(yè)道德意識、安全意識以及專業(yè)技能等，從而影響到電子信息檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而對企業(yè)電子信息檔案管理工作模式的創(chuàng)新起到了一定的阻礙作用。

2）電子信息檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展不充分，管理創(chuàng)新資源不足。電子信息檔案管理與時俱進(jìn)的創(chuàng)新模式離不開新時代的新思想、新理念以及新技術(shù)的支持與有效運(yùn)用。在當(dāng)前電子信息檔案管理的現(xiàn)狀來看，其單位內(nèi)部存在著信息技術(shù)發(fā)展不夠充分、沒有跟上新時代發(fā)展步伐現(xiàn)象，單位所引進(jìn)的管理創(chuàng)新技術(shù)資源不足，從而影響了電子信息檔案管理工作模式創(chuàng)新與發(fā)展。

3）當(dāng)前企業(yè)電子信息檔案管理制度不夠完善，沒有緊跟時代發(fā)展步伐。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性、程序性、嚴(yán)密性、安全性等較強(qiáng)的工作，只有在完善的管理制度的規(guī)范與約束下才能夠體現(xiàn)出其工作的優(yōu)質(zhì)性與高效性[2]。當(dāng)前不少企業(yè)存在著對檔案電子信息檔案管理工作重視程度不夠高進(jìn)而導(dǎo)致其存在管理上不夠完善的情況。檔案管理制度的不完善會直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，很容易出現(xiàn)電子信息檔案資料缺失或者遺漏等情況的發(fā)生，從而給其它相關(guān)工作的開展帶來一定的阻礙作用，因此，企業(yè)在開展電子信息檔案管理的過程中必須緊跟時代發(fā)展步伐，不斷完善其管理制度。

4）電子信息檔案管理工作人員的安全意識不夠高，保密意識不夠強(qiáng)。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的電子信息檔案管理工作的安全性與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比有所提升，但是來自網(wǎng)絡(luò)的不安全性仍然不容忽視，需要引起高度的重視。當(dāng)前，不少檔案管理工作人員存在著安全意識不夠高、保密意識不夠強(qiáng)的現(xiàn)象，從而給電子信息檔案資料的安全性帶來較大的安全隱患，一旦電子檔案的重要信息被不法人員竊取很容易給企業(yè)造成不可估量的損失。

4 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的優(yōu)化措施

1）有效提升現(xiàn)代企業(yè)電子信息檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。與時俱進(jìn)是社會時代發(fā)展的必然要求。在當(dāng)前以速度為發(fā)展主旋律的大數(shù)據(jù)背景下，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量越來越多，其復(fù)雜程度也越來越大，要想使企業(yè)電子信息檔案管理工作跟上時代與企業(yè)發(fā)展步伐，提升其工作人員的綜合素質(zhì)非常重要。電子信息檔案管理工作人員不僅要掌握專業(yè)化的電子檔案信息分類、處理、分析與檢索以及更新數(shù)據(jù)庫等能力，還要掌握辦公自動化的基礎(chǔ)技能以及對常用計算機(jī)軟件的簡單操作，同時還要在思想上具有結(jié)合新時代發(fā)展要求自主學(xué)習(xí)檔案管理新方法、新理念以及新技能的意識，能夠結(jié)合新時代發(fā)展要求自主提升自己的專業(yè)化工作技能和業(yè)務(wù)水平，逐漸形成一支專業(yè)化水平較高、學(xué)習(xí)力較強(qiáng)、工作實踐高效的電子信息檔案管理人員隊伍。

2）在新時代大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下完善檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作人員要做到與時俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)電子信息檔案資料的高效采集、分類、歸檔與管理等各項工作，同時還要嚴(yán)格做好電子信息檔案資料的安全保密工作，從而形成一套科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的符合新時代和企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理模式。

3）密切結(jié)合電子信息檔案管理工作實際，創(chuàng)新檔案管理的體制機(jī)制。科學(xué)的企業(yè)管理體制機(jī)制是提高企業(yè)職工工作效率的重要“武器”。企業(yè)要針對電子信息檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)等制定切合實際情況的檔案管理工作體制機(jī)制，對企業(yè)檔案管理工作的全過程進(jìn)行統(tǒng)一把控與科學(xué)監(jiān)管[3]。另外，企業(yè)要密切結(jié)合自身實際現(xiàn)狀和發(fā)展需求針對檔案管理工作人員科學(xué)制定電子信息檔案管理評估機(jī)制與考核機(jī)制，全面提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識、職業(yè)道德意識以及工作積極性等，使檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)的高效運(yùn)營管理與發(fā)展。

4）提高檔案管理人員的安全意識，增強(qiáng)電子信息檔案資料的安全性。檔案管理工作本身就是一項對信息資料安全性要求極高的工作，因此，檔案管理工作人員的安全意識直接影響到電子信息檔案資料的安全性與檔案管理工作的有效性。企業(yè)要不斷加強(qiáng)對電子信息檔案管理工作人員的思想道德教育和專業(yè)化業(yè)務(wù)水平與技能方面的培訓(xùn)，為創(chuàng)新更加安全、高效的電子信息檔案管理模式注入新的內(nèi)生動力。

5 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，社會經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)度加速發(fā)展的態(tài)勢。要想確保企業(yè)電子信息檔案管理工作跟上企業(yè)和社會發(fā)展的節(jié)奏與步伐，就必須在新時代發(fā)展理念的指導(dǎo)下采取科學(xué)可行、合理高效的管理措施，在提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)化技能的前提下充分利用新時代下大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等提高電子信息檔案管理的質(zhì)量與效率，進(jìn)而更好地服務(wù)于企業(yè)的優(yōu)質(zhì)、高效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳紅.基于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[C].2018年6月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會.2018.

[2]陳清.淺談大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）.