毛蒨瑜

摘 要：檔案工作在新時期企業(yè)的發(fā)展中有著重要意義。本文對企業(yè)檔案工作的開展以及檔案利用對企業(yè)發(fā)展的意義進行了介紹和分析，并對當(dāng)前企業(yè)檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業(yè)檔案工作，充分的開發(fā)利用檔案信息價值進行了研究和探討，希望能夠為新時期企業(yè)檔案利用工作的開展以及企業(yè)發(fā)展起到一些促進作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;開發(fā)

在當(dāng)前我國新的發(fā)展形勢下，企業(yè)要想獲得了良好的發(fā)展就必須要找出自身新時期的發(fā)展方向，明確發(fā)展要求，同時找到當(dāng)前工作中存在的一些問題進行研究和改進。而檔案利用工作的開展能夠為企業(yè)新時期的發(fā)展提供許多有價值的參考信息和數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)新形勢下的良好發(fā)展保駕護航。本文對企業(yè)檔案工作的開展以及檔案利用對企業(yè)發(fā)展的意義進行了介紹和分析，并對當(dāng)前企業(yè)檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業(yè)檔案工作，充分的開發(fā)利用檔案信息價值進行了研究和探討。

1 企業(yè)檔案概述

企業(yè)檔案是對企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展過程中的各個階段的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)開展、人事變動等方面相關(guān)信息進行記錄的一類文件。企業(yè)檔案管理工作的開展最終的目的是使檔案所蘊含的信息價值能夠運用到實際的企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展當(dāng)中，而企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作是發(fā)揮其檔案信息價值的最主要途徑。企業(yè)檔案中不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，同時通過對檔案中的記錄內(nèi)容進行分析總結(jié)還能夠反映出企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的一些市場發(fā)展規(guī)律等信息，對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義。因此，企業(yè)必須要重視并加強對檔案的利用開發(fā)，其重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，企業(yè)檔案利用能夠最大程度的體現(xiàn)檔案資料的價值，企業(yè)通過對檔案中的內(nèi)容信息進行有效的分析和總結(jié)，能夠準(zhǔn)確、客觀的對企業(yè)過去的經(jīng)營情況、發(fā)展歷史等進行研究，進而通過定量分析、定性分析等方式發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中的一些相關(guān)規(guī)律，并對新時期企業(yè)進一步發(fā)展的需求進行分析、預(yù)測或確認(rèn)，為企業(yè)未來的發(fā)展提供良好的指導(dǎo)。尤其是在現(xiàn)代計算機技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對于檔案內(nèi)容的分析效率、準(zhǔn)確性以及專業(yè)性大大提高，各種專業(yè)化檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)平臺的出現(xiàn)和應(yīng)用大大提高了檔案管理的效率，為檔案資源的開發(fā)利用奠定了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，對檔案內(nèi)容的發(fā)掘深度和廣度也較過去大大增加，進而能夠更好的發(fā)揮出檔案在企業(yè)發(fā)展中的促進效果，檔案開發(fā)利用工作的地位在企業(yè)中明顯提升。

其次，將檔案開發(fā)利用工作對于企業(yè)發(fā)展的促進作用微縮到檔案工作本身，對于企業(yè)檔案工作得到開展也能夠起到良好的推動效果。例如，企業(yè)通過在對檔案進行開發(fā)利用的同時建立起相應(yīng)的信息反饋機制，對檔案工作中出現(xiàn)的問題和缺陷進行分析討論，明確新時期企業(yè)發(fā)展對于檔案工作的新要求、新需要，從而指導(dǎo)檔案工作更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù);加強檔案利用開發(fā)工作可以更加全面的發(fā)現(xiàn)以往檔案管理工作中存在的質(zhì)量、效率等方面的問題，進而促使企業(yè)加強檔案管理鑒定環(huán)節(jié)，保障檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性、客觀性、完整性，為檔案管理以及開發(fā)利用工作奠定基礎(chǔ);加強檔案利用開發(fā)工作充分發(fā)揮檔案價值能夠使企業(yè)管理者以及其他職工群眾認(rèn)識到檔案工作的重要性，有利于檔案宣傳工作在企業(yè)內(nèi)部的開展，提高相關(guān)人員對檔案工作的重視和配合程度，也能夠為檔案工作的順利開展提供良好的保障。

由此可見，企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的加強能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展發(fā)揮一定的促進作用，同時其對檔案工作本身的推動又能夠反過來提升檔案資源的更好利用，進而形成一個良性循環(huán)，為企業(yè)新時期的發(fā)展提供有力的支持和保障。

2 企業(yè)檔案利用中存在的主要問題

企業(yè)檔案的開發(fā)利用對于企業(yè)發(fā)展有著重要意義，不過在當(dāng)前企業(yè)檔案工作的實際開展中還存在著一定的問題，對檔案資源價值的發(fā)揮造成了一定的影響和阻礙，其問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 檔案工作機制不完善

在一個企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，所產(chǎn)生的檔案形式較為復(fù)雜，檔案來源較為廣泛。例如，企業(yè)檔案中涵蓋了來自行政、財務(wù)、人事等多個部門的工作信息，其內(nèi)容上則有著文字、照片、錄音、錄像、實物等多種形式，檔案資料總量較為龐大。企業(yè)要想對其進行有效的管理和開發(fā)利用，就必須要建立起良好的檔案工作制度。

當(dāng)前部分企業(yè)檔案工作制度上存在著一些問題，主要表現(xiàn)為企業(yè)中各部門的檔案共享和權(quán)限開放等方面的工作不到位，從而導(dǎo)致了檔案的開發(fā)利用無法有效的進行，檔案利用的便利性存在著一定的缺陷。其次，部分企業(yè)在檔案管理上仍然采取傳統(tǒng)的管理制度和方法，而沒有意識到新時期企業(yè)發(fā)展對檔案管理、開發(fā)利用的新要求，進而導(dǎo)致了相關(guān)制度無法滿足工作需要，出現(xiàn)了缺乏監(jiān)督機制、缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理責(zé)任落實不到位等情況。最后，由于企業(yè)檔案工作相關(guān)制度不到位，導(dǎo)致其在檔案質(zhì)量的管理上也存在著一定的問題。例如，檔案內(nèi)容不完整，歸檔率不高;檔案內(nèi)容與企業(yè)實際情況不符;檔案規(guī)范性較差，保存雜亂等。企業(yè)檔案質(zhì)量較差不僅會影響檔案內(nèi)容的時效性、完整性、專業(yè)性，導(dǎo)致在檔案信息分析時無法獲得正確的信息，影響企業(yè)發(fā)展，甚至還可能會埋下一定的隱患或帶來巨大的損失。

2.2 檔案工作人員水平不高

企業(yè)中檔案工作人員的素質(zhì)水平不高也給檔案的利用造成了一定的影響。造成這一問題的主要原因一方面是企業(yè)對檔案工作不夠重視，在檔案人才隊伍的建設(shè)上給予的支持力度不足，人才引進和培訓(xùn)教育工作開展不到位，對于檔案人員缺乏科學(xué)的管理和考核;另一方面則是部分檔案工作人員對于自身崗位工作的認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作就是對相關(guān)文檔、資料進行整理和保管以及提供檔案查詢服務(wù)，進而導(dǎo)致其對待工作不夠認(rèn)真，缺乏責(zé)任感，缺乏積極向上和自我學(xué)習(xí)提高的意識。

此外，由于企業(yè)以及部分檔案人員對于檔案工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為該工作就是簡單的文件整理，缺乏檔案開發(fā)意識。企業(yè)檔案資料的開發(fā)利用工作落實不到位，或者對企業(yè)檔案的開發(fā)深度不足，沒有充分對檔案的內(nèi)容進行發(fā)掘和利用，從而導(dǎo)致了檔案中蘊含的信息價值無法在企業(yè)發(fā)展中獲得良好的體現(xiàn)。

2.3 檔案信息化建設(shè)有待加強

在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會背景下，信息技術(shù)在各個行業(yè)中獲得了廣泛的應(yīng)用，在檔案工作中應(yīng)用相關(guān)技術(shù)可以有效的提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)發(fā)掘深度。因此，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)成為新時期檔案工作發(fā)展的一個必然趨勢。例如，信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的前端對接，進而在相關(guān)工作的開展中可以直接的獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，保證元數(shù)據(jù)收集的完整性，以及檔案查找、利用范圍的擴大。

盡管當(dāng)前多數(shù)企業(yè)都十分重視檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的開展，并進行了相應(yīng)的投入，但在部分企業(yè)中信息化的建設(shè)實際效果卻不盡人意，信息化檔案管理效率和服務(wù)水平無法滿足企業(yè)發(fā)展需要。其中常見的問題主要有：檔案信息化相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)落后，存在著設(shè)備老舊、長期使用、故障頻發(fā)的情況;企業(yè)檔案資料內(nèi)容龐大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的進度十分緩慢，缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);在電子檔案的原始性、憑證價值以及安全性保障等方面缺乏良好的解決方案，相關(guān)問題還在進一步討論;信息化檔案開發(fā)利用理念落后，對相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用不足等。

3 企業(yè)檔案利用問題的解決策略

針對上述在企業(yè)檔案開發(fā)利用工作中存在的問題，企業(yè)必須要積極地采取有效措施進行解決和完善，從而充分的發(fā)掘企業(yè)檔案價值，為企業(yè)發(fā)展提供更好的支持。針對上述問題，企業(yè)可以從以下幾個方面著手采取相關(guān)措施。

3.1 完善企業(yè)檔案工作的相關(guān)制度

3.1.1 規(guī)范企業(yè)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

良好的檔案質(zhì)量是對發(fā)掘信息價值的基礎(chǔ)，而檔案質(zhì)量的保障則需要完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范作為支撐。因此，企業(yè)在加強檔案開發(fā)利用工作是時必須要對完善檔案質(zhì)量的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如，企業(yè)要針對檔案的收集、編制、歸檔等工作環(huán)節(jié)提出明確要求，加強對檔案資料采集整理過程中的質(zhì)量控制;企業(yè)要對檔案的內(nèi)容格式、表述等方面提出明確要求，如文字描述應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，圖片、視頻等要清晰、色彩還原，做好對時間、地點等相關(guān)標(biāo)簽信息的標(biāo)注。此外，企業(yè)還要建立起相應(yīng)的檔案質(zhì)量監(jiān)督審核工作，對于質(zhì)量審核不通過的要退回重新編制;做好檔案儲存管理工作，檔案獨立成卷，單獨存放，保證儲存環(huán)境恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。

3.1.2 優(yōu)化企業(yè)檔案工作流程

企業(yè)要完善檔案工作的開展的相關(guān)制度建設(shè)，結(jié)合新時期企業(yè)發(fā)展需要對檔案工作流程進行優(yōu)化。例如，對于工程項目建設(shè)的相關(guān)單位來說，在檔案采集上要充分利用現(xiàn)代技術(shù)，如無人機航拍、遙感技術(shù)、GIS技術(shù)等，提高檔案信息收集效率和全面性;在檔案管理以及開發(fā)利用上要結(jié)合相關(guān)項目建設(shè)以及企業(yè)發(fā)展的收集需求，以及檔案的開發(fā)利用效果為核心，明確檔案工作開發(fā)方向和目標(biāo)，及時發(fā)展項目建設(shè)中可能與遇到的爭議、歷史遺留問題或其他問題;加強企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門之間的交流溝通，完善檔案權(quán)限的開放，從而為檔案利用工作提供更好的支持;加強與城建等相關(guān)部門的合作和檔案共享，為企業(yè)發(fā)展和工程建設(shè)提供更好的檔案服務(wù)。

3.1.3 加強檔案考核制度建設(shè)

為了保證企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用工作的有效開展，還要加強對檔案工作考核制度的建設(shè)。企業(yè)要針對檔案工作的質(zhì)量、檔案開發(fā)利用效果等方面制定出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對于企業(yè)檔案工作的各個環(huán)節(jié)、各項職責(zé)進行劃分，將相關(guān)工作的責(zé)任落實到個人，并將考核結(jié)果與相關(guān)崗位人員的薪酬、獎金、晉升等方面進行掛鉤，從而保障檔案管理和利用工作的高質(zhì)量展開。此外，企業(yè)在完善檔案考核制度的同時還要建立起檔案工作反饋制度，從而實現(xiàn)將考核工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋到企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門，推動檔案利用工作的更好進行。

3.2 提高企業(yè)檔案人員的素質(zhì)水平

3.2.1 加強高素質(zhì)檔案人才的引進

企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案開發(fā)利用對于新時企業(yè)發(fā)展的重要性，積極通過與相關(guān)高校、培訓(xùn)機構(gòu)等進行合作定向引進人才，或者從人才市場上招聘相關(guān)人才，加強企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)。在企業(yè)引進人才的過程中，相關(guān)管理者要了解檔案開發(fā)利用工作的相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)對檔案工作的需要并通過與檔案部門人員進行溝通了解當(dāng)前工作中的不足，從而保證引進的是企業(yè)檔案良好利用所急需的人才。

3.2.2 加強對檔案工作人員的培訓(xùn)教育

相較于新引進的檔案人才，現(xiàn)有檔案人員對于企業(yè)有著更好的忠誠度，對于企業(yè)狀況也更加了解。因此，企業(yè)要加強對檔案人員的培養(yǎng)教育工作，通過定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對其檔案理論、管理能力、檔案開發(fā)能力、信息技術(shù)水平以及職業(yè)道德、政治素質(zhì)等方面進行提高，使其能夠更好的滿足新時期企業(yè)檔案工作的開展需要。

3.2.3 完善檔案工作相關(guān)激勵措施

企業(yè)在引進檔案人才以及對檔案工作人員進行培訓(xùn)教育的同時，為了保證企業(yè)對人才的良好吸引力以及檔案人員參與培訓(xùn)的積極性，企業(yè)要在相關(guān)激勵措施方面進行完善。首先，企業(yè)可以通過提高檔案人員待遇，在檔案考核工作的基礎(chǔ)上，對于工作效率較高、質(zhì)量較好的人員給予一定激勵，包括薪酬、獎金等物質(zhì)獎勵，表彰、表揚等精神獎勵以及提供上升渠道、對困難職工做好關(guān)懷慰問等方式，從而有效的增強企業(yè)檔案人員的積極性、責(zé)任感和歸屬感，積極提升自己，在檔案工作中貢獻出更多的力量。

3.3 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

3.3.1 加強對檔案信息化的多方面支持

企業(yè)要認(rèn)識到新時期檔案信息化的發(fā)展趨勢以及其對檔案利用效率提升的重要意義，在制度、人力、物力、資金等多個方面給予相應(yīng)的支持。例如，在制度方面企業(yè)要針對檔案信息化管理的特點對檔案采集、編制、歸檔、管理等工作環(huán)節(jié)提出相關(guān)要求并建立起相應(yīng)制度，制定符合檔案信息化需要的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);在人力方面，企業(yè)在引進檔案人才以及相關(guān)培訓(xùn)工作中要加強對信息技術(shù)水平的重視，保證相關(guān)人員具有良好的信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息化管理水平;在物力及資金方面，企業(yè)要加強對檔案信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)施的投入和建設(shè)，保證相關(guān)設(shè)備具有足夠的性能滿足檔案信息化管理以及檔案分析利用等工作的需要，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、做好檔案數(shù)據(jù)庫保障措施等。

3.3.2 加強信息技術(shù)在檔案利用工作中的應(yīng)用

在檔案信息化管理的背景下，企業(yè)要建立起相應(yīng)的檔案資源開發(fā)體系來加強對檔案資料的發(fā)掘和利用。首先，企業(yè)要完善紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化策略，針對需求大、利用率高、信息價值較高的檔案資源優(yōu)先進行數(shù)字化，通過統(tǒng)籌規(guī)劃實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源有條不紊、及時準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)化為電子資料，并建立起檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。其次，企業(yè)要積極加強對大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在檔案開發(fā)中的應(yīng)用，提高對檔案資料分析的有效性，為企業(yè)的經(jīng)營、決策和發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。再次，企業(yè)在開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的過程中要注意結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際需求，根據(jù)當(dāng)前政策導(dǎo)向、市場發(fā)展趨勢，以推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，科學(xué)、合理開發(fā)和利用檔案資源，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和解決新時期發(fā)展可能遇到的各種問題。最后，企業(yè)要重視檔案開發(fā)利用在實際工作中的應(yīng)用效果，通過檔案工作信息反饋制度，對檔案的開發(fā)利用過程以及數(shù)據(jù)應(yīng)用效果進行監(jiān)督管理，并根據(jù)反饋信息對檔案利用工作進一步完善。

4 結(jié)語

綜上所述，新時期企業(yè)的發(fā)展要重視對檔案的開發(fā)利用。針對當(dāng)前企業(yè)檔案工作中存在的一些問題，企業(yè)要積極采取有效措施，通過加強相關(guān)制度建設(shè)，加強檔案人才隊伍建設(shè)、加快檔案信息化管理建設(shè)等方式，從而充分的發(fā)掘出檔案的信息價值，為企業(yè)的發(fā)展提供良好保障。

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