劉泓

數(shù)字化信息已滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，為人們的生活、工作和學(xué)習(xí)帶來了很多方便，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式顯然已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展的要求。因此，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，積極探討和推動(dòng)企業(yè)電子文件管理是檔案管理領(lǐng)域的重要課題，也是企業(yè)的必然選擇。

目前企業(yè)對電子文件的歸檔方式，大多采用電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制管理，其余由信息化部門進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保電子文件的信息安全和長期利用，這種方式在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就顯得捉襟見肘。現(xiàn)實(shí)中，不少企業(yè)電子文件大量散失，對檔案工作影響極大。2009年國家發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》，確立了電子文件全過程管理的原則，并從信息化、檔案、保密等多個(gè)業(yè)務(wù)角度對電子文件管理過程進(jìn)行了規(guī)范，標(biāo)志著我國電子文件管理進(jìn)入了快速推進(jìn)階段。

1 概念特征

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子文件與電子檔案的區(qū)別在于價(jià)值和時(shí)間的區(qū)別。電子檔案除強(qiáng)調(diào)憑證價(jià)值外，還強(qiáng)調(diào)檔案價(jià)值。業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，沒有保存價(jià)值的電子文件不能成為電子檔案;電子文件側(cè)重于憑證價(jià)值，不論其保存期限的長短。

2 電子文件對企業(yè)的重要作用

電子文件和紙質(zhì)文件一樣，是企業(yè)生產(chǎn)制造、經(jīng)營管理的直接記錄，是企業(yè)的信息資產(chǎn)，是當(dāng)代企業(yè)文化、企業(yè)歷史的承載物。在信息系統(tǒng)環(huán)境中，文件、檔案在內(nèi)的信息流已經(jīng)與業(yè)務(wù)流、資金流一起共同支撐著企業(yè)的正常運(yùn)作。電子文件管理的優(yōu)劣，決定了企業(yè)管理效率的高低。

3 電子文件的歸檔管理

電子文件形成部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。歸檔時(shí)要注意以下幾方面：

3.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔對象，是經(jīng)過鑒定有查考價(jià)值、需要保存的電子文件。第一，電子文件具有軟硬件依賴性，對于采用專有格式的電子文件，應(yīng)歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔資料。第二，描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的元數(shù)據(jù)必須隨電子文件一起歸檔。另外，電子文件形成階段的管理活動(dòng)記錄，如更改單、登記表等也應(yīng)當(dāng)歸檔。第三，在同一活動(dòng)中，生成的紙質(zhì)文件等其他形式的重要文件，為保持文件之間的聯(lián)系，確保同一活動(dòng)的檔案信息完整無缺，也必須一同歸檔。

3.2 歸檔方式

電子文件的歸檔方式分在線歸檔與離線歸檔兩種。在線歸檔是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及其元數(shù)據(jù)向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。離線歸檔是指將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。如果當(dāng)電子文件的形成系統(tǒng)沒有在線歸檔功能，或電子文件形成企業(yè)與歸檔管理企業(yè)不同時(shí)，可以采用離線歸檔的方式。例如，工程建設(shè)方在建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束后統(tǒng)一將電子文件拷貝到光盤或硬盤上向工程業(yè)主方歸檔移交。

3.3 歸檔時(shí)間

電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔。定期歸檔是按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)歸檔既可實(shí)時(shí)進(jìn)行，又可與介質(zhì)歸檔一樣，借鑒紙質(zhì)文件歸檔的經(jīng)驗(yàn)并遵照企業(yè)規(guī)定定期完成。如管理性文件在次年年初歸檔，科技文件在項(xiàng)目完成之后歸檔，密級文件隨時(shí)歸檔等。雙套歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。

3.4 歸檔要求

歸檔電子文件的質(zhì)量要求包括以下幾點(diǎn)：第一，完整齊全。歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交。第二，真實(shí)有效。歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，應(yīng)是最后定稿。圖形文件如經(jīng)過更改，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔;各種文件的草稿、原稿根據(jù)需要決定是否歸檔。企業(yè)應(yīng)盡量采用數(shù)字簽名技術(shù)，以確認(rèn)電子文件的有效性。第三，格式規(guī)范。電子文件存儲(chǔ)格式是保證長期可讀性的重要問題，能夠轉(zhuǎn)換為通用格式的應(yīng)當(dāng)盡量轉(zhuǎn)化。第四，多套保存。歸檔的電子文件至少應(yīng)保存三套，其中一套封存，一套提供利用，另一套異地保管。封存和異地保管的電子文件應(yīng)當(dāng)脫機(jī)保存，提供利用的電子文件可聯(lián)機(jī)，也可脫機(jī)。電子文件在長期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀取錯(cuò)誤，如果以不同載體、不同方式多套保存，就能減少出錯(cuò)、失真現(xiàn)象，增加安全性。第五，經(jīng)過分類和鑒定。歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過分類和鑒定，定期歸檔的電子文件還需要形成機(jī)讀目錄。介質(zhì)歸檔時(shí)還應(yīng)對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標(biāo)簽，注明檔號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環(huán)境等。

3.5 歸檔手續(xù)

電子文件移交時(shí)，交接雙方應(yīng)確認(rèn)歸檔電子文件的數(shù)目、技術(shù)狀態(tài)以及相關(guān)材料是否齊全，并在確認(rèn)結(jié)果上簽字或蓋章，保存?zhèn)洳椤?/p>

4 電子文件信息的開發(fā)和利用

4.1 電子文件的檢索

檢索是最重要的開發(fā)利用工作，查全率、查準(zhǔn)率的高低是決定用戶滿意度的關(guān)鍵因素。電子文件的檢索工作，要做好以下工作：第一，實(shí)現(xiàn)目錄體系的標(biāo)準(zhǔn)化。制定、遵守目錄標(biāo)準(zhǔn)，既是共享、互換信息的需要，也是持續(xù)建設(shè)檔案目錄的要求，是一件利在長遠(yuǎn)的工作。檢索標(biāo)準(zhǔn)包括規(guī)定著錄項(xiàng)目的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。第二，提供多種檢索途徑。按照用戶的使用方式，檢索途徑可以分為兩類：一是主動(dòng)式，即用戶通過主動(dòng)輸入要查詢的文件所包含的數(shù)據(jù)值來檢索文件，如關(guān)鍵詞、時(shí)間、責(zé)任者等。二是被動(dòng)式，即系統(tǒng)為用戶提供分類體系，用戶按照既定的目錄結(jié)構(gòu)層層搜索，直到發(fā)現(xiàn)所需要的文件。

4.2 開發(fā)利用中應(yīng)處理好的關(guān)系

第一、處理好方便利用與安全保護(hù)的關(guān)系。數(shù)字信息的特點(diǎn)是便于傳輸和操作，這既給利用帶來了巨大方便，也給安全保護(hù)提出了難題。檔案部門要對電子文件開發(fā)利用的優(yōu)勢和風(fēng)險(xiǎn)有清楚的認(rèn)識，并采用科學(xué)的方法或手段加以解決，防止故意或偶然的泄漏、更改、破壞等，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。既不能忽視可能存在的安全威脅，也不能過于保守，增加無用的繁瑣手續(xù)。第二、處理好利用成本和利用效益的關(guān)系。企業(yè)電子文件檢索系統(tǒng)的開發(fā)、檢索設(shè)備的購置、紙質(zhì)文件的電子化、管理人員的培訓(xùn)等等都需要花費(fèi)一定的資源。企業(yè)應(yīng)對開發(fā)利用進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，減少不必要的資源浪費(fèi)。

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