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        試論新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

        2020-07-13 09:40:28宋書娟
        卷宗 2020年12期
        關鍵詞:醫(yī)院檔案開發(fā)利用管理制度

        宋書娟

        摘 要:醫(yī)院檔案管理的主要工作在于收集醫(yī)院各類重要信息,給相關部門尤其針對臨床醫(yī)療提供可追溯的信息依據(jù)。而隨著醫(yī)療科學的發(fā)展,醫(yī)療信息內容更趨復雜化、多樣化,醫(yī)院檔案管理工作不規(guī)范,歸檔內容不清晰明了,將極大阻礙醫(yī)院的發(fā)展。因此,在新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作成為重要議題,對于醫(yī)院的管理和發(fā)展具有重要意義。本文主要針對新形勢下醫(yī)院檔案管理工作面臨的問題以及創(chuàng)新思路展開分析,以供大家參考。

        關鍵詞:新形勢;醫(yī)院檔案;管理制度;開發(fā)利用

        1 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作所面臨的主要問題

        在當今科技發(fā)展的時代形勢下,檔案管理工作怎樣積極地引入時代科技,提高管理工作的質量水平,是每一個從事檔案管理工作的管理人員都需要深入思考的課題。針對這一課題,并結合目前醫(yī)院檔案管理工作存在的不足進行了探討與分析。

        1.1 忽視檔案管理,管理制度不完善

        近年來,在醫(yī)院管理工作中,醫(yī)療診斷工作的相關制度完善詳細,但醫(yī)院檔案管理制度構建卻并不完善,有很多的醫(yī)院并未施行統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理規(guī)范,也未形成全院檔案管理網(wǎng)絡,檔案管理機構設置雜亂且職能分散,檔案分部門各自管理,檔案信息缺乏完整連貫性,而且可能導致信息重復收集,浪費人力物力,而且查找困難,無法形成統(tǒng)一完整的有價值的檔案資料,阻礙新形勢下檔案網(wǎng)絡化管理的發(fā)展,不利于醫(yī)院檔案的科學化管理。

        1.2 檔案管理科技化水平較低

        目前部分醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程緩慢,科技含量較低。傳統(tǒng)的檔案管理方式多為紙質存檔,年終或年初整理上年度各科室保存的檔案資料,需要從多部門各自整理的材料中提取信息,工作極為繁瑣,難免出現(xiàn)錯漏,數(shù)據(jù)的準確性受影響。而且通常醫(yī)院檔案室儲存空間較小,檔案無法全部存檔,部分丟失的信息則永久遺失,無法溯源,導致醫(yī)院的檔案信息不完整。

        1.3 檔案管理利用率不高

        目前多數(shù)醫(yī)院檔案工作在思路上明顯較為狹窄,導致檔案資源直接被局限在醫(yī)院內設機構內,由此嚴重缺乏對相應資源信息的深層次開發(fā),致使最終的各種醫(yī)療成果所具有的社會價值無限降低。另外醫(yī)療檔案在存檔以后,對于檔案資料的利用價值也不足,資源開發(fā)工作不到位,這些都不符合新形勢下的發(fā)展需要。

        2 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

        在新的形勢下,應對醫(yī)院的檔案管理工作提出新的更高要求,調整工作思路,以更好的適應新時代的步伐,使檔案管理工作更好的促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

        2.1 規(guī)范檔案管理制度

        醫(yī)院的檔案管理工作較復雜,不僅內容繁雜,而且專業(yè)技術性較強,機密程度較高。所以,在醫(yī)院的檔案管理中,必須要按照醫(yī)院的實際情況,建立檔案管理機制。醫(yī)院檔案管理部門要按照當前國家檔案局、衛(wèi)生部的相關法律法規(guī),與醫(yī)院實際制定的檔案制度聯(lián)系起來,確保醫(yī)院的各項檔案管理工作能夠有章可循、有規(guī)可依。其次應健全醫(yī)院檔案管理制度,如建立檔案整理規(guī)范、保管制度等,并納入醫(yī)院考核,制定獎懲措施,調動工作人員積極性。制度及規(guī)定的制定應適應醫(yī)院實情,廣泛收集意見,認真總結實際需求,制定出切實可行、行之有效的管理制度,使檔案管理規(guī)范化,保證檔案資料的連續(xù)完整性。此外,醫(yī)院要將分散在各部門的檔案進行收集,使醫(yī)院臨床各科室及后勤部門、醫(yī)院行政管理工作部門的相關文件材料,能夠及時傳遞和查找,實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理,避免一些部門對檔案收集管理的忽視,減小檔案收集的難度。在這種健全的檔案管理機制中,一旦發(fā)現(xiàn)檔案的遺失,能夠及時查明原因,制定相關的補救措施,使檔案資料保持完整。

        2.2 引入現(xiàn)代檔案管理技術

        在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中,檔案多以紙質的形式進行儲存,難以常年保管,并且會占據(jù)較大的空間,對查找造成了很大的阻礙,不能實現(xiàn)實時共享。而利用現(xiàn)代信息技術,建立電子醫(yī)院檔案,可以使檔案形式更加多樣,檔案不僅包括紙質文本,還包括無紙化檔案文件、視頻、錄音檔案文件。這些對形式是電子檔案,不僅能夠擴大檔案的存儲內容和范圍,還能夠延長檔案的保管時間,并具有共享功能。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代信息化管理包括:人事檔案的網(wǎng)絡化管理、患者病歷檔案的網(wǎng)絡化管理、文書文件的網(wǎng)絡化管理。在使用現(xiàn)代信息技術進行電子檔案歸檔時,要注意規(guī)范電子檔案的相關格式,利用二維碼等技術,確保電子檔案的完整性及真實性,提高醫(yī)院檔案管理的效率及質量。還要符合檔案的各項標準化內容,注重理論與實踐相結合,根據(jù)檔案利用的最普遍、最突出的特點,根據(jù)利用者的利用習慣和通常需求來編制最簡易的檢索方法,從而保證檔案檢索工具具有科學性、系統(tǒng)性、實用性。

        2.3 多角度、深層次開發(fā)檔案信息資源

        檔案管理的最終目的在于利用,發(fā)揮其價值,醫(yī)院檔案管理工作可提供信息檢索,加強各醫(yī)院信息聯(lián)合,提高檔案信息的利用率,拓寬科研的新方向,為臨床及教學科研工作提供支持。在開發(fā)和利用醫(yī)院檔案信息資源的過程中,應當始終堅持相應的規(guī)章制度來開展工作,并且需要堅持提升檔案服務的質量水平,要求應當準確、迅速及主動的提升檔案信息資源的利用效率。同時必須不斷拓展其資源信息收集范圍、實施深層次的開發(fā)舉措、采取多渠道的利用等,以解決檔案信息資源難以獲得廣泛應用的問題,只有這樣才能實現(xiàn)對檔案信息資源的深層次、多角度開發(fā)。另外,在工作中應確定以利用為中心的指導思想,重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設與發(fā)展服務的效益,從被動坐等上門的接待利用方式,逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源,開展查閱、調卷,送卷上門,跟蹤服務,為檔案的價值提供生動、具體的事例和準確的數(shù)據(jù)。

        3 結語

        總之,為了提高醫(yī)院的醫(yī)療水平、管理能力,在新形勢下,需要加強醫(yī)院的檔案管理工作,建立健全相關的檔案管理規(guī)章制度,同時注重培養(yǎng)檔案管理人員的自身專業(yè)素質,引進現(xiàn)代先進的科學技術,使醫(yī)院的檔案管理更加精準、及時、有效,以促進醫(yī)院的全面發(fā)展,使檔案管理能夠更好地服務于醫(yī)療工作。

        參考文獻

        [1]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續(xù)醫(yī)學教育,2019,07(01).

        [2]丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2017,52(2).

        [3]黃路燕.淺談新形勢下醫(yī)院檔案管理的新思路[J].辦公室業(yè)務,2018(07).

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