伍海艷

摘 要：在全球智能化、數(shù)據(jù)化的大背景下，檔案管理為適應(yīng)環(huán)境的發(fā)展，必將要變革傳統(tǒng)的管理模式，與時俱進(jìn)，加快信息化的建設(shè)步伐，推進(jìn)智能化的管理及應(yīng)用。大數(shù)據(jù)的管理有多難，檔案的管理就有多難。本文分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)，旨在讓人事檔案的管理更有用更好用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案信息化

1 大數(shù)據(jù)與檔案信息化建設(shè)

所謂大數(shù)據(jù)，是指難以利用常規(guī)的軟件進(jìn)行捕捉、運(yùn)算的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)具有以下幾個特點：1）數(shù)據(jù)規(guī)模大;2）數(shù)據(jù)類型多;3）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)快;4）數(shù)據(jù)價值密度低;5）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險高等等。

檔案具有大數(shù)據(jù)的特征，但檔案又不單單只是大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)需要管理，需要外延才能體現(xiàn)它的價值。因此，檔案大數(shù)據(jù)的價值發(fā)揮，首先需將檔案信息化為大數(shù)據(jù)。

按照國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的要求，檔案信息化建設(shè)初具建設(shè)規(guī)模。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下，檔案信息化也是檔案工作為適應(yīng)信息化發(fā)展必將完成的一個系統(tǒng)工程。檔案的信息化將帶給流動人員人事檔案在管理和利用上的一次革新。

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

2 人事檔案信息化為檔案利用和管理上帶來的便利

2.1 利于檔案數(shù)據(jù)的收集和檔案信息的挖掘，精準(zhǔn)利用，省時，省事，提高工作效率

傳統(tǒng)檔案的利用方法是需要查閱實物檔案，閱讀資料內(nèi)容，才能獲知。如若不清楚檔案的大致內(nèi)容，直接去檔案館查閱內(nèi)容恰好是自己想要找尋的檔案，是一件困難的事情。而信息化檔案則能很好的定位和找到我們所需要內(nèi)容的檔案。

而相應(yīng)在人事檔案的利用上，信息化檔案將可以借助網(wǎng)絡(luò)查閱而非借閱模式，更便于流動人員人事檔案的利用。

傳統(tǒng)人事檔案的利用，用人單位需要掌握相關(guān)人員的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、有無違法違紀(jì)行為、是否優(yōu)秀、工作業(yè)績等等。是需要先與存檔單位聯(lián)系，發(fā)調(diào)閱函，去到存檔單位，查閱檔案，方可獲知該員的情況。若全國的人事檔案系統(tǒng)已完成信息化，有了檔案大數(shù)據(jù)，用人單位只需通過指定的網(wǎng)址，網(wǎng)上申請，通過權(quán)限審批，就可以網(wǎng)絡(luò)上調(diào)閱該員的數(shù)字化檔案。

人事檔案的信息化能很好的解放人力，留出更多的時間去關(guān)注檔案保密風(fēng)險的控制等等。

2.2 人事檔案信息化能有效的規(guī)避原始檔案的損毀，保護(hù)原始檔案的完整性

首先，完成數(shù)字化后，可以更好的保持檔案材料的完整性，不會因利用過程中，不小心等因素可能帶來的損毀。也避免了可能人為性的篡改檔案內(nèi)容，為人才的選拔提供公平的材料依據(jù)。

其次，檔案將實現(xiàn)“0”丟失。檔案利用不再需要實物檔案，避免了檔案頻繁的出庫、入庫，避免了不小心導(dǎo)致的檔案上錯架，放錯位置而導(dǎo)致的檔案的“失蹤”。

2.3 便于人檔分離的情況下檔案的利用

由于全國各地都可以網(wǎng)上通過權(quán)限審批利用人事檔案，因此，將不再需要長途跋涉，當(dāng)檔案與工作地分離時，也能利用人事檔案。

3 檔案信息化為人事檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

有利必有弊，在人事檔案信息化為我們檔案利用上帶來數(shù)不盡的好處的同時，也為我們的管理工作帶來了不盡的挑戰(zhàn)。

3.1 技術(shù)方面的挑戰(zhàn)

全國各地各人才市場各個檔案管理人員對檔案的把握，可能不完全一致，為便于人事檔案的信息化后的利用，這需要我們能準(zhǔn)確的把握國家標(biāo)準(zhǔn)委15號公告頒布批準(zhǔn)發(fā)布的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。一致的標(biāo)準(zhǔn)，才能實行檔案的異地實物歸檔和檔案材料的信息化。流動人員將可以選擇離自己最近的人才市場，就近完善個人的檔案材料，實現(xiàn)人才市場多對一的接收檔案材料，接收部分檔案材料的人才市場再查詢其實物人事檔案的存放地，通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞接收的部分材料到其實物檔案地人才市場，實現(xiàn)人事檔案的整合。將不再需要流動人員兩地聯(lián)絡(luò)跑路，從而真正地實現(xiàn)人事檔案材料的邏輯歸檔。

3.2 安全方面的挑戰(zhàn)

人事檔案屬于機(jī)密文件，而信息化的檔案在網(wǎng)上查閱利用的過程中，安全性的保障是擺在我們面前最大的挑戰(zhàn)。

傳統(tǒng)的人事檔案可以在有監(jiān)控的環(huán)境下查閱利用，利用完歸回原處，安全性就得到了保障。但數(shù)字化的檔案信息在利用的過程中將有泄密或修改的風(fēng)險。因此，如何保障網(wǎng)絡(luò)利用人事檔案的安全性將是我們面臨的最大難題。

3.3 工作人員能力的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案工作人員的綜合素質(zhì)要求更高，我們既要懂人事檔案管理業(yè)務(wù)的人員，又要能熟練操作計算機(jī)的復(fù)合型人才。我們要能規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險可能導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)的泄密。因此，我們需要通過不斷的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)計算機(jī)風(fēng)險知識，提高我們的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險辨識能力，以便我們能適應(yīng)工作環(huán)境的挑戰(zhàn)。

4 結(jié)語

時代在變，環(huán)境在變，我們檔案管理員的工作也將發(fā)生巨大的變化，我們將由單純的實物檔案管理員變成檔案實物管理者和檔案信息安全的守護(hù)者。同時，我們還需要更好的開發(fā)利用好檔案信息，讓信息化檔案大數(shù)據(jù)為我們帶來更多的便利。

因此，我們需要樹立主動學(xué)習(xí)的服務(wù)理念，要形成創(chuàng)新性工作思維。提高我們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)新型的人才隊伍。我們需要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程及檔案數(shù)字資源的整合。做好檔案信息地安全防范，保證檔案信息安全有效的傳播。

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[5]檔案信息化建設(shè)百度百科