甘硯聰

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，社會(huì)各項(xiàng)工作的開展都實(shí)現(xiàn)了電子化。電子檔案管理可以降低檔案篡改概率，減少紙質(zhì)檔案以節(jié)約能源，符合時(shí)代發(fā)展要求。但是，由于電子檔案管理工作歷史較短，還存在很多問題，有較大的提升空間。本文首先分析了電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作中的問題，然后針對諸多問題討論了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);政務(wù)系統(tǒng);檔案管理

1 電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題

1.1 管理權(quán)限不足，責(zé)任主體不明確

檔案管理對檔案的存取和數(shù)據(jù)處理權(quán)限不足，電子檔案存放與業(yè)務(wù)部門，相對來說業(yè)務(wù)部門對其管理權(quán)限更大。這就出現(xiàn)了同樣的檔案，業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門可以同時(shí)進(jìn)行處理的局面。一旦檔案丟失或者篡改，雙方都有責(zé)任，會(huì)出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。檔案管理權(quán)限不足，沒有明確責(zé)任主體，是檔案管理工作中的重要問題。

1.2 電子檔案管理安全保證有待于加強(qiáng)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子檔案管理工作是一種必然趨勢，享受網(wǎng)絡(luò)帶來的便利時(shí)，也要會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客的威脅，影響電子檔案的安全。電子檔案安全問題反映出電子政務(wù)系統(tǒng)安全管理工作存在漏洞，一是網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)需要加強(qiáng);二是自然災(zāi)害可能對其造成毀滅性影響;三是管理工作失利會(huì)造成檔案丟失。

1.3 文件歸檔存在技術(shù)層面障礙和管理缺陷問題

文件歸檔是檔案管理的重要工作內(nèi)容，但是在技術(shù)和管理中都有很大提升空間。在技術(shù)方面，業(yè)務(wù)需要高效性，而檔案管理需要冗余的特點(diǎn)來保障長期儲(chǔ)存中的安全性;電子政務(wù)系統(tǒng)不斷優(yōu)化和拓展，也給檔案管理工作帶來不便和困難;檔案管理受制于業(yè)務(wù)管理，業(yè)務(wù)管理在清理數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)造成檔案管理數(shù)據(jù)缺失。在管理方面，檔案管理與業(yè)務(wù)管理沒有分開，檔案管理工作受到限制;兩個(gè)部門對檔案同時(shí)有查閱管理權(quán)限，但是責(zé)任界定不清。

1.4 缺乏統(tǒng)一的共享方式

電子檔案整合共享的目的是方便管理，提高管理效果，但是，針對整合共享，出現(xiàn)了多種界定，隨之出現(xiàn)了不同的工作模式，這就使得檔案管理工作難度增加，而且并沒有形成真正意義上的統(tǒng)一和共享。

1.5 缺乏規(guī)范的檔案移交規(guī)則

電子政務(wù)中，檔案移交工作需要進(jìn)行規(guī)范，雙軌制保證檔案有備份，是為了保證檔案的完整性。然而，在實(shí)際的檔案移交工作中，多數(shù)是直接移交單份檔案，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不全。另外，檔案移交的存儲(chǔ)介質(zhì)有差異，也造成了檔案移交工足量和成本提升。所以，電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案移交工作并沒有達(dá)到預(yù)期的提高效率和保證檔案完整性的目的。

1.6 全程監(jiān)督和前端控制存在矛盾

政務(wù)管理系統(tǒng)中檔案管理控制工作流程中存在矛盾，全程監(jiān)督是對整個(gè)管理過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，嵌段管理是電子檔案移交初期的文件監(jiān)督工作，兩者在業(yè)務(wù)上有重合。全程管理更重要，但是前端管理不可缺少，重合工作互相影響，形成矛盾。

1.7 投入資金技術(shù)不足，專業(yè)隊(duì)伍人才建設(shè)滯后

電子政務(wù)系統(tǒng)與傳統(tǒng)的政務(wù)工作方式有差異，同時(shí)所需要的設(shè)備也需要更新升級，工作人員的業(yè)務(wù)能力也要將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力納入中。由于資金不足，人才能力與崗位匹配度低，導(dǎo)致電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作服務(wù)水平受限。由于工作人員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)知識差異性都比較小，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子政務(wù)中的正常檔案管理工作效率和質(zhì)量都差強(qiáng)人意，有很大提升空間。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案問題對策

2.1 權(quán)責(zé)明確

1）劃清管理權(quán)限、明確責(zé)任主體。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作要?jiǎng)澢遑?zé)任權(quán)限，明確責(zé)任主體，從而解決由于全責(zé)不清而引發(fā)的推諉現(xiàn)象。檔案管理的對象是電子檔案，電子檔案的管理工作在業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)部在清理系統(tǒng)時(shí)會(huì)影響個(gè)別檔案的完整性。對此，解決問題的思路有兩個(gè)：一是檔案管理部門對電子檔案有管理權(quán)限，如果出現(xiàn)問題則有檔案管理部門負(fù)責(zé)。但是檔案管理部門沒有業(yè)務(wù)部門牽制時(shí)，篡改檔案等行為隨著技術(shù)手段的提升具有很好的隱匿性，影響電子檔案的真實(shí)性和安全性。二是保持兩者同時(shí)對電子檔案管理權(quán)限的狀態(tài)，對兩者的管理流程區(qū)分前后，出現(xiàn)問題要共同承擔(dān)責(zé)任，并且根據(jù)問題出現(xiàn)的節(jié)點(diǎn)來確定主要責(zé)任。這就能夠避免業(yè)務(wù)部門清理文件時(shí)忽略電子檔案?？傊?，要?jiǎng)澐止芾頇?quán)限，明確責(zé)任主體。

2）全程監(jiān)督和前端控制協(xié)同作用。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案權(quán)利工作要充分發(fā)揮全程監(jiān)督和前端控制的協(xié)同作用，通過兩者的共同控制來保證檔案管理工作的質(zhì)量。前端控制要做好質(zhì)量控制工作，保證檔案管理的真實(shí)性，為后續(xù)檔案管理工作做好鋪墊。全程監(jiān)督則要對檔案管理全程進(jìn)行管理，由于前端管理工作已經(jīng)完成，全程監(jiān)督工作中可以對前端管理工作進(jìn)行復(fù)核和督查。這樣就讓前端管理工作減輕了全程監(jiān)督工作的復(fù)負(fù)荷。同時(shí)，全程監(jiān)督管理和前端控制兩者之間形成合力，為檔案初期工作上了雙保險(xiǎn)。總之，要充分發(fā)揮全程監(jiān)督和前端控制的作用，兩者對檔案管理工作都非常重要，兩者出現(xiàn)重合則要協(xié)調(diào)好，形成合力。

2.2 整齊劃一

1）確定統(tǒng)一的共享方式。由于針對檔案共享出現(xiàn)了多個(gè)版本，在實(shí)際工作中能夠評價(jià)其優(yōu)缺點(diǎn)。電子檔案根據(jù)需要會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)上流通，現(xiàn)需要確定統(tǒng)一共享方式，以利于工作互通。

2）規(guī)范檔案移交規(guī)則?；诂F(xiàn)有的檔案移交問題，要規(guī)范檔案移交規(guī)則。既要做好檔案的備份工作，也要避免單個(gè)發(fā)放檔案。同時(shí)，要階段性對檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)一化以便于移交。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)可以讀取的媒介種類也在發(fā)生變化。為了電子保證電子檔案長期內(nèi)都具有可讀性，要定期對軟盤、光盤中的檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，同時(shí)保存原件。

2.3 資金技術(shù)保障

1）要有充足資金最為保障。電子政務(wù)系統(tǒng)的硬件和軟件都需要提升，才能夠滿足電子檔案管理工作的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)迭代速度非?？?，一般以八個(gè)月為周期，這就意味著相應(yīng)的信息設(shè)備需要升級、更新或者更換，如果沒有充足的資金作為保證，檔案管理可能會(huì)受到影響。

2）要有專業(yè)技術(shù)作為動(dòng)力。檔案管理工作需要具有檔案管理和信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才助力電子檔案管理工作。要優(yōu)化檔案管理部門的人才結(jié)構(gòu)，引進(jìn)應(yīng)屆畢業(yè)生，既要有檔案管理專業(yè)，又要有信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)，這樣可以保證檔案管理工作理念的先進(jìn)性，電子檔案管理軟件應(yīng)用和維護(hù)的基本能力。與此同時(shí)，要對現(xiàn)有崗位人員的歸檔技術(shù)和管理能力進(jìn)行培訓(xùn)。

2.4 提高電子檔案管理安全保證

政務(wù)系統(tǒng)中的電子檔案非常重要，要給予檔案管理工作足夠的重視。一方面，要提高政務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作。另一方面，要對檔案管理的權(quán)限進(jìn)行級別劃分，以便于檔案泄露或丟失可以追責(zé)。

3 結(jié)語

綜上所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作要針對主要問題進(jìn)行整改，全面提升檔案管理的質(zhì)量、效率、安全。因此，政務(wù)系統(tǒng)工作人員要對檔案管理的權(quán)責(zé)進(jìn)行明晰，工作內(nèi)容和責(zé)任劃分清楚。檔案管理工作人員則要結(jié)合自身工作情況，通過技術(shù)和相關(guān)專業(yè)知識提升自己工作能力，用創(chuàng)新工作來解決問題。

參考文獻(xiàn)

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