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        事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策分析

        2020-07-13 09:40:01趙曉琳
        卷宗 2020年11期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理問題

        趙曉琳

        摘 要:在社會(huì)發(fā)展步伐不斷加快的大環(huán)境下,檔案管理工作迎來了前所未有的機(jī)遇,工作水平也逐漸有所提高,但在此過程中,該項(xiàng)工作也仍舊面臨著大量的挑戰(zhàn)。本文首先對檔案管理工作的重要意義及工作內(nèi)容進(jìn)行了基本的介紹,接著列舉了檔案管理中常見的幾類問題,最后根據(jù)現(xiàn)存的問題,分析并總結(jié)出了有效的解決策略。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策;淺(分)析

        1 事業(yè)單位檔案管理工作的概述

        1)事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容。檔案作為事業(yè)單位經(jīng)營管理階段的基本信息來源,在單位決策及發(fā)展過程中起到了關(guān)鍵的作用。檔案管理工作涵蓋了單位內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)記錄,從而使單位的變化歷程能夠被完整地顯現(xiàn)出來。在事業(yè)單位的運(yùn)行過程中,檔案管理的內(nèi)容涉及了文化衛(wèi)生、科學(xué)教育、財(cái)務(wù)狀態(tài)、人事情況、工程建設(shè)等領(lǐng)域,在一定程度上為國家檔案管理提供了信息幫助,具有極高的參考價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

        2)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義。從宏觀角度來看,事業(yè)單位的檔案管理工作與國內(nèi)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展之間存在著必然的聯(lián)系,由此可見,檔案管理工作的順利開展具有非同一般的意義。與此同時(shí),加強(qiáng)檔案管理工作,能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。舉例來說,在舉行大型活動(dòng)或重大會(huì)議的過程中,事業(yè)單位必須安排工作人員要對現(xiàn)場的實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄,同時(shí),在單位人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)時(shí),也應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)并記入檔案,從而為日后的工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。此外,由于事業(yè)單位的檔案內(nèi)容包括了對單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的記錄,這也為日后工作記錄的查詢提供了極大的便利,從而能夠使單位整體的工作效率得到明顯提高。

        2 事業(yè)單位檔案管理中存在的幾類問題

        1)檔案管理工作的規(guī)范性和安全風(fēng)險(xiǎn)防控有待加強(qiáng)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中,仍存在大量的不規(guī)范行為,這些行為具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,在檔案的收集過程中,部分事業(yè)單位對數(shù)據(jù)信息的收集并不加以重視,并未對職工個(gè)人的素質(zhì)水平、綜合評價(jià)及獎(jiǎng)罰情況等內(nèi)容進(jìn)行清晰的記錄,所收集信息的范圍并不合理。第二,在檔案的整理過程中,有些管理人員并未對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)鑒定,從而導(dǎo)致所持?jǐn)?shù)據(jù)存在真?zhèn)螁栴}。與此同時(shí),由于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一,不同檔案的分類問題也很難及時(shí)得到解決。第三,在檔案的利用過程中,有些檔案管理人員并未按照已有的利用程序來對檔案進(jìn)行利用,甚至出現(xiàn)將檔案外借的行為,嚴(yán)重破壞了檔案的隱私性,給單位檔案信息安全帶來了一定的威脅。

        2)檔案管理工作的信息化水平有待提高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,各類信息技術(shù)正在逐漸滲入行業(yè)領(lǐng)域。信息技術(shù)的合理利用,給各行各業(yè)的工作開展帶來了極大的便利。然而就目前來看,國內(nèi)部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員并未意識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)勢,因此對檔案管理信息化建設(shè)工作并不予以重視,而是保留原有的復(fù)印查閱的方式,這種行為會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率停滯不前,事業(yè)單位的工作水平無法得到應(yīng)有的提高。與此同時(shí),有些事業(yè)單位雖然引入了充足的信息化設(shè)備,但由于技術(shù)人員的緊缺,大部分工作人員并不能熟練掌握信息化檔案管理的操作方式,從而使得設(shè)備只能被閑置,給單位造成了極大的浪費(fèi)。

        3)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待增強(qiáng)。檔案管理工作包括了對檔案的收集、整理、保管、編目檢索、編輯研究、統(tǒng)計(jì)利用,以及對相關(guān)文件的組建分類、排列編號等多個(gè)環(huán)節(jié),具有較強(qiáng)的專業(yè)性、復(fù)雜性以及連續(xù)性,對工作人員的專業(yè)能力水平、知識(shí)儲(chǔ)備量、信息技術(shù)操作水平等方面具有較高的要求。然而,就當(dāng)前的實(shí)際檔案管理工作情況來看,部分工作人員的綜合能力水平并不高,對管理知識(shí)的掌握程度較淺,工作態(tài)度也相對比較消極。首先,部分管理人員并未意識(shí)到檔案管理工作的作用及意義所在,責(zé)任心并不強(qiáng),這就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理水平被大大降低。其次,在大多數(shù)事業(yè)單位的工作過程中,管理人員很少受到專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)教育,有些工作人員甚至對檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)都極為陌生。與此同時(shí),隨著各類新型技術(shù)不斷被引入檔案管理工作中,大量檔案管理人員并不能及時(shí)掌握新型技術(shù)的應(yīng)用方法,缺乏能夠與時(shí)俱進(jìn)的管理人才,這也給事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了一定的挑戰(zhàn)。

        4)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視程度不夠。很久以來,大部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠,存在認(rèn)識(shí)的誤區(qū),認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)給單位帶來經(jīng)濟(jì)利益,只是簡單的裝訂歸檔、做好記錄、不丟失就可以,但這種思想誤區(qū)已經(jīng)不適應(yīng)了現(xiàn)代管理的要求。

        3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

        1)建立健全相關(guān)的檔案管理制度規(guī)范。想要切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更好更快地發(fā)展下去,各單位應(yīng)不斷提高對檔案管理工作的重視,并盡快建立起科學(xué)可靠的管理制度。首先,事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律的要求,依據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài),制定出真正適用于本單位的科學(xué)管理制度。制度的內(nèi)容應(yīng)包括對檔案歸檔立卷、保管利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)保密等方面的具體要求,同時(shí)還應(yīng)對檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確的劃分,確保制度的建立具有絕對的可操作性。其次,在檔案管理制度規(guī)范建立完成后,各事業(yè)單位還應(yīng)將相關(guān)制度準(zhǔn)確落實(shí)到位,加強(qiáng)對相關(guān)制度的宣傳推廣,確保檔案管理人員能夠嚴(yán)格依照制度規(guī)范完成工作。

        2)強(qiáng)化檔案管理人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),加強(qiáng)綜合素質(zhì)的提升培訓(xùn)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中,管理工作的質(zhì)量與工作人員綜合素質(zhì)水平的高低存在著緊密的聯(lián)系。各事業(yè)單位必須要注重加強(qiáng)對相關(guān)人員的綜合能力培訓(xùn)工作,首先,各事業(yè)單位應(yīng)從檔案法律、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、相關(guān)案例分析及警示教育等層面入手,加強(qiáng)對相關(guān)法律內(nèi)容的教育工作,確保每位管理人員都能切實(shí)掌握《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),并自覺成為一種習(xí)慣,以便為后續(xù)管理工作的開展提供可靠的法律保障。其次,從專業(yè)技能層面入手,加強(qiáng)對檔案管理知識(shí)及相關(guān)信息技術(shù)的教育培訓(xùn)工作,強(qiáng)化他們的專業(yè)實(shí)踐能力。最后,從職業(yè)素養(yǎng)層面入手,即通過組織演講、教育宣傳等方式,全面提升管理人員對檔案管理的重視程度,從而更好地激發(fā)他們的責(zé)任感,提高管理人員的思想水平。

        3)全面提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。就目前的發(fā)展態(tài)勢來看,事業(yè)單位檔案管理信息化已成為必然結(jié)果,而信息化檔案管理工作的開展,能夠在一定程度上提高檔案的管理質(zhì)量水平,加快檔案管理工作的效率,從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更加穩(wěn)定順利地開展下去。因此,各事業(yè)單位應(yīng)盡快認(rèn)清當(dāng)前的發(fā)展情況,從各方面入手,加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)腳步。首先,在硬件方面,事業(yè)單位需要及時(shí)引進(jìn)必須的信息化設(shè)備,例如計(jì)算機(jī)設(shè)備、UPS電源、單獨(dú)的服務(wù)器、防火墻訪問控制、網(wǎng)略權(quán)限控制等相關(guān)的軟硬件,這也是確保信息化檔案管理工作能夠順利開展的首要任務(wù)。其次,各單位應(yīng)盡快建立起檔案數(shù)據(jù)庫,并通過利用相應(yīng)的軟件來對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、錄入等操作,從而有效提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。除此之外,事業(yè)單位還應(yīng)謹(jǐn)慎提防信息安全問題,對計(jì)算機(jī)設(shè)備定期進(jìn)行殺毒,避免檔案信息出現(xiàn)安全問題;在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi),注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),主動(dòng)采取應(yīng)對措施。

        4 小結(jié)

        隨著國內(nèi)各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),檔案管理工作的開展也更上一層樓。事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式,積極建立起科學(xué)可靠的檔案管理制度。同時(shí),各單位還應(yīng)積極創(chuàng)建新型的管理模式,加大對相關(guān)設(shè)備資源的投入,加強(qiáng)對新型信息技術(shù)的合理利用,不斷增強(qiáng)對工作人員的能力培訓(xùn)工作,從而有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉晶.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志,2015(13):179.

        [2]張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對策[J].2011(06):341.

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