摘 要:電子信息技術(shù)推動著社會在各個領(lǐng)域的發(fā)展,讓各個行業(yè)都有了一個嶄新的面貌。如果把其應用在傳統(tǒng)的行業(yè)中,可能會興起新一輪的改革。就如檔案管理來說,如果通過電子信息技術(shù)來進行整理檔案,就可以大大增加檔案管理的效率,并且讓檔案管理工作不再那么的繁瑣。同時單位領(lǐng)導也應更加重視檔案管理工作,給予充實的人力物力進行提升,促進檔案管理向著更好的方向發(fā)展。本文主要闡述在新形勢下的檔案管理工作中普遍存在的一些問題,并提出了相應的解決方法。
關(guān)鍵詞:檔案管理;常見問題;解決辦法
伴隨科技的發(fā)展,檔案管理工作與人們更是密不可分。檔案管理是一種范圍很廣的復合型服務管理,它具有很強的延伸性,要求各個領(lǐng)域的都需要去主動參與,檔案管理員則需要去詳細調(diào)查了解用戶的需求,協(xié)助用戶進行深一層的挖掘,了解用戶的潛力并為其尋找其想要的研究方向,減少不必要的損失,為用戶提供工作所需的檔案,方便客戶的使用,盡最大可能給予用戶方便快捷的檔案流程,提高用戶的滿意度[1]。
1 檔案管理的工作現(xiàn)狀及常見問題
1)檔案管理體制需要完善。就目前而言,很多檔案管理員并沒有意識到科技發(fā)展的同時,管理理念也在向著創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。所以部分檔案工作中,檔案管理員仍會用原來的管理方法,再加上檔案管理員整體的素質(zhì)并不高,工作中也缺乏競爭意識,在沒有完善的獎懲措施下,讓檔案的管理結(jié)果并不理想。雖然許多檔案管理結(jié)構(gòu)為了用戶的使用都已經(jīng)使用先進的儲存系統(tǒng),但是檔案管理模式并沒有發(fā)生根本性的改變。因為他們?nèi)狈n案本質(zhì)的了解,在沒有新型管理培訓下,只會做一些單一的服務,由于還沒有完善獎懲措施,導致他們的整體業(yè)務能力跟不上新型檔案管理服務的更替,工作缺乏主動性,沒有危機意識[2]。所以積極主動地去了解新時代檔案管理的特點與優(yōu)勢,建立一個與時俱進、不斷創(chuàng)新的管理理念,摒棄傳統(tǒng)管理模式中的劣勢,才能確保檔案管理工作跟上時代的腳步。檔案管理工作的改進,可能并不會創(chuàng)造出太多實際上的效益,然而如果不去重視企業(yè)檔案的管理,那將會使管理人員在工作中無法認識到檔案的重要性,認為這份工作僅僅就是整理整理文件,在需要時能及時找到這份文件就可以,這種工作理念在某種方面上是抑制管理水平的提升,難以讓企業(yè)進一步發(fā)展。
2)檔案資源的更新跟不上需求。由于科技的迅速發(fā)展,紙質(zhì)檔案已經(jīng)大大失去了其原本的作用,而且傳統(tǒng)的檔案管理工作中會接觸很多照片以及紙質(zhì)材料等,無形之中給檔案管理人員增添了很大的工作量,相比而言,網(wǎng)上尋求自己所需要的信息成為現(xiàn)在的主流,通過多種渠道就可以獲取自己想要的信息,而且還減少紙質(zhì)的利用率。這就使檔案管理也不得不與時俱進,建立檔案資源數(shù)據(jù)庫,讓檔案資源數(shù)據(jù)化、電子化,通過網(wǎng)絡(luò)平臺讓所有用戶可以根據(jù)導航進行尋找所需求的檔案,但是大多數(shù)檔案的管理都忽視了一個問題,那就是電子信息的更新速度達不到用戶的要求,無法有效使用平臺進行查找自己所尋找的新檔案,大大降低了用戶的使用體驗,無法滿足自己的需求,甚至還耽誤了自己的時間,不但降低了檔案的使用率,還無法充分利用平臺的資源[3]。
3)缺乏專業(yè)人才的培訓。我國的檔案管理也隨著時代發(fā)生了很大的變化,然而我國檔案管理人才培養(yǎng)時,并不能體現(xiàn)出檔案管理人才也隨著變化。目前,在我國檔案管理人才培養(yǎng)中,信息檔案管理過程的培訓還處于初步狀態(tài),不足以滿足我國日益增長的檔案信息管理需求。而且檔案管理工作在企業(yè)管理中成立的比較晚,很多檔案管理人員并不是管理專業(yè)出身,甚至沒有經(jīng)過正規(guī)專業(yè)培訓,因此對檔案管理工作的認識也不到位。如果企業(yè)也不重視檔案管理工作,給予不了足夠的人力與物力的支持,讓其他崗位員工進行兼職處理,那就會導致檔案管理這部分的專業(yè)素養(yǎng)不足。這對于我國想要進一步的升級檔案管理工作帶來了很大的難度,因此必須要從根本上解決這個問題[4]。
4)檔案管理體系存在隱患。就目前而言,我國的文件管理系統(tǒng)還是會存在一些安全風險。如今電子信息技術(shù)的普及,互聯(lián)網(wǎng)是最大的贏家,在為我國檔案資料上傳的同時,也帶來了新的隱患。雖然在某種條件下進行調(diào)查檔案數(shù)據(jù)的存取記錄,但是仍防不住高級黑客的“隱身”訪問。因此在信息管理系統(tǒng)的安全性方面,需要要走的路還很長。
2 檔案管理工作的改進及措施
1)加強檔案的管理及應用。以往的借還檔案早已無法滿足廣大用戶的需求,檔案機構(gòu)如果想要進行長期的管理模式,就需要拓展更好的服務理念,借助新技術(shù)提供開放式的服務,與時俱進。在互聯(lián)網(wǎng)的時代下,各個領(lǐng)域中都已經(jīng)有了計算機的存在,而且很多檔案機構(gòu)也從人工轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)查找,在服務領(lǐng)域上有了很大的突破。但與此同時,也給服務提出了很高的要求,不但需要檔案機構(gòu)在設(shè)施上進行資金投入,還需要一個性能優(yōu)越的服務器、質(zhì)量略好的資源數(shù)據(jù)庫。才可以利用平臺來實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新,為廣大用戶提供方便有效的使用。檔案管理還需要制定合理有效的服務方案,引領(lǐng)用戶學會如何搜尋所需要的信息,如何使用這些資源。在用戶使用的過程中,讓服務平臺充分發(fā)揮檔案管理的作用[5]。
2)數(shù)據(jù)應實時上傳。檔案數(shù)據(jù)的變化是當今信息化檔案管理的一大難事。不但需要在海量的文件當中找到要更新替換的文件,而且在達到目的前還有一些列的手續(xù)需要完成,這無不給管理人員帶來了很大的困擾,而且還會浪費過多的時間與精力。但是結(jié)合了現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),就可以很方便地修改和查詢想要的檔案數(shù)據(jù),真正地實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的實時上傳。新技術(shù)的應用,不但增加了文件處理的準確性,還確保儲存文件數(shù)據(jù)的真實性和完整性,從而提高對檔案信息的管理。
3)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在當今科技時代中,需要注意的是對于有意在檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的人才中,必須增加有關(guān)計算機的使用、檔案管理系統(tǒng)的運用及信息化檔案工作的信息。只有掌握這方面的技能,才能使檔案管理人才最快速地進行信息檔案管理工作,使新技術(shù)在應用中達到最大的使用效率。同時檔案整理人員還需具備以下素質(zhì):扎實的相關(guān)專業(yè)知識、工作中所能接觸到的平臺系統(tǒng)使用、了解新時代的信息化檔案管理、具備一定數(shù)據(jù)處理能力還需要有著良好的交流能力。在用戶搜索出現(xiàn)困難時,能及時為廣大用戶提供有效可靠的幫助。檔案管理人員能力的提升離不開他們責任感,只有激發(fā)他們對工作的熱情,學會自主提升專業(yè)水平,才能有效促進檔案管理水平的全面提升。
4)完善系統(tǒng),提升平臺的安全性。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展,必然會利用互聯(lián)網(wǎng)來進行檔案管理,但同時也給檔案信息的安全帶來了隱患。雖然在某種程度上可以進行查找瀏覽記錄,但技術(shù)畢竟是有限的,并不能保證信息的安全性,所以有必要吸取大型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)驗并進行學習。不光要有自己針對漏洞的措施,還要有專門的防護措施。如果能學習到成功的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)驗,來提高數(shù)據(jù)的安全性,那將會對檔案的管理上起到很大的幫助。
3 結(jié)束語
無論是現(xiàn)在還是將來,無論科技發(fā)展到什么程度,在所有的領(lǐng)域當中,檔案管理工作都是不可或缺的。因此,需要檔案管理人員建立新時代的檔案管理理念,摒棄傳統(tǒng)管理的思想,主動學習,接受新的思想和技術(shù)幫助,通過信息化技術(shù)提高管理的效率,讓檔案管理工作充分發(fā)揮自身應有的作用。
參考文獻
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作者簡介
李文媛(1972-),山西定襄,漢族,本科,助理管員。