摘 要：文書檔案管理工作內(nèi)容涉及多個方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、管理、利用等，要清楚認(rèn)識并解決好文書工作與檔案工作銜接問題;解決好文件收集途徑，并且規(guī)范相關(guān)檔案收集制度;規(guī)范管理系統(tǒng)，對文件從接收、立卷到管理方面出現(xiàn)的紕漏高度重視;通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，做好檔案的服務(wù)利用工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案;銜接問題;檔案意識;收集完整;收集途徑;收集制度;檔案鑒定;立卷;資源共享

文書檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存和查考價值的文件。文書檔案管理是檔案管理工作的重要部分，是各個機關(guān)、團體和企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理工作的主要工作之一，文書檔案管理工作，包括文件的收集、催辦、整理、歸檔、管理、利用等，只有保證文書檔案管理工作保質(zhì)保量完成才能讓單位更好地發(fā)展。在目前的文書檔案管理工作中，存在著多方面待解決的問題，一定要注意以下幾方面的嚴(yán)格把控。

1 清楚認(rèn)識并解決好文書工作與檔案工作銜接問題

文書檔案管理工作中，文書和檔案是不同的兩個工作，他們既有聯(lián)系又有區(qū)別，在很多時候都互相影響，在日常的檔案工作中，做好兩項工作的順利鏈接，是做好檔案工作的重要保障。但是，目前在文書工作和檔案管理工作中還存在著許多問題，文秘人員沒有檔案知識，甚至缺乏檔案意識，不考慮文書工作給檔案帶來的影響，檔案人員也懶得熟悉文秘的工作，致使文書和檔案之間不能很好的銜接，而文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的歸宿。首先能夠很好的完成文書工作是做好檔案工作的前提條件，文書人員要提高檔案意識，學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和相關(guān)制度，虛心接受檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案管理人員也要熟悉文書的寫作要求和日常工作程序。在平時的工作中，文書人員和檔案人員都必須認(rèn)真執(zhí)行檔案收集制度、立卷歸檔制度等，確保文件收集完整、及時和準(zhǔn)確，通過認(rèn)真學(xué)習(xí)科學(xué)分類、立卷，使文件材料形成有聯(lián)系，又有區(qū)別的一個有機整體。文書人員和檔案人員都必須密切關(guān)注需要收集的文件資料，對于文書檔案資料一定要嚴(yán)格要求紙張的大小、文體以及格式等，確保其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，減少和避免文件材料中出現(xiàn)亂涂亂改、字跡不清晰等問題，要嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對，對不符合規(guī)定的文件，一律按照要求返回文書重新整理，嚴(yán)格把好文書檔案質(zhì)量關(guān)。

2 解決好文件收集途徑，并且規(guī)范相關(guān)檔案收集制度

文書檔案管理人員要完成好歸檔文件的收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等工作。很多有價值的檔案都來源于其他重要的業(yè)務(wù)部門，很多時候都不能完整及時的移交，只有保證文書檔案的有效收集，才能確保檔案的質(zhì)量，這就需要各部門檔案工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)的配合，文書檔案管理人員必須去每個部門認(rèn)真了解情況，及時收集所需材料，以確保檔案的完整性。檔案管理人員必須對每個部門的檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行定期檔案法律法規(guī)和專業(yè)知識培訓(xùn)，認(rèn)真監(jiān)督和指導(dǎo)檔案的收集工作，是保證做好檔案工作的第一步。

在平時的工作中就要給各個部門的檔案及兼職人員做工作上的指導(dǎo)和明確的工作要求，對公文的審核和簽發(fā)要嚴(yán)格按照規(guī)定辦，要控制文件的數(shù)量，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。并且制定嚴(yán)格的文件處理制度。如：1）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，必須按照要求歸檔的時間、歸檔的質(zhì)量，移交到本單位綜合檔案室。2）聯(lián)系催要制度。在文件辦理過程中出現(xiàn)延遲或者遺漏等情況，都需要及時向形成材料的部門催收。3）載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專業(yè)特殊要求的除外）。4）載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。不得使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。5）復(fù)印、打印材料不得色帶打印、墨水打印材料歸檔;傳真形成材料不能歸檔。6）各部門完成的，有歸檔價值的材料，如有相應(yīng)材料佐證的，（包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料）一定要收集完整，在收集、整理時還要考慮保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

同時，在逐步實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)下，文書檔案收集工作已經(jīng)向電子化、自動化的方向發(fā)展，提高檔案管理人員計算機應(yīng)用水平，由負(fù)責(zé)檔案計算機管理人員及時收集各個部門產(chǎn)生的電子文件，在固定時間對收集的電子文件進(jìn)行歸檔整理，同時對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。

3 管理系統(tǒng)不規(guī)范，要對文件從接收、立卷到管理方面出現(xiàn)的紕漏多加重視

文書檔案管理水平體現(xiàn)出單位的檔案管理水平，關(guān)系到單位的發(fā)展，這就需要領(lǐng)導(dǎo)能夠正確、全面地認(rèn)識到其價值，加強對管理工作的重視程度，實現(xiàn)檔案資料的完整性，體現(xiàn)其實用價值，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，目前我認(rèn)為，必須從以下幾個出現(xiàn)問題的方面著重改善：

1）設(shè)立鑒定機構(gòu)，由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作，保證歸檔文件的質(zhì)量，以免魚龍混雜，造成檔案室空間的浪費，以及多余的檔案工作。檔案在歸檔之前，就必須經(jīng)過多次鑒定，一是對案卷質(zhì)量及規(guī)范的鑒定;二是對立卷規(guī)范鑒定;三是確定保管期限的鑒定，要根據(jù)檔案局下發(fā)的《文書檔案保管期限表》，和單位歸檔文件的狀況，制定合適的保管期限表，便于鑒定操作的開展。同時對到期檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計，制定綜合的鑒定計劃，對還沒有到期，但沒有實際利用價值的檔案進(jìn)行分析、鑒定。

2）改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。不僅要以件為單位對歸檔文件組卷，還要利用計算機，輔助管理立卷，這樣對于無保存價值的文件，可以隨時刪除，不用拆卷重組，造成大量繁瑣工作，還對檔案有所損壞。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限表有所調(diào)整時，可利用計算機進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

3）在檔案管理工作之中，我們要做到有章可循，要建立健全檔案管理的相關(guān)制度，依據(jù)法規(guī)、制度規(guī)范、科學(xué)管理檔案。利用現(xiàn)代化的辦公手段，有效提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的專業(yè)水平。許多單位檔案信息查詢管理系統(tǒng)功能尚不完善，設(shè)備更新不及時，給檔案查詢及利用帶來很大不便，同時自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理的文書檔案系統(tǒng)中，缺乏安全意識，導(dǎo)致檔案資源在傳輸或提取中，被病毒侵入，系統(tǒng)癱瘓，文件丟失，從而給文書檔案造成極大的損失，工作上造成很大困難，在我們的檔案管理工作要實現(xiàn)與時俱進(jìn)的同時，也要做好檔案安全工作。

4 利用服務(wù)平臺要與時俱進(jìn)

原來我們只能在檔案室進(jìn)行手動查詢檔案，準(zhǔn)確率不高，效率底下，都是原始檔案查詢方式存在的問題?，F(xiàn)運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，可與其他信息建立聯(lián)系，一個事件不僅能看到現(xiàn)在的記錄信息，還可以看到歷史記錄信息;不僅能看到本事件的全部開放信息，還能看到相關(guān)及相類似事件的所有開放信息，實現(xiàn)信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實的共聯(lián)，能夠做到開放檔案信息及時共享的同時，還可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，不受空間的限制，極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個工作平臺，任何人通過簡單的操作就可以看到檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。檔案室里的檔案查詢、復(fù)制工作也可以將檢索方式放到計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)中，通過一臺電腦對可開放文件實現(xiàn)一鍵式查詢、打印。不過一定要做到定期按需求調(diào)整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。

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作者簡介

張變變，檔案助理館員，大同煤礦集團大同地煤姜家灣煤礦。