佛山市啟聰學(xué)校 廣東 佛山 528000

中小學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的高低直接關(guān)系到我國(guó)未來(lái)一代建設(shè)者的成長(zhǎng)。中小學(xué)校的檔案能夠真實(shí)有效的記錄每一位學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡,也能客觀真實(shí)的記錄學(xué)校在過(guò)去一段時(shí)期內(nèi)的發(fā)展情況。當(dāng)前來(lái)看,科學(xué)合理地檔案管理工作能夠?yàn)橹行W(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量參考依據(jù),能夠?yàn)榻逃虒W(xué)工作的改進(jìn)提供動(dòng)力。中小學(xué)校在提升檔案管理水平的過(guò)程中存在諸多影響因素,其中檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)成為關(guān)鍵因素。因此,本文對(duì)如何提升中小學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)展開(kāi)針對(duì)性剖析。

1 提升檔案管理人員素質(zhì)的重要影響

從檔案管理部門(mén)承擔(dān)的職責(zé)來(lái)看,其要通過(guò)整合分析檔案資料中包含的各種信息,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策提供高質(zhì)量決策信息。當(dāng)前,我國(guó)大部分地區(qū)的中小學(xué)校的師資力量得到了極大提升、硬件設(shè)施得到了有效改善。在此背景下,中小學(xué)校要進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性以及有效性,進(jìn)而提升學(xué)校整體的管理水平。

從中小學(xué)檔案管理人員提升自身素質(zhì)的動(dòng)力角度來(lái)看,當(dāng)前由于電子信息技術(shù)的沖擊,傳統(tǒng)的檔案管理方式與形式都需要進(jìn)行改變。學(xué)校檔案管理人員只有不斷更新自身的工作理念,才能較好的適應(yīng)當(dāng)前“新時(shí)代”背景下的檔案管理工作的要求。因此,在這些客觀要求的督促下,中小學(xué)校檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí),提升自身的綜合素質(zhì)。只有這樣,學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作才能得到有效地優(yōu)化,整體管理水平才能得到有效提升。

從中小學(xué)檔案管理人員自身的工作開(kāi)展角度來(lái)看,學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作信息量大、工作繁瑣程度較高,只有進(jìn)一步提升工作人員的素質(zhì)才能夠使其在繁雜的工作中始終保持主觀能動(dòng)性。

2 當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)提升過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員結(jié)構(gòu)合理性較差 在中小學(xué)校的檔案管理工作中,存在嚴(yán)重的人員結(jié)構(gòu)不合理問(wèn)題。尤其是在一些規(guī)模較小的學(xué)校內(nèi),兼職比例過(guò)高,很多情況下檔案管理人員需要身兼數(shù)職。并且,這些工作人員由于同時(shí)在承擔(dān)多方面的工作,造成其必須在不同崗位上都需要投入精力,因此缺乏經(jīng)歷進(jìn)行檔案管理專業(yè)素質(zhì)的提升。這些情況都嚴(yán)重不利于檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)的積累,檔案管理規(guī)范性也得不到保障?？偟膩?lái)說(shuō),人員結(jié)構(gòu)不合理使得中小學(xué)校的檔案管理效率較低,檔案資料中包含的有效信息難以得到挖掘。

2.2 保密與安全意識(shí)有待提升 學(xué)校的檔案管理工作具有一定的特殊性,很多檔案資料的保密性較高。對(duì)于涉密資料,任何人查閱與使用都需要學(xué)校相關(guān)部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)格審批,以保障安全性。然而,在當(dāng)前中小學(xué)校的檔案管理過(guò)程中,由于一些檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高、保密與安全意識(shí)不強(qiáng),使得其不能充分認(rèn)識(shí)到檔案資料中的信息的價(jià)值所在。在這種情況下,檔案管理人員不能有效提升檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),為檔案管理工作埋下一定的隱患。此外,由于安全意識(shí)淡薄,一些中小學(xué)校的檔案管理工作的隨意性較強(qiáng),不能將很多重要的資料做到科學(xué)合理的歸檔,也不利于檔案管理水平的提升。

2.3 法律觀念有待提升 由于中小學(xué)校的檔案管理內(nèi)容涉及的方面眾多,包括學(xué)生資料等保密信息。因此,相對(duì)于學(xué)校內(nèi)其他工作崗位,負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須具備更高的法律意識(shí),掌握更多的法律法規(guī)知識(shí)。但是,由于相當(dāng)一部分工作人員都是由其他部門(mén)抽調(diào)到檔案管理部門(mén),未能接受相關(guān)的專業(yè)性培訓(xùn),其法律意識(shí)與觀念相對(duì)較為淡薄,這使得一部分工作人員的管理過(guò)程存在較多的隨意性,也容易出現(xiàn)違規(guī)操作的現(xiàn)象。

3 提升檔案管理人員素質(zhì)的有效途徑

3.1 進(jìn)一步提升專業(yè)素質(zhì),增強(qiáng)工作中的嚴(yán)謹(jǐn)性 中小學(xué)校檔案管理工作作為一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作,在提升工作人員素質(zhì)的過(guò)程中,必須認(rèn)識(shí)到提升專業(yè)技能水平的重要性。檔案管理人員必須扎實(shí)的掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),并在理論知識(shí)的指導(dǎo)下掌握各種檔案管理的實(shí)際操作方法,如利用各種先進(jìn)的電子信息技術(shù)更高效的將檔案資料歸檔等。

3.2 進(jìn)一步提升保密與安全意識(shí),增強(qiáng)檔案管理的可靠性 在中小學(xué)校內(nèi),一些涉及到學(xué)生信息、行政保密信息的內(nèi)容都需要進(jìn)行嚴(yán)格保密。因此檔案管理人員必須進(jìn)一步提升保密與安全意識(shí),嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度,嚴(yán)禁在未經(jīng)相關(guān)主管部門(mén)允許的情況下將檔案資料信息對(duì)外公布。

3.3 進(jìn)一步在檔案管理實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新 檔案管理人員要想持續(xù)提升自身素質(zhì),除了對(duì)現(xiàn)有知識(shí)的學(xué)習(xí),也需要進(jìn)一步拓展思路,在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中進(jìn)行創(chuàng)新。在充分意識(shí)到在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新的重要性后,中小學(xué)校內(nèi)部檔案管理部門(mén)要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況,深刻總結(jié)自身工作中存在檔案管理漏洞與不足。通過(guò)堅(jiān)持在檔案管理工作中進(jìn)行方法創(chuàng)新,檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力將得到有效地提升、思想觀念將得到有效轉(zhuǎn)變。

3.4 進(jìn)一步提升對(duì)電子信息技術(shù)的運(yùn)用能力 當(dāng)前,隨著電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,中小學(xué)校各個(gè)方面的管理工作都需要進(jìn)一步借助先進(jìn)技術(shù)的力量。因此,檔案管理工作作為一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性較高且較為繁瑣的工作,管理人員能是否能夠熟練的應(yīng)用電子信息技術(shù)已經(jīng)成為評(píng)價(jià)其綜合素質(zhì)的關(guān)鍵指標(biāo)之一。在電子信息時(shí)代,檔案管理部門(mén)首先要根據(jù)學(xué)校規(guī)模等情況適當(dāng)?shù)母卤静块T(mén)的硬件設(shè)施。在此基礎(chǔ)上,相關(guān)管理人員要迅速轉(zhuǎn)變辦公方式的改變,適應(yīng)新的辦公環(huán)境,快速掌握高效完成檔案管理的先進(jìn)方法。并且,在學(xué)校層面,要定期組織檔案管理工作人員的進(jìn)修培訓(xùn)活動(dòng),為檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升搭建平臺(tái)、提供機(jī)會(huì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

“新時(shí)代”背景下,中小學(xué)校檔案管理水平對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展具有重要作用,而檔案管理人員素質(zhì)的提升也成為一項(xiàng)重要的問(wèn)題。因此,在實(shí)際的檔案管理工作中,檔案管理人員不僅要進(jìn)一步提升專業(yè)素質(zhì),并且要在提升保密與安全意識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行大膽創(chuàng)新。