李麗萍 桂平市石龍鎮(zhèn)社會保障服務(wù)中心

社保檔案電子化已經(jīng)成了檔案管理領(lǐng)域的一種發(fā)展趨勢，主要是運用電子信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)完成社保檔案的記錄、儲存、整理過程，使得管理手段電子化促進盜汗資源的有效開發(fā)利用，促進各地檔案信息實現(xiàn)共享。近年來，社保檔案管理電子化越來越得到重視，并取得了一定的發(fā)展，使得人們的權(quán)益得到了更好的保障。同時，檔案管理如何在此基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，使其更加滿足今后檔案管理發(fā)展的需求，使得檔案管理的工作更加規(guī)范合理，已經(jīng)成了當(dāng)今社會重點關(guān)注問題。

一、檔案管理電子化的作用

1.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理電子化，利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以減少紙張的使用，降低自然資源的浪費，有效提高工作效率。

2.檔案管理電子可以根據(jù)個人需要進行再利用，不再受人員經(jīng)費限制。

3.檔案信息電子化，以通過計算機網(wǎng)絡(luò)更便捷地將文檔傳輸共享，使得各個領(lǐng)導(dǎo)可更方便快捷地找到需要的文件資料，提高服務(wù)的質(zhì)量。

二、社保檔案管理存在的問題

（一）對社保檔案管理缺乏重視。上級領(lǐng)導(dǎo)對于社保檔案的管理缺少重視，認(rèn)為檔案管理對于平時的考核沒有作用；同時，員工的業(yè)務(wù)十分繁重，沒有足夠的時間去整理保存各種各樣的社保數(shù)據(jù)資料。檔案室的條件也十分簡陋，占地面積小，缺乏現(xiàn)代電子設(shè)備，大多是紙質(zhì)資料，難以整理和調(diào)取。并且，大多數(shù)單位缺乏完備的檔案管理體制，工作人員對檔案管理電子化的認(rèn)識不足，缺乏相應(yīng)的能力。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后。檔案室對于社保資料的整理存儲基本上都是利用人工進行紙質(zhì)版的記錄，加工數(shù)據(jù)顯示不夠直觀，處理效率較低，還經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。而紙質(zhì)的檔案通常只有一份，不會留有備份，這樣加大了數(shù)據(jù)丟失的可能性，十分不穩(wěn)妥。檔案若出現(xiàn)損失，人民的業(yè)務(wù)失去依據(jù)，就會影響相關(guān)的辦理流程和公民的權(quán)益，破壞社保管理的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致社保事業(yè)的退步。

（三）人事檔案紙質(zhì)化。員工退休和養(yǎng)老保險的根本依據(jù)就是員工，員工的人事檔案屬于社保檔案中占比很大的一項，對員工的退休時間、工齡養(yǎng)老保險金額等都有較大的影響，而且因為它的數(shù)量龐大，儲存時間長，因此人事檔案十分難以管理。

三、大數(shù)據(jù)背景下社保檔案管理電子化措施分析

（一）重視社保檔案電子化管理。要讓上級領(lǐng)導(dǎo)充分的認(rèn)識到社保檔案電子化的重要意義，使得管理機構(gòu)認(rèn)可檔案管理電子化的優(yōu)越性，為今后的電子化道路鏟除障礙。同時要完善相應(yīng)的檔案電子化制度，充分落實《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的要求。

同時要求相關(guān)部門任意用專業(yè)的檔案管理人員，優(yōu)先錄取專業(yè)性強的相關(guān)人員，對于各種電子化的資料統(tǒng)一整理備份。同時組織內(nèi)部要建立一個對檔案管理人員的培訓(xùn)職位，加強對數(shù)據(jù)管理人員的培訓(xùn)，使得社保檔案管理模式更加嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）嚴(yán)格管理人事檔案。檔案管理電子化可以采取分類整理的方式，整理數(shù)據(jù)檔案，通過在網(wǎng)絡(luò)上建立搜索系統(tǒng)和借閱系統(tǒng)，提高檔案管理的效率；同時根據(jù)檔案信息影像化的經(jīng)驗，通過調(diào)集統(tǒng)一的管理員，是構(gòu)建更加完善的資料數(shù)據(jù)庫；還要加強管理新員工入職之前必須經(jīng)過考核，平時要及時的整理數(shù)據(jù)，定期修訂整理人事檔案，查漏補缺；升級搜索信息技術(shù)，建立計算機借閱系統(tǒng)，升級成在線智能搜索，實現(xiàn)檔案管理各個平臺之間的互聯(lián)互通。

（三）提升電子化水平。提升電子化水平，在大數(shù)據(jù)背景之下，嚴(yán)格管理信息系統(tǒng)所有答案，定期進行掃描，嚴(yán)格認(rèn)真對待，不能敷衍了事檔案影像化后用管理軟件將社保系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)聯(lián)系起來，在辦理事務(wù)時可以更方便的從資料庫中提取所需要的資料，在錄入紙質(zhì)檔案之后，將檔案存入電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享可以提高辦事效率，減少錯誤。在必要的時候，人事部忙，可以隨時提供電子檔案，由社保部門進行審核，降低信息整整理的困難，又能收錄正確信息，這樣公司的員工在達到年齡之后申請退休時就不用進行現(xiàn)場審核，可以直接在網(wǎng)上上傳自己的電子檔案，在網(wǎng)絡(luò)平臺上展示所有的業(yè)務(wù)進度，讓申請者隨時了解相關(guān)信息。

（四）建立電子數(shù)據(jù)庫追責(zé)機制，防止信息泄露。這要求信息管理人員認(rèn)真對檔案進行備份，對于檔案存放的媒介進行妥善維護，定期檢查和備份數(shù)據(jù)，如果情況特殊，就可以在多個地進行多次備份，如果是由于管理人員的失誤，導(dǎo)致信息泄露或者數(shù)據(jù)損壞，相關(guān)部門就會依據(jù)法律給予一定的處分；各大政府機構(gòu)及企業(yè)單位可以根據(jù)自身的需要選擇合適時間開通數(shù)據(jù)管理接盤口，不僅最大程度的給企業(yè)和員工提供方便，而且要在數(shù)據(jù)管理部門查詢端排專人進行負(fù)責(zé)，保障員工和企業(yè)的最大利益。

（五）加強社保檔案管理電子化的人才隊伍建設(shè)。為了更好地促進社保檔案電子化管理工作的推進，各大企業(yè)和政府應(yīng)結(jié)合新形勢，立足新起點，加大檔案管理電子化人才隊伍培訓(xùn)力度，全方面普及電子管理知識，在短時間內(nèi)提高檔案管理人員對社保資料的管理水平，實現(xiàn)對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語：綜上所述，社保檔案管理電子化的建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù)，十分系統(tǒng)的巨大工程內(nèi)容多，涉及廣，不僅要注重相關(guān)關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，還要緊跟時代結(jié)合時代發(fā)展情況，從多方面進行管理，改變傳統(tǒng)的管理手段和管理觀念，加強檔案管理人員的綜合建設(shè)，確保他們樹立全新電子觀念投入更多的資金確保檔案管理電子化的順利推進。