涂莉菁

摘 要：企業(yè)文化檔案是記載企業(yè)所有信息的重要載體，它的管理為以后的企業(yè)決策與發(fā)展，提供了重要的依據(jù)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)文書檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行信息化的建設(shè)與管理，以便保證文書檔案的完整性。本文主要淺析企業(yè)文化檔案在大數(shù)據(jù)時代進(jìn)行信息化管理的優(yōu)勢、不足及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)文書檔案;信息化管理

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得人們的生活和工作方式發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，人們進(jìn)行信息傳播與記錄的方式也隨之發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)時代進(jìn)行信息化的管理和應(yīng)用，可以提升文書檔案管理的質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)支持。

一、企業(yè)文書檔案信息化管理與利用的作用

（一）提升了文書檔案管理的效率

傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案工作，需要企業(yè)員工對信息進(jìn)行紙質(zhì)的書寫，并根據(jù)文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類管理和儲存，工作效率慢。企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化的管理，可以運(yùn)用計算機(jī)快速的進(jìn)行文書檔案信息的收集、整理與歸類存儲，提高了文書檔案管理工作的效率。同時，企業(yè)工作人員可以根據(jù)自己需要的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞查找，改變了以往文書檔案管理工作模式，使得文書檔案管理工作變得快速、準(zhǔn)確[1]。

（二）實現(xiàn)了文書檔案信息的共享

傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案信息需要借助大量的紙質(zhì)及空間去進(jìn)行記錄和存儲，很多文書檔案在儲存以后，查找時需要花費(fèi)大量的時間，導(dǎo)致信息共享存在一定難度，造成了企業(yè)資源的浪費(fèi)。企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化的管理，借助計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)就可以進(jìn)行文書檔案信息的收集、存儲和查找，使得信息的傳遞不受時間和空間的限制，企業(yè)工作員工可以根據(jù)自己的工作需求，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行文書檔案信息的查找，做到了文書檔案信息的共享，還幫助企業(yè)進(jìn)行了資源的有效利用。

（三）延長了文書檔案的使用壽命

傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案存儲是紙質(zhì)的存儲方式，它需要員工根據(jù)紙質(zhì)的特點(diǎn)，進(jìn)行精心化的管理，避免紙質(zhì)文書檔案在存儲過程中，因環(huán)境、人為等因素出現(xiàn)破壞，保證文書檔案信息的完整性。但是，紙張的保持年限是有限制的，對于文書檔案管理工作帶來了很大的難度。企業(yè)文書檔案進(jìn)行信息化的管理，可以借助計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的存儲與備份，保證了文書檔案信息存儲的安全性，延長了文書檔案的保存壽命。

二、企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)下進(jìn)行信息化管理中存在的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，人們使用互聯(lián)網(wǎng)的頻率逐漸增加。但是，由于用網(wǎng)人數(shù)的不斷增加，再加上互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題也隨著出現(xiàn)。企業(yè)在對文書檔案工作進(jìn)行信息化的管理過程中，也要注重網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題，避免企業(yè)文書檔案在信息化管理的過程中出現(xiàn)因病毒、黑客等問題而造成的損失，避免為企業(yè)帶來不必要的損失[2]。

（二）文書檔案存儲機(jī)密性差

相比較傳統(tǒng)文書檔案存儲而言，計算機(jī)存儲方式存在一定的風(fēng)險，信息容易出現(xiàn)被人為串改的可能，使得文書檔案信息變得不準(zhǔn)確，影響企業(yè)以后的決策與發(fā)展。同時，企業(yè)在進(jìn)行文書檔案信息共享的過程中，如果信息傳遞的不準(zhǔn)確，很容易對其內(nèi)部的工作人員造成誤導(dǎo)，不利于企業(yè)工作的正常開展。

（三）文書檔案管理員工能力不足

我國部分中小企業(yè)并沒有專業(yè)的文書檔案管理員工，往往是企業(yè)文員兼職文書檔案管理，他們沒有相關(guān)的文書檔案管理的專業(yè)知識與經(jīng)驗，對于計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的操作水平也不高，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理工作存在漏洞，不利于企業(yè)信息的存儲與利用。

三、企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)下進(jìn)行信息化管理的措施

（一）文書檔案信息的數(shù)字化管理

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得企業(yè)文書檔案信息的管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)閿?shù)字化的管理，企業(yè)工作人員可以根據(jù)文書檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行計算機(jī)的錄入、收集、整理和歸類，改變了企業(yè)文書檔案信息存儲的形式，縮短了企業(yè)員工的工作時間，提高了企業(yè)員工的工作效率。因此，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的特點(diǎn)，鼓勵文書檔案員工進(jìn)行數(shù)字化的錄入，把現(xiàn)有的紙質(zhì)文書檔案信息進(jìn)行計算機(jī)的錄入，并在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行存儲備份，把紙質(zhì)的信息變?yōu)閿?shù)字化的信息，為文書檔案后續(xù)的管理工作做好準(zhǔn)備。

（二）文書檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理

互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，企業(yè)已經(jīng)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)文書檔案信息儲存和管理的方式，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文書檔案信息的存儲和查找，它改變了傳統(tǒng)文書檔案信息儲存和查找的繁瑣性，減輕了企業(yè)工作人員的壓力，使得工作人員運(yùn)用計算機(jī)就可以進(jìn)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，為企業(yè)內(nèi)部員工提供了更加快速、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使得企業(yè)內(nèi)部工作人員可以運(yùn)用文書檔案信息進(jìn)行工作的完成，提高了員工的工作效率，也提升了企業(yè)內(nèi)部資源的使用率。因此，企業(yè)應(yīng)該完善公司的網(wǎng)絡(luò)，搭建完善的互聯(lián)網(wǎng)使用平臺，使公司員工可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)去進(jìn)行文書檔案信息的查找，提高工作的便利性。

（三）文書檔案信息的安全化管理

企業(yè)在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文書檔案信息管理的過程中，存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。如病毒、黑客等安全問題，為企業(yè)文書檔案信息的存儲和管理帶來了一定的困難。為了保證文書檔案信息的安全性和完整性，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況進(jìn)行公司基礎(chǔ)設(shè)施及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施的完善，不斷對企業(yè)的管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使得企業(yè)的管理系統(tǒng)具備較高的抗病毒和抗干擾能力，保證企業(yè)工作人員可以運(yùn)用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行正常的辦公，使得企業(yè)文書檔案信息的安全性和完整性得到保障。同時，公司管理層也要加大對于文書檔案使用的監(jiān)督工作，避免員工在使用工程中對文書檔案進(jìn)行篡改，保證文書檔案信息的完整性和不可變性，使得文書檔案信息可以準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)的展示[3]。

四、企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)下進(jìn)行信息化利用的措施

（一）完善企業(yè)文書檔案的存儲形式

文書檔案的信息化利用不同于紙質(zhì)文書檔案，它可以以圖片、視頻、文字、語音等多種形式進(jìn)行記錄，豐富了文書檔案的存儲形式，使得文書檔案信息變得更加全面。因此，企業(yè)在利用大數(shù)據(jù)對文書檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)時，可以對文書檔案信息的錄入形式進(jìn)行選取，使得企業(yè)文書檔案信息的內(nèi)容變得更加豐富，不斷文書檔案信息進(jìn)行整理和分類，為企業(yè)提供更加全面的信息。

（二）完善企業(yè)文書檔案的管理方式

企業(yè)在進(jìn)行文書檔案信息化技術(shù)利用的過程中，應(yīng)該根據(jù)信息化建設(shè)的特點(diǎn)，去進(jìn)行管理工作的完善，使得企業(yè)管理工作可以滿足企業(yè)建設(shè)的需求，不斷提高企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的效率。企業(yè)管理層要根據(jù)新大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的特點(diǎn)，去進(jìn)行管理層知識與技能的提升，加深管理層對于大數(shù)據(jù)時代的認(rèn)知，從而結(jié)合企業(yè)的文書檔案信息去進(jìn)行管理方式的完善，使得企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)更加科學(xué)、合理。

（三）挖掘企業(yè)文書檔案的內(nèi)容價值

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得企業(yè)文書檔案信息的記錄變得更加全面，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供了大量的數(shù)據(jù)支持，使得企業(yè)的決策和發(fā)展變得更加科學(xué)化。因此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合大數(shù)據(jù)時代為文書檔案管理帶來的便利，去深度挖掘文書檔案中有價值的內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展與需求去進(jìn)行篩選，使得企業(yè)的決策變得更加有效。這就需要企業(yè)管理層認(rèn)識到文書檔案工作的重要性，加強(qiáng)對于企業(yè)信息化的建設(shè)工作，不斷加大信息化建設(shè)的資金投入，使得企業(yè)擁有健全的信息化硬件設(shè)施與軟件設(shè)施，滿足文書檔案信息化管理的需求，做好前期準(zhǔn)備工作。

同時，企業(yè)要加強(qiáng)對于文書檔案管理員工的培訓(xùn)工作，部門企業(yè)文書檔案管理員工并沒有專業(yè)的文書檔案管理知識，也沒有對于文書檔案的管理與利用并不明確，導(dǎo)致很多文書檔案信息存在錯誤存儲的現(xiàn)象，影響了后期的管理與篩選工作。因此，企業(yè)可以從兩方面進(jìn)行員工的培訓(xùn)。一方面企業(yè)可以進(jìn)行新員工的招聘，提高企業(yè)文書檔案管理人員的招聘要求，要求新員工必須具備文書檔案管理的專業(yè)知識與經(jīng)驗，使得新員工可以快速地熟悉企業(yè)的文書檔案管理工作。另一方面，企業(yè)可以對文書檔案管理員工進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，不斷提高員工的計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作水平，使得員工可以運(yùn)用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)準(zhǔn)確對文書檔案進(jìn)行分類存儲和管理，為后續(xù)的便捷化服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)[4]。

五、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)下進(jìn)行信息化管理及利用，不僅滿足了時代發(fā)展的需求，提高了企業(yè)的信息化水平;還滿足了企業(yè)生存與發(fā)展的需求，為企業(yè)提供大量的數(shù)據(jù)支持。因此，企業(yè)應(yīng)該加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為文書檔案的管理與利用做好準(zhǔn)備工作，提高企業(yè)的文書檔案管理效率，從而使其更好地為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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