黃晴

【摘要】儀器設(shè)備檔案管理是國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡稱軍工投資項(xiàng)目）管理的一個(gè)重要組成部分，在儀器設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修等環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要作用。本文結(jié)合工作實(shí)際，論述軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備資料的組成、歸檔范圍、組卷方法，儀器設(shè)備檔案管理工作存在的問題以及解決對策，結(jié)合國家對軍工投資項(xiàng)目管理新要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理工作提出了建議。

【關(guān)鍵詞】軍工投資項(xiàng)目;儀器設(shè)備;檔案管理

為了確保裝備研制生產(chǎn)核心能力，滿足高新技術(shù)裝備研制生產(chǎn)需要，提高國防科技工業(yè)技術(shù)裝備水平和自主創(chuàng)新能力，近年來，國家加大了對國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投入，儀器設(shè)備的購置成為軍工投資項(xiàng)目中必不可少的組成部分，儀器設(shè)備檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，成為國家對項(xiàng)目稽查、審計(jì)及監(jiān)管的重要依據(jù)。

一、軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備資料的組成、分類與歸檔范圍

（一）儀器設(shè)備分類。軍工投資項(xiàng)目購置的儀器設(shè)備主要分為五類：1.標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備（包括車鉗銑刨等各類加工設(shè)備以及通用、專用檢測儀器）。2.非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備（以自制設(shè)備為主）。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及軟件（包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件和信息安全設(shè)備）。4.特種設(shè)備。5.其他設(shè)備。上述設(shè)備中非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備和特種設(shè)備由于其本身固有的特性，設(shè)計(jì)、制造、安裝調(diào)試和使用等環(huán)節(jié)較復(fù)雜，期間產(chǎn)生的文件資料眾多，因此在檔案管理過程中必須重視各環(huán)節(jié)歸檔資料的完整性和有效性。非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備指不是按照國家頒布的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格制造的，而是根據(jù)自己的用途需要，自行設(shè)計(jì)制造的設(shè)備。非標(biāo)設(shè)備本身的一些固有特性決定了其評估程序和方法較標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備更復(fù)雜難度更大，需歸檔的技術(shù)文件、方案評審文件較標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備多。特種設(shè)備包括鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)械等。這些設(shè)備一般具有在高壓、高溫、高速條件下運(yùn)行的特點(diǎn)，易燃、易爆、易發(fā)生高空墜落等，對人身和財(cái)產(chǎn)安全有較大的危險(xiǎn)性。按照《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》的要求，特種設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、安裝單位必須具有相關(guān)資質(zhì)，特種設(shè)備在投入使用前必須獲得使用地特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門開具的產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測結(jié)果、報(bào)告、鑒定結(jié)論及特種設(shè)備使用登記證書等。因此特種設(shè)備的歸檔文件中必須包含上述文件。

（二）儀器設(shè)備檔案的組成。軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備檔案由以下三部分組成：購置階段資料、開箱驗(yàn)收階段資料、使用及維護(hù)（修）階段資料。每個(gè)階段資料歸檔范圍依據(jù)儀器設(shè)備的分類以及購置方式等的不同而有所區(qū)別。

（三）儀器設(shè)備資料的歸檔范圍和組卷方法。1.儀器設(shè)備購置階段資料歸檔范圍包括：立項(xiàng)審批資料、購置需求及論證報(bào)告或研制方案及評審文件，購置或研制計(jì)劃，購置請示報(bào)告，招標(biāo)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件和招標(biāo)代理文件，非招標(biāo)項(xiàng)目的采購文件、技術(shù)商務(wù)應(yīng)答文件，購置的技術(shù)商務(wù)評審文件及會(huì)議紀(jì)要，供應(yīng)商資質(zhì)（涉密項(xiàng)目還需包含保密資質(zhì)）及報(bào)價(jià)文件，合同、合同評審文件及合同辦理人授權(quán)委托書。對于購置的進(jìn)口儀器設(shè)備還需歸檔代理授權(quán)文件、報(bào)關(guān)文件和原產(chǎn)地證明等。

2.儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段資料歸檔范圍分外購儀器設(shè)備（含軟件）歸檔范圍：開箱驗(yàn)收單、裝箱清單、出廠合格證或質(zhì)量證明、使用手冊（含電子版）、維修手冊（說明書、指南）、軟件光盤及授權(quán)使用文件、安裝資料（安裝基礎(chǔ)圖、地基示意圖、電氣接線圖）、驗(yàn)收規(guī)范（方案）、驗(yàn)收報(bào)告、試運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)收確認(rèn)表，培訓(xùn)記錄等。自行研制的設(shè)備（含軟件）歸檔范圍：除了上述的隨機(jī)資料外，還需要?dú)w檔設(shè)計(jì)、制造等方面的資料。3.儀器設(shè)備使用及維護(hù)（修）階段資料歸檔范圍包括：設(shè)備轉(zhuǎn)固文件、定檢記錄、故障分析報(bào)告、檢修記錄、事故報(bào)告、報(bào)廢單等。根據(jù)國家頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）相關(guān)規(guī)定，以及國防科工局下達(dá)的軍工投資項(xiàng)目設(shè)計(jì)批復(fù)，儀器設(shè)備文件根據(jù)批復(fù)表的順序按臺（套）組卷。

二、軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備檔案存在的主要問題

（一）儀器設(shè)備檔案完整性問題。在儀器設(shè)備檔案管理過程中，歸檔資料的完整性問題較為突出，其主要表現(xiàn)為：1.儀器設(shè)備購置階段。缺少購置需求或科研方案論證及評審文件;招標(biāo)項(xiàng)目的未中標(biāo)文件，內(nèi)部招標(biāo)的比質(zhì)比價(jià)文件;進(jìn)口設(shè)備（含軟件）的原產(chǎn)地證明、代理授權(quán)及報(bào)關(guān)文件;非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備及軟件開發(fā)項(xiàng)目的研制方案、質(zhì)量、工藝文件及評審文件、驗(yàn)收方案;特種設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造資質(zhì)、質(zhì)量認(rèn)證文件，安裝竣工圖等。2.儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段。缺少軟件開發(fā)項(xiàng)目的軟件測試報(bào)告、保密測評文件、使用授權(quán)文件;非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的設(shè)計(jì)圖樣、設(shè)計(jì)計(jì)算書、安裝調(diào)試記錄、外購部件質(zhì)量證明;外購設(shè)備的裝箱單、出廠合格證或出廠質(zhì)量證明、隨機(jī)軟件光盤、入廠檢測文件等;特種設(shè)備的出廠質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明、制造焊接質(zhì)量的技術(shù)證明，安裝單位資質(zhì)、安裝調(diào)試計(jì)劃、施工方案，安裝質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄，特種設(shè)備使用登記證及使用培訓(xùn)文件、特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門開具的產(chǎn)品檢驗(yàn)結(jié)論等。

3.儀器設(shè)備使用及維護(hù)（修）階段。缺少設(shè)備的試運(yùn)行記錄、定檢記錄等。

（二）儀器設(shè)備檔案有效性問題。歸檔資料的有效性問題常常體現(xiàn)為合同協(xié)議簽章手續(xù)不全，合同只蓋單位合同章，無簽署人、簽署日期;合同、投標(biāo)文件、資質(zhì)文件只歸檔復(fù)印件，無原件;請示報(bào)告的批復(fù)欄只有領(lǐng)導(dǎo)簽字無批復(fù)內(nèi)容和批復(fù)日期;評審意見無專家簽名等。

（三）儀器設(shè)備檔案準(zhǔn)確性問題。歸檔資料的準(zhǔn)確性問題表現(xiàn)為設(shè)備驗(yàn)收時(shí)間先于設(shè)備安裝時(shí)間;合同簽訂時(shí)間先于合同審批時(shí)間;合同簽署人與授權(quán)人不一致;合同約定的交付資料與實(shí)際交付資料不符;光盤名稱無法反映光盤的具體內(nèi)容等。

（四）儀器設(shè)備檔案系統(tǒng)性問題。歸檔資料的系統(tǒng)性問題表現(xiàn)為光盤與紙質(zhì)文件混放，沒有單獨(dú)立卷，沒有備考說明;卷內(nèi)文件排列順序混亂，未按照GB/T11822-2008相關(guān)要求排列;卷內(nèi)備考表內(nèi)容不具體等。

（五）儀器設(shè)備檔案安全性問題。歸檔資料的安全性問題體現(xiàn)為電子文件缺少備份，案卷密級標(biāo)識不準(zhǔn)確，檔案庫房與閱覽室、辦公室未實(shí)行“三分開”等。

三、加強(qiáng)軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備檔案管理工作的建議

（一）建立健全項(xiàng)目檔案工作組織體系和管理制度。軍工投資項(xiàng)目中工藝設(shè)備項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)（購置需求論證）、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、購置計(jì)劃、招投標(biāo)、合同簽訂、開箱驗(yàn)收等階段，涉及各單位各部門各層次的人員，并形成大量的項(xiàng)目資料。為了確保項(xiàng)目資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和有效利用，建立完善的項(xiàng)目檔案工作組織體系以及與其相適應(yīng)的管理制度是軍工投資項(xiàng)目儀器設(shè)備檔案管理首要工作。項(xiàng)目建設(shè)單位必須建立以分管軍工投資項(xiàng)目的單位領(lǐng)導(dǎo)為檔案管理組組長，項(xiàng)目管理部門、檔案管理部門、儀器設(shè)備采購部門、儀器設(shè)備使用部門、計(jì)量檢測部門、財(cái)務(wù)部門等專、兼職檔案管理員為組員的項(xiàng)目檔案工作組，并且依據(jù)

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》的相關(guān)要求，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，從項(xiàng)目檔案的組織管理、項(xiàng)目文件編制、整理和收集、項(xiàng)目文件的歸檔、案卷編目和裝訂、項(xiàng)目檔案保管和利用、項(xiàng)目檔案的移交和使用等方面做出詳細(xì)規(guī)定，確保有章可循。

（二）熟練掌握軍工投資項(xiàng)目相關(guān)政策法規(guī)。軍工投資項(xiàng)目管理的主要特點(diǎn)是政策性強(qiáng)，項(xiàng)目建設(shè)與管理必須符合國防科技工業(yè)發(fā)展規(guī)劃，必須嚴(yán)格執(zhí)行國防科工局制定的相關(guān)法規(guī)、規(guī)定和政策。因此要做好項(xiàng)目儀器設(shè)備檔案管理，檔案管理人員首要任務(wù)是必須熟悉掌握國防科工局下發(fā)的有關(guān)軍工投資項(xiàng)目政策性文件，其中主要有《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理辦法》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法實(shí)施細(xì)則》等，只有熟知政策法規(guī)，檔案管理人員才能正確指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目前期階段，即設(shè)備購置或研制階段的收集整編工作，確保該階段檔案資料的完整性。例如軍工項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法規(guī)定，單臺（套）設(shè)備估算價(jià)在100萬人民幣或10萬美元以上的應(yīng)當(dāng)進(jìn)行招標(biāo)，依據(jù)此項(xiàng)規(guī)定，檔案管理人員在接收業(yè)務(wù)部門提交資料時(shí)必須重點(diǎn)關(guān)注招投標(biāo)文件的歸檔情況，以確保儀器設(shè)備檔案的完整性。

（三）加強(qiáng)儀器設(shè)備（軟件）購置合同、研制流程管理。儀器設(shè)備檔案管理作為軍工投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，在項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過程中必須做到“前期介入，過程控制”。為了確保歸檔資料的完整性和有效性，在儀器設(shè)備（軟件）購置或研制階段，建設(shè)單位必須在購置合同或研制方案中以附件的形式明確必須歸檔的隨機(jī)資料、技術(shù)文件的名稱、數(shù)量和質(zhì)量要求，并建立質(zhì)量保證金制度，檔案管理部門參與項(xiàng)目費(fèi)用的支付控制。建設(shè)單位檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門在設(shè)備開箱、驗(yàn)收時(shí)依據(jù)合同協(xié)議，或在研制過程節(jié)點(diǎn)處依據(jù)研制方案的規(guī)定對照檢查隨機(jī)文件、技術(shù)資料、測試驗(yàn)收文件。

四、結(jié)語

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案管理是軍工投資項(xiàng)目建設(shè)的管理手段，檔案記錄和反映了項(xiàng)目的質(zhì)量、技術(shù)和管理水平，是完成項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的前提和保證。檔案管理規(guī)范，項(xiàng)目管理一定規(guī)范。

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