李寧云

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我們已將其成功地應(yīng)用于現(xiàn)代化辦公方式，傳統(tǒng)的辦公模式已向自動(dòng)化辦公系統(tǒng)過渡，本文就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特征，當(dāng)前辦公自動(dòng)化過程中出現(xiàn)的問題及防治對策，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化系統(tǒng);特征;問題;對策;趨勢

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主，通訊技術(shù)等其他高新技術(shù)為輔的辦工方式，主要包括：電子郵件、視聽、文字處理、共享信息庫、智能網(wǎng)絡(luò)辦公軟、硬件等若干部分，主要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，對各類信息實(shí)施科學(xué)、有效地管理，根據(jù)需要為企事業(yè)單位搭建快速、便捷、高效的工作流，其目的是最大限度提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，輔助決策，減少或避免各種差錯(cuò)，縮短辦公處理周期，通過科學(xué)的管理方法，借助于先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策的科學(xué)化水平，從而實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動(dòng)化，降低企業(yè)發(fā)展成本，提高工作效率，創(chuàng)造更多的效益。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特征

1.建立工作流，自動(dòng)進(jìn)行工作交接

辦公自動(dòng)化系利用自動(dòng)化辦公軟件，建立工作流，當(dāng)工作中的一個(gè)步驟進(jìn)行完以后，可以自動(dòng)進(jìn)行工作交接。

2.協(xié)同性

辦公活動(dòng)是有組織的需要分工協(xié)作的團(tuán)體活動(dòng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有工作人員能夠進(jìn)行協(xié)同工作提供完整的技術(shù)支持。

3.多學(xué)科融合

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立和發(fā)展是相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)多方面交叉融合的結(jié)果，是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)和現(xiàn)代通信技術(shù)等作為支撐平而進(jìn)行構(gòu)建的。

4.網(wǎng)絡(luò)化

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的，包括局域網(wǎng)、因特網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和外聯(lián)網(wǎng)等。

5.面對對象的多樣化

對于事物處理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)用對象的需求相對比較一致，表現(xiàn)在有通用的商品化應(yīng)用軟件。而在信息管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和決策支持型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)層次，則呈現(xiàn)出應(yīng)用對象多樣化的特征，表現(xiàn)在商品化OAS應(yīng)用軟件的行業(yè)性和專業(yè)性。

二、目前企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀及問題

1.目前企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的現(xiàn)狀

我國的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了一個(gè)較長的發(fā)展階段，目前根據(jù)發(fā)展程度及應(yīng)用情況可以劃分為以下四類：

（1）起步晚，發(fā)展緩慢，還處在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)狀態(tài)，使用簡單的文字編輯軟件等對信息進(jìn)行單一的處理;

（2）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)來進(jìn)行支持協(xié)同工作，仍然處于個(gè)人辦公狀態(tài)。網(wǎng)絡(luò)處于閑置狀態(tài)，設(shè)備更新、技術(shù)投資沒有產(chǎn)生相應(yīng)的效益。

（3）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)員工通過內(nèi)部電子郵件進(jìn)行信息交流和共享，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但沒有達(dá)到預(yù)期應(yīng)有的效益和結(jié)果。

（4）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，使用經(jīng)二次開發(fā)的，技術(shù)發(fā)展較完善，功能較齊全的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。能很好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù);intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

2.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化面l臨的問題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已從最初的漢字輸入、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)集成辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建成一個(gè)辦公系統(tǒng)。再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更廣范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)，已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢。目前，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程中還有以下問題需要注意：

（1）效率。辦公人員并非都是專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員，計(jì)算機(jī)知識(shí)相對匱乏，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級(jí)換代更是頻繁，造成辦公人員在使用過程中因?yàn)椴僮鞑划?dāng)?shù)仍驎?huì)遇到多種問題，導(dǎo)致辦公效率的降低。同時(shí)也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護(hù)、防毒治毒、軟件升級(jí)等。

（2）安全性。隨著計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及，人們對信息的價(jià)值有了更深層次的認(rèn)識(shí)和了解，對信息的存儲(chǔ)、保密更加重視。但是，隨著病毒的破壞性越來越強(qiáng)大、變化多端，黑客的入侵攻擊越來越頻繁，這都將對系統(tǒng)信息及整個(gè)辦公系統(tǒng)以致命的打擊，防止重要部門的重要信息被竊或流失，保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行已成為工作中的當(dāng)務(wù)之急。

三、針對當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)的問題的應(yīng)對措施

1.設(shè)置嚴(yán)格的用戶使用權(quán)限、建立層次分明的管理制度

根據(jù)信息保密性和安全性的需要，對自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的各個(gè)用戶，采取按部門、職務(wù)、崗位職能，進(jìn)行優(yōu)先等級(jí)、權(quán)限、功能模塊的設(shè)定。系統(tǒng)管理員有權(quán)進(jìn)入所有的模塊，查看所有的文檔，但為了防止誤操作，應(yīng)禁用有些不會(huì)用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)簽發(fā)、查閱人事資料等與本部門有關(guān)的工作。每個(gè)用戶都設(shè)定的有相應(yīng)的密碼，密碼不正確就不能進(jìn)入系統(tǒng);進(jìn)入系統(tǒng)，對沒有設(shè)置使用權(quán)限的部分功能，用戶將不能對它進(jìn)行任何操作;根據(jù)需要，有些功能對部分用戶沒有開啟，在系統(tǒng)桌面上顯示為不可見或以灰色顯示。信息化部門要把握好角色、權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。此外，應(yīng)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度，明確相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和直接責(zé)任人的工作職責(zé)和任務(wù)，推行一套融管理、監(jiān)督、激勵(lì)相一致的有效機(jī)制。

2.樹立信息安全意識(shí)

（1）牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要樹立保密意識(shí)，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，不得將內(nèi)部涉密的計(jì)算機(jī)、設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)接入互聯(lián)網(wǎng)，不準(zhǔn)在網(wǎng)上傳輸和存放涉密信息。

（2）做好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。信息化部門要加強(qiáng)技術(shù)及管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)常對單位網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、并做出相應(yīng)的處理，務(wù)必確保安全。建立完善的安全事件報(bào)告制度，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須在第一時(shí)間向信息化部門報(bào)告并進(jìn)行詳細(xì)記錄。

（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理。凡安裝、維護(hù)、連接和設(shè)置，均由信息化部門安排專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁他人隨意更換、改變其物理位置、形態(tài)、性能，連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)及系統(tǒng)的設(shè)置。

3.提高辦公人員計(jì)算機(jī)操作能力

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在初始使用時(shí)，需要輸入大量的資料，因此許多表結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。根據(jù)實(shí)際工作需要，從用戶的角度考慮，應(yīng)通過培訓(xùn)提高辦公人員的計(jì)算機(jī)操作能力與基本維護(hù)能力，使他們能夠熟練地操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行。

4.經(jīng)常維護(hù)、保養(yǎng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)中

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺(tái)，經(jīng)常使用，難免會(huì)出現(xiàn)問題，因此我們應(yīng)該認(rèn)真對待每一個(gè)問題，小心謹(jǐn)慎地解決操作中的失誤，及時(shí)處理系統(tǒng)的瑕疵點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)管理維護(hù)人員要進(jìn)行定期的程序整理、數(shù)據(jù)的定期備份等工作，有利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

四、未來辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展已步入了新的階段，呈現(xiàn)出以下的發(fā)展趨勢：

1.實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用先進(jìn)的辦公軟件，采用B/S結(jié)構(gòu)，只要具有上網(wǎng)設(shè)備，與互聯(lián)網(wǎng)連接，就可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地，不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行辦公，為需要處理緊急事務(wù)，享受SOSO辦公樂趣的人提供了新的辦公渠道，更方便、更快捷，符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，滿足人們生活、工作模式多樣性變化的需求。

2.性能全面卓越

應(yīng)用先進(jìn)的自動(dòng)化辦公軟件及設(shè)備，采用先進(jìn)的.NET技術(shù)，SQL數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用最廣泛的微軟平臺(tái)，保證系統(tǒng)有良好的可開發(fā)性、兼容性和穩(wěn)定性。

3.實(shí)用性更強(qiáng)

廣泛適用于部隊(duì)、政府部門及企、事業(yè)單位，可對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置和修改使其最大限度的適應(yīng)使用單位現(xiàn)有的辦公習(xí)慣，順利快速穩(wěn)定地完成從有紙辦公到無紙辦公的巨大變革。

4.應(yīng)用功能更全面

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及到郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄、文檔管理、公文管理、辦公用品管理、圖書管理、車輛管理、會(huì)議室管理、資產(chǎn)管理、人事管理、工作論壇、電子投票、文本編輯等各類工作，范圍更廣，功能更齊全，全面實(shí)行工作科學(xué)有效地實(shí)施、調(diào)整、安排。

五、結(jié)論

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，用戶對現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的需求不斷變化，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)由原來簡單的信息處理擴(kuò)展到整個(gè)企事業(yè)單位的信息交換平臺(tái)，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也將越來越完善，更好地為現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。