文/田 野

在新冠肺炎疫情防控中，醫(yī)院檔案部門(mén)肩負(fù)重任，為助力疫情防控和患者救治，持續(xù)完善疫情檔案資料，應(yīng)全力做好醫(yī)院疫情防控中的檔案管理工作。本文通過(guò)對(duì)疫情防控工作下醫(yī)院檔案工作的思考與實(shí)踐，對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理進(jìn)行了探索，更為今后各類(lèi)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理和檔案作用發(fā)揮提供了有益借鑒

2020年1月20日，國(guó)家衛(wèi)健委發(fā)布公告，將新型冠狀病毒感染的肺炎納入《中華人民共和國(guó)傳染病防治法》規(guī)定的乙類(lèi)傳染病，并采取甲類(lèi)傳染病的預(yù)防、控制措施[1]。此次新冠肺炎疫情，是新中國(guó)成立以來(lái)發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

疫情防控工作中，醫(yī)院產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料里蘊(yùn)藏著大量的有價(jià)值的信息、經(jīng)驗(yàn)、甚至教訓(xùn)，其中形成的檔案資料是重要的歷史記錄，對(duì)于體現(xiàn)醫(yī)院應(yīng)急管理能力和今后開(kāi)展疫情防控、臨床診療、公共衛(wèi)生體系建設(shè)等都具有重要參考價(jià)值。

1.新冠肺炎疫情防控檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容的多樣性

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料，是指在防控疫情工作過(guò)程中形成的有價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)與載體的文件材料和數(shù)據(jù)等。[2]疫情防控檔案內(nèi)容多樣，既有上級(jí)文件、應(yīng)急預(yù)案、隔離病區(qū)建設(shè)、發(fā)熱門(mén)診設(shè)置、患者救治、捐贈(zèng)接收、先進(jìn)人物事跡、一線(xiàn)人員保障等方面的資料，也有各級(jí)各類(lèi)網(wǎng)站、微信、微博、抖音、報(bào)紙等媒體宣傳形成的照片、聲像等數(shù)據(jù)材料。正是這些來(lái)自不同方面、不同載體的材料構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體，客觀(guān)全面反映了醫(yī)院科學(xué)規(guī)范應(yīng)對(duì)、眾志成城抗擊疫情的全過(guò)程。

1.2 檔案管理的復(fù)雜性

新冠肺炎疫情防控檔案不同于普通檔案，具有復(fù)雜性和難以預(yù)測(cè)性，醫(yī)院很難在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)預(yù)測(cè)新冠肺炎疫情的發(fā)生規(guī)模和危害程度，隨著國(guó)內(nèi)外疫情蔓延和防控工作開(kāi)展，會(huì)出現(xiàn)各種不可預(yù)知的情況。疫情防控檔案資料主要來(lái)源于疫情防控的諸多方面，且隨著疫情的發(fā)展而動(dòng)態(tài)變化，這必然對(duì)檔案資料的形成產(chǎn)生影響。在這種情況下，以往檔案管理中的收集、整理、保管和利用等常規(guī)流程已不完全適用，需要完善疫情防控檔案管理體系，應(yīng)對(duì)持續(xù)增長(zhǎng)的檔案工作量和檔案管理的復(fù)雜性。

1.3 檔案管理的專(zhuān)業(yè)性

新冠肺炎疫情防控檔案管理作為突發(fā)公共衛(wèi)生事件專(zhuān)項(xiàng)檔案，具有一定的專(zhuān)業(yè)性，需要檔案管理人員掌握一定的突發(fā)公共衛(wèi)生事件專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能從應(yīng)急管理和傳染病救治的專(zhuān)業(yè)角度出發(fā)，對(duì)紛繁復(fù)雜的諸多資料進(jìn)行收集和分類(lèi)。醫(yī)院檔案管理人員要運(yùn)用疫情防控專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理技能對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能切實(shí)做好疫情防控檔案管理。

2.新冠肺炎疫情防控檔案管理的意義

2.1 記錄歷史，提供檔案利用

新冠肺炎疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的重要?dú)v史記錄，通過(guò)對(duì)疫情防控檔案的整理，能進(jìn)一步豐富醫(yī)院檔案資源，使醫(yī)院今后應(yīng)對(duì)類(lèi)似重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行檔案利用提供基礎(chǔ)資料。醫(yī)院管理部門(mén)可以利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)措施開(kāi)展疫情防控工作，有效地遏制疫情的擴(kuò)散和蔓延。此次疫情防控中，武漢火神山醫(yī)院得以快速建成投用，就是通過(guò)查閱2003年抗擊“非典”時(shí)小湯山醫(yī)院的設(shè)計(jì)圖紙，使設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)不到24小時(shí)就繪制出了武漢火神山醫(yī)院設(shè)計(jì)圖。由此可見(jiàn)，疫情防控檔案管理對(duì)后期檔案利用的重大意義。

2.2 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范應(yīng)急決策

新冠肺炎疫情防控檔案在應(yīng)急決策中發(fā)揮著重要的參考作用。在疫情防控期間，醫(yī)院可利用以往形成和當(dāng)前收集的檔案信息資源，研究突發(fā)疫情防控的發(fā)展及可能產(chǎn)生的后果，做出正確的應(yīng)急決策，降低決策失誤風(fēng)險(xiǎn)。事后醫(yī)院還可總結(jié)決策工作經(jīng)驗(yàn)，形成完整的檔案資料，為以后處理類(lèi)似突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供借鑒。

2.3 服務(wù)大眾，提高健康素養(yǎng)

新冠肺炎疫情防控檔案客觀(guān)、真實(shí)地反映了疫情防控的發(fā)生、發(fā)展及造成的影響，總結(jié)了醫(yī)院在應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。這些檔案資料是向廣大群眾開(kāi)展突發(fā)公共衛(wèi)生事件宣傳教育的重要素材，通過(guò)編寫(xiě)新冠疫情抗擊志，以疫情防控專(zhuān)題宣傳展覽等形式推向大眾，有利于提高廣大群眾應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的法律意識(shí)、防范意識(shí)，對(duì)服務(wù)大眾健康，提升全民健康素養(yǎng)起到積極作用。

3.新冠肺炎疫情防控檔案管理的實(shí)踐

3.1 完善管理制度，規(guī)范工作開(kāi)展

新冠肺炎疫情發(fā)生時(shí)，以往檔案管理環(huán)節(jié)的一些流程方法已不完全適應(yīng)實(shí)際。為了加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)重大活動(dòng)、重要事件檔案的管理，確保檔案的完整與安全，在依據(jù)并參考部分省市《重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際制定了醫(yī)院相應(yīng)管理辦法。明確了各部門(mén)分工和職責(zé)，提高了檔案工作效率，規(guī)范了檔案管理，為疫情防控檔案管理提供了制度保障。

3.2 提早謀篇布局，管理貫穿始終

醫(yī)院在疫情防控工作開(kāi)展的同時(shí)，第一時(shí)間啟動(dòng)了疫情防控檔案資料的收集工作，組建了由專(zhuān)兼職檔案管理員共同構(gòu)成的疫情防控檔案工作小組，積極開(kāi)展防疫期間各類(lèi)檔案的收集工作，并將檔案管理工作貫穿于醫(yī)院整個(gè)防疫過(guò)程。醫(yī)院黨政辦與援鄂醫(yī)療隊(duì)員保持密切聯(lián)系，及時(shí)收集匯總醫(yī)療隊(duì)員工作生活的有關(guān)文字、圖片及視頻資料。醫(yī)院檔案室專(zhuān)職檔案管理員與各職能部門(mén)兼職檔案員通過(guò)微信、郵箱、電話(huà)等多種形式，溝通交流疫情期間各項(xiàng)檔案的收集工作，指導(dǎo)及時(shí)收集相關(guān)材料。通過(guò)大家通力協(xié)作，使檔案管理貫穿疫情防控始終，共同確保檔案資料的收集、完整、齊全。

3.3 明確歸檔范圍，做到有的放矢

在疫情防控工作中，國(guó)家檔案局、陜西省檔案局分別印發(fā)了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，為全國(guó)、全省各級(jí)檔案部門(mén)在疫情防控期間做好檔案工作提出了明確要求。醫(yī)院檔案室根據(jù)要求制定了適應(yīng)本院情況的檔案歸檔范圍及分類(lèi)辦法，將新冠肺炎疫情防控檔案分為綜合類(lèi)、防疫救治類(lèi)、物資保障類(lèi)、宣傳報(bào)道類(lèi)以及其他類(lèi)。通過(guò)明確歸檔范圍，使檔案做到分門(mén)別類(lèi)，歸檔有的放矢。

3.4 謀劃疫后管理，挖掘更大價(jià)值

重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案利用的價(jià)值，在于檔案記載了歷史發(fā)生的全過(guò)程，通過(guò)對(duì)以往疫情的防治措施、防治成效進(jìn)行分析，得出事物發(fā)展的聯(lián)系規(guī)律，能夠?qū)ξ磥?lái)的疫情防治提供科學(xué)依據(jù)。此次新冠肺炎疫情防控行動(dòng)規(guī)模之大、影響之遠(yuǎn)，將成為我國(guó)突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理和傳染病防治的重要案例，醫(yī)院要積極謀劃疫后檔案管理，建設(shè)疫情防控專(zhuān)題檔案，系統(tǒng)地收集、整理、保管此次事件中的各類(lèi)檔案資料，協(xié)助后續(xù)各類(lèi)調(diào)研、專(zhuān)題報(bào)告的撰寫(xiě)，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展，使更多人認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，提升檔案工作的影響力。