王海賓

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的辦公室文秘工作質(zhì)量也有了很大的提升。辦公室是處理單位眾多事務(wù)的重要場(chǎng)所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時(shí)候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，要熟悉單位的基本業(yè)務(wù)，熟練掌握電子設(shè)備的使用，語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng)，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高辦公室文秘質(zhì)量和水平的有效策略，為單位管理提供大致的方向。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量;水平優(yōu)化策略

引言：

辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)實(shí)際工作情況，而文秘工作水平和單位內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系，低效的辦公室文秘工作，會(huì)直接降低單位內(nèi)部管理水平。對(duì)此，單位要加大對(duì)辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當(dāng)前辦公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作的順利開展，提高單位綜合管理水平，進(jìn)而促進(jìn)單位的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下，探究辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

辦公室管理是單位日常管理與行政工作的主要場(chǎng)所，隨著單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，其所承擔(dān)的工作量也有所增長(zhǎng)，涉及到各種行政管理與日常管理內(nèi)容，并且辦公室工作是做好上下級(jí)指令傳導(dǎo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為了將領(lǐng)導(dǎo)的意思準(zhǔn)確地傳達(dá)給員工，需要做好各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)管理。與此同時(shí)，辦公室文秘工作者還承擔(dān)著與外部溝通的主要任務(wù)，除了處理好單位文秘工作與內(nèi)部人員之間的聯(lián)系，還要對(duì)上下級(jí)及其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通和經(jīng)濟(jì)往來，這就給文秘工作者的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素質(zhì)與單位內(nèi)部管理之間的關(guān)系是密不可分的，單位必須重視文秘工作的重要性，在工作的過程中保持一定的原則。首先，面對(duì)大量的工作任務(wù)始終保持負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度，把握和落實(shí)好單位內(nèi)部管理制度和職業(yè)道德，控制自身的行為，提高自我素養(yǎng)和綜合水平。其次，在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作，能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。另外，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)和指令準(zhǔn)確傳達(dá)到各個(gè)部門，加強(qiáng)上級(jí)、下級(jí)之間的有效溝通，充分發(fā)揮崗位責(zé)任，做好上下級(jí)之間的調(diào)節(jié)作用，推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

2.1增加辦公室文秘人員數(shù)量

眾所周知，一個(gè)單位一個(gè)部門，會(huì)有各種類型的工作需要整理。辦公室文秘工作量大，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導(dǎo)致了文秘人員數(shù)量難以滿足辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得單位不得不選擇臨時(shí)或兼職的文秘人員進(jìn)行處理，但是普通文秘人員由于沒有經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練，專業(yè)能力較差，往往不能很好地完成辦公室的大量工作，這給單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前，單位必須增加文秘人員數(shù)量，并合理分配工作任務(wù)，以數(shù)量來彌補(bǔ)質(zhì)量的欠缺。比如一個(gè)人的工作兩個(gè)人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時(shí)在辦公室主任的指導(dǎo)下共同應(yīng)對(duì)。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時(shí)性的提速，不失為一種有效的方法。

2.2激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是單位不斷發(fā)展的原動(dòng)力，為了提高辦公室文秘工作質(zhì)量，要激發(fā)出辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，這主要是因?yàn)檗k公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機(jī)應(yīng)變，避免按部就班，要實(shí)現(xiàn)思想和行為的創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新意識(shí)，并體現(xiàn)在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵(lì)和引導(dǎo)文秘人員在實(shí)際工作中大膽創(chuàng)新，加大上下級(jí)之間的溝通和交流，營(yíng)造輕松和諧的創(chuàng)新環(huán)境;另一方面則是發(fā)揮出上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用到辦公室工作中，啟發(fā)和帶動(dòng)文秘人員的創(chuàng)新，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。

2.3加強(qiáng)關(guān)注辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)處理

“細(xì)節(jié)決定成敗”是對(duì)辦公室文秘工作最直接的描述，因?yàn)槲拿毓ぷ魍ǔ６急容^繁瑣與復(fù)雜，而身為文秘工作者，無論面對(duì)多么復(fù)雜、多么急切的問題一定要保持良好的心態(tài)，這樣才能以最佳的狀態(tài)應(yīng)對(duì)各種問題，并將各個(gè)細(xì)節(jié)做好。首先，要樹立正確的工作態(tài)度，在謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)下扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作，面對(duì)多樣化的文秘工作也要正確對(duì)待，在此基礎(chǔ)上還要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，這樣才能發(fā)揮文秘工作的先決性保障作用。其次，堅(jiān)持“身體力行”的理念，對(duì)文秘工作的細(xì)節(jié)、過程進(jìn)行剖析，一方面是能夠快速地抓住關(guān)鍵問題;另一方面則產(chǎn)生示范效益，帶動(dòng)其他同事參與進(jìn)來，養(yǎng)成從細(xì)節(jié)入手做好工作的良好習(xí)慣，在辦公室內(nèi)部建立務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，為單位健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性支持并進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的完善。最后，倘若要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書，那么面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的每一個(gè)任務(wù)都必須認(rèn)真對(duì)待：一是拿到任務(wù)，要認(rèn)真分析，從細(xì)節(jié)之處找到工作能夠有效開展的切入點(diǎn)。二是堅(jiān)持在細(xì)節(jié)上細(xì)心琢磨，加強(qiáng)對(duì)過程的控制，力求工作盡善盡美，從而高效率完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。

2.4做好細(xì)節(jié)管理工作

細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，做好細(xì)節(jié)管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務(wù)是辦公室文秘工作者日常管理的核心內(nèi)容，其對(duì)于文字細(xì)節(jié)的確定和認(rèn)識(shí)直接影響領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的準(zhǔn)確傳達(dá)，如果在工作中出現(xiàn)了語法錯(cuò)誤或者專屬問題，就有可能導(dǎo)致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號(hào)編制的準(zhǔn)確性，滿足文件進(jìn)度跟蹤的動(dòng)態(tài)發(fā)展要求。與此同時(shí)，辦公室文秘工作者還要具有精細(xì)化的服務(wù)意識(shí)，保證各項(xiàng)工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘的工作十分重要。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦工作;文件的回收工作;各種會(huì)議的記錄工作。辦公室文秘的職業(yè)能力關(guān)系著單位工作的進(jìn)度，單位在選擇文秘人員時(shí)應(yīng)該依據(jù)本文所提觀點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)的選拔，要重視辦公室文秘工作，對(duì)文秘的各方面能力進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。擁有專業(yè)的文秘人員相當(dāng)于單位有了“潤(rùn)滑劑”，能夠使單位更加健康發(fā)展。

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