王海賓
摘要:隨著社會(huì)的發(fā)展,我國(guó)的辦公室文秘工作質(zhì)量也有了很大的提升。辦公室是處理單位眾多事務(wù)的重要場(chǎng)所,工作量很大,需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方,既能把所有工作顧及到,又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時(shí)候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì),要熟悉單位的基本業(yè)務(wù),熟練掌握電子設(shè)備的使用,語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng),這樣才能支撐起辦公室的工作,起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高辦公室文秘質(zhì)量和水平的有效策略,為單位管理提供大致的方向。
關(guān)鍵詞:辦公室文秘;工作質(zhì)量;水平優(yōu)化策略
引言:
辦公室是行政管理工作的主要陣地,工作量很大,需要文秘及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)實(shí)際工作情況,而文秘工作水平和單位內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系,低效的辦公室文秘工作,會(huì)直接降低單位內(nèi)部管理水平。對(duì)此,單位要加大對(duì)辦公室文秘工作的重視力度,根據(jù)當(dāng)前辦公室文秘的專業(yè)能力水平,制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制,明確辦公室文秘工作的主要原則,全面提高辦公室文秘的綜合素質(zhì),保證各項(xiàng)工作的順利開展,提高單位綜合管理水平,進(jìn)而促進(jìn)單位的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下,探究辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性
辦公室管理是單位日常管理與行政工作的主要場(chǎng)所,隨著單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大,其所承擔(dān)的工作量也有所增長(zhǎng),涉及到各種行政管理與日常管理內(nèi)容,并且辦公室工作是做好上下級(jí)指令傳導(dǎo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),為了將領(lǐng)導(dǎo)的意思準(zhǔn)確地傳達(dá)給員工,需要做好各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)管理。與此同時(shí),辦公室文秘工作者還承擔(dān)著與外部溝通的主要任務(wù),除了處理好單位文秘工作與內(nèi)部人員之間的聯(lián)系,還要對(duì)上下級(jí)及其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通和經(jīng)濟(jì)往來,這就給文秘工作者的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力提出更高的要求,文秘工作者自身素質(zhì)與單位內(nèi)部管理之間的關(guān)系是密不可分的,單位必須重視文秘工作的重要性,在工作的過程中保持一定的原則。首先,面對(duì)大量的工作任務(wù)始終保持負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度,把握和落實(shí)好單位內(nèi)部管理制度和職業(yè)道德,控制自身的行為,提高自我素養(yǎng)和綜合水平。其次,在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作,能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。另外,將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)和指令準(zhǔn)確傳達(dá)到各個(gè)部門,加強(qiáng)上級(jí)、下級(jí)之間的有效溝通,充分發(fā)揮崗位責(zé)任,做好上下級(jí)之間的調(diào)節(jié)作用,推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。
2辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略
2.1增加辦公室文秘人員數(shù)量
眾所周知,一個(gè)單位一個(gè)部門,會(huì)有各種類型的工作需要整理。辦公室文秘工作量大,經(jīng)常需要加班加點(diǎn),使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去,這導(dǎo)致了文秘人員數(shù)量難以滿足辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得單位不得不選擇臨時(shí)或兼職的文秘人員進(jìn)行處理,但是普通文秘人員由于沒有經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練,專業(yè)能力較差,往往不能很好地完成辦公室的大量工作,這給單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前,單位必須增加文秘人員數(shù)量,并合理分配工作任務(wù),以數(shù)量來彌補(bǔ)質(zhì)量的欠缺。比如一個(gè)人的工作兩個(gè)人來做,特定的文秘人員只做特定部分的工作,緊急情況時(shí)在辦公室主任的指導(dǎo)下共同應(yīng)對(duì)。這樣雖然多付了職工薪酬,但辦公室的工作也得到了暫時(shí)性的提速,不失為一種有效的方法。
2.2激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)
創(chuàng)新是單位不斷發(fā)展的原動(dòng)力,為了提高辦公室文秘工作質(zhì)量,要激發(fā)出辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),這主要是因?yàn)檗k公室文秘工作的靈活性較大,需要文秘人員要隨機(jī)應(yīng)變,避免按部就班,要實(shí)現(xiàn)思想和行為的創(chuàng)新,樹立創(chuàng)新意識(shí),并體現(xiàn)在辦公室文秘工作中,不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式,進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。從這一層面上看,一方面要鼓勵(lì)和引導(dǎo)文秘人員在實(shí)際工作中大膽創(chuàng)新,加大上下級(jí)之間的溝通和交流,營(yíng)造輕松和諧的創(chuàng)新環(huán)境;另一方面則是發(fā)揮出上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用,將創(chuàng)新理念應(yīng)用到辦公室工作中,啟發(fā)和帶動(dòng)文秘人員的創(chuàng)新,進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。
2.3加強(qiáng)關(guān)注辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)處理
“細(xì)節(jié)決定成敗”是對(duì)辦公室文秘工作最直接的描述,因?yàn)槲拿毓ぷ魍ǔ6急容^繁瑣與復(fù)雜,而身為文秘工作者,無論面對(duì)多么復(fù)雜、多么急切的問題一定要保持良好的心態(tài),這樣才能以最佳的狀態(tài)應(yīng)對(duì)各種問題,并將各個(gè)細(xì)節(jié)做好。首先,要樹立正確的工作態(tài)度,在謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)下扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作,面對(duì)多樣化的文秘工作也要正確對(duì)待,在此基礎(chǔ)上還要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注,這樣才能發(fā)揮文秘工作的先決性保障作用。其次,堅(jiān)持“身體力行”的理念,對(duì)文秘工作的細(xì)節(jié)、過程進(jìn)行剖析,一方面是能夠快速地抓住關(guān)鍵問題;另一方面則產(chǎn)生示范效益,帶動(dòng)其他同事參與進(jìn)來,養(yǎng)成從細(xì)節(jié)入手做好工作的良好習(xí)慣,在辦公室內(nèi)部建立務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),為單位健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性支持并進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的完善。最后,倘若要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書,那么面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的每一個(gè)任務(wù)都必須認(rèn)真對(duì)待:一是拿到任務(wù),要認(rèn)真分析,從細(xì)節(jié)之處找到工作能夠有效開展的切入點(diǎn)。二是堅(jiān)持在細(xì)節(jié)上細(xì)心琢磨,加強(qiáng)對(duì)過程的控制,力求工作盡善盡美,從而高效率完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。
2.4做好細(xì)節(jié)管理工作
細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì),做好細(xì)節(jié)管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務(wù)是辦公室文秘工作者日常管理的核心內(nèi)容,其對(duì)于文字細(xì)節(jié)的確定和認(rèn)識(shí)直接影響領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的準(zhǔn)確傳達(dá),如果在工作中出現(xiàn)了語法錯(cuò)誤或者專屬問題,就有可能導(dǎo)致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示,做好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作,從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作,確保文件編號(hào)編制的準(zhǔn)確性,滿足文件進(jìn)度跟蹤的動(dòng)態(tài)發(fā)展要求。與此同時(shí),辦公室文秘工作者還要具有精細(xì)化的服務(wù)意識(shí),保證各項(xiàng)工作的精益求精,不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量。
結(jié)語
綜上所述,辦公室文秘的工作十分重要。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦工作;文件的回收工作;各種會(huì)議的記錄工作。辦公室文秘的職業(yè)能力關(guān)系著單位工作的進(jìn)度,單位在選擇文秘人員時(shí)應(yīng)該依據(jù)本文所提觀點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)的選拔,要重視辦公室文秘工作,對(duì)文秘的各方面能力進(jìn)行培訓(xùn),提高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。擁有專業(yè)的文秘人員相當(dāng)于單位有了“潤(rùn)滑劑”,能夠使單位更加健康發(fā)展。
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