鄭偉

摘 要：隨著社會的發(fā)展和國際競爭的加劇，人力資源成為新時期最重要的資源，加強人事檔案的開發(fā)利用，對于實現(xiàn)人力資源高效配置，促進人才發(fā)展，提升國家競爭力具有重要意義。本文闡述了新時期加強人事檔案開發(fā)利用的重要性，分析了目前人事檔案開發(fā)利用中存在的問題，并對加強人事檔案開發(fā)利用對策進行探討。

關鍵詞：人事檔案;開發(fā)利用;研究

人事檔案是記錄個人工作經(jīng)歷、品德作風、政治面貌等情況的材料，是個人身份、工作經(jīng)歷、職稱學歷等方面的重要證據(jù)，是個人的綜合記錄，具有重要的參考、依據(jù)和憑證作用。人事檔案管理是中國人事管理制度的特色內(nèi)容，隨著人才競爭的加劇，大數(shù)據(jù)和信息化時代的到來，做好人事檔案管理，尤其是人事檔案信息的開發(fā)利用，有利于加強人才培養(yǎng)開發(fā)，實現(xiàn)人力資源高效配置和人才高質(zhì)量發(fā)展，促進國家競爭力提升。

一、新時期做好人事檔案開發(fā)利用的重要性

1.有利于用人單位科學選人用人

人事檔案是對個人情況進行全面的綜合記錄，做好人事檔案的開發(fā)利用，有利于對個人的德能勤績廉等各方面進行全面了解，同時通過個人過往的學習、工作經(jīng)歷及績效表現(xiàn)等情況，對個人進行綜合評價，在選人用人過程中，有助于用人單位判斷其是否符合崗位需要，是否能高效實現(xiàn)人崗事相匹配，促進用人單位科學選人用人，將合適的人選任到合適的崗位，實現(xiàn)管理水平的提升。

2.有利于助推人事檔案工作發(fā)展

做好人事檔案信息開發(fā)利用是人事檔案工作的重要內(nèi)容，人事檔案只有進行開發(fā)利用才能真正發(fā)揮其價值，才能更好地服務于國家經(jīng)濟中心工作。人事檔案開發(fā)利用程度越高越充分地發(fā)揮其價值，越能促進人事檔案工作水平提升。

3.有利于實現(xiàn)人才的開發(fā)利用

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對信息數(shù)據(jù)的挖掘和開發(fā)利用尤為重要，加強人事檔案的開發(fā)利用，有利于發(fā)現(xiàn)人才關鍵信息，有針對性地進行人員配置和培養(yǎng)開發(fā)，促進人事工作的開展，實現(xiàn)人力資源的高效配置。

二、人事檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

在大數(shù)據(jù)時代，做好人事檔案的開發(fā)利用能夠掌握工作主動權，實現(xiàn)人力資源高效配置，促進國家和社會經(jīng)濟的發(fā)展。但由于開發(fā)利用意識薄弱、人事檔案材料不完整、開發(fā)利用手段落后、專業(yè)化人才隊伍建設不足等諸多原因，人事檔案開發(fā)利用仍然存在諸多困難。

1.人事檔案開發(fā)利用意識薄弱制約開發(fā)利用

由于檔案工作量大且不容易出成績，對檔案工作重視程度不夠現(xiàn)象并不少見。人事檔案的開發(fā)利用由于無法預計工作成果，因此，對人事檔案開發(fā)利用工作重視度不夠，主動思考、主動作為、主動創(chuàng)新不足，存在不求有功但求無過思想，重視人事檔案的安全保管，而忽視開發(fā)利用。此外，個人及社會對人事檔案認識不足，個人棄檔現(xiàn)象常有存在，對人事檔案重視程度不夠，意識薄弱，使得人事檔案開發(fā)利用變得尤為困難。

2.人事檔案基礎材料不完整制約開發(fā)利用

一是人事檔案收集歸檔制度不健全，未形成有效的收集歸檔機制，人事檔案管理部門與人事檔案材料形成部門聯(lián)系不夠，未有效開展業(yè)務指導，造成人事檔案材料未歸檔或歸檔不及時，人事檔案內(nèi)容不完整，檔案材料缺失。二是人事檔案材料收集的保障與考核機制不完善，未對人事檔案收集歸檔情況進行考核，造成對該項工作重視程度不夠，人事檔案收集歸檔工作缺乏保障。三是人事檔案材料鑒定不嚴格，由于把關不嚴，收集到的人事檔案材料不符合歸檔要求，收集到的人事檔案質(zhì)量不高，造成人力物力的浪費，制約了后續(xù)人事檔案的開發(fā)利用。

3.開發(fā)利用手段落后制約開發(fā)利用

一是開發(fā)利用理念落后，人事檔案重保管輕利用，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。二是利用方式單一，目前主要的開發(fā)利用方式仍主要表現(xiàn)為查（借）閱、復印等傳統(tǒng)方式，對信息深度開發(fā)的利用較少，未真正發(fā)揮其價值。三是信息化水平落后，目前多數(shù)人事檔案管理機構仍通過excel等方式進行人事檔案著錄，沒有專門的人事檔案管理系統(tǒng)，也未進行人事檔案數(shù)字化工作，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，制約了信息資源的共享和有效利用。

4.專業(yè)化開發(fā)利用人才不足制約開發(fā)利用

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。但實際工作中，許多人事檔案管理機構并未配置專職工作人員，多為兼職人員，檔案專業(yè)度不足。兼職工作人員由于自身存在多項工作，人事檔案往往只是他們投入極少精力和時間的工作，且往往是進行基礎的管理，在開發(fā)利用上的投入幾乎沒有，工作人員配置的不足及專業(yè)化人才的缺失嚴重制約了人事檔案開發(fā)利用工作的開展。

三、關于新時期加強人事檔案開發(fā)利用的對策思考

1.轉變觀念，增強人事檔案開發(fā)利用意識

人事檔案管理機構應認識到做好人事檔案開發(fā)利用有利于促進檔案工作水平提升，有利于實現(xiàn)檔案工作根本目的，更好地服務于中心工作，有利于促進人才培養(yǎng)發(fā)展。要加強檔案開發(fā)利用重要性和開發(fā)利用成果案例宣傳，促使從業(yè)人員轉變傳統(tǒng)的重保管輕利用的理念，促使個人認識到人事檔案的重要性，積極營造全員加強人事檔案開發(fā)利用的良好氛圍。同時要轉變開發(fā)利用理念，能夠推陳出新，將新思路新理念運用到人事檔案開發(fā)利用工作中。

2.豐富內(nèi)容，夯實人事檔案開發(fā)利用基礎

人事檔案資料齊全完整且質(zhì)量較高是開展人事檔案開發(fā)利用的基礎和前提，是發(fā)揮人事檔案價值的保障。因此，要多措并舉豐富人事檔案基礎材料。一是建立健全人事檔案收集歸檔制度，形成有效的收集歸檔機制，加強與人事檔案材料形成單位及個人的定期聯(lián)系，確保檔案材料及時歸檔。根據(jù)人事檔案歸檔內(nèi)容要求及分類規(guī)定，不斷豐富人事檔案內(nèi)容，尤其是應重點加強“三齡二歷一身份”等相關人事材料的收集歸檔。二是加強對歸檔材料的審核鑒定，確保收集歸檔材料的質(zhì)量，要做好人事檔案材料的移交手續(xù)，根據(jù)分類要求和檔案材料要求，對材料的手續(xù)質(zhì)量進行鑒定，例如材料是否真實有效，時間落款是否存在前后不一致，是否為歸檔要求材料等，加強細節(jié)審核，確保收集檔案質(zhì)量。三是加強對人事檔案收集歸檔的考核，制定人事檔案收集歸檔考核目標，將考核指標分解到材料形成機構，明確考核要求，并將考核結果與績效工資及評先評優(yōu)等掛鉤，實現(xiàn)考核結果有效運用，確保人事檔案收集歸檔工作高質(zhì)量開展，為人事檔案開發(fā)利用奠定良好基礎。

3.創(chuàng)新方式，提升人事檔案開發(fā)利用水平

在信息化時代和大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理部門要發(fā)揮人事檔案價值，不斷提升檔案開發(fā)利用水平，需要主動思考，創(chuàng)新方式。一是拓展人事檔案開發(fā)利用方式，由傳統(tǒng)的查閱復制，轉變?yōu)楦嗟貙π畔⒍渭庸ら_發(fā)利用，通過信息數(shù)據(jù)分析，挖掘更多有價值的信息，為人才選用培養(yǎng)提供參考，實現(xiàn)人力資源高效配置。二是建立現(xiàn)代化開發(fā)利用平臺，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉化，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，同時加強對數(shù)字信息資源的收集歸檔，實現(xiàn)數(shù)字化資源的開發(fā)利用。加強人事檔案管理信息系統(tǒng)建設，利用現(xiàn)代化技術建立信息共享平臺，實現(xiàn)信息資源的有效整合和共享，促進人事檔案資源在更廣的平臺利用。

4.加強培訓，提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)

新時期人事檔案開發(fā)利用離不開一支高素質(zhì)人才隊伍。一是人事檔案管理機構要結合業(yè)務發(fā)展對人才的需要，統(tǒng)籌規(guī)劃，加強人員配置，選聘具有新理念既懂業(yè)務又懂技術的人員充實到檔案從業(yè)隊伍中，為人事檔案開發(fā)利用提供人才保障。二是加強對從業(yè)人員的指導和培訓，要積極營造良好的學習氛圍，通過交流學習、參觀學習、深造學習等方式為工作人員提供更多學習教育機會，促進他們的思想理念和知識體系得到更新，調(diào)動工作積極性，以學促思、以學促干，營造干事環(huán)境。

結束語

綜上所述，新時期人事檔案開發(fā)利用是一項系統(tǒng)復雜的工程，機遇與挑戰(zhàn)并存，需要加強人事檔案從業(yè)人員隊伍建設，需要從業(yè)人員轉變思想觀念，堅持與時俱進，不斷探索創(chuàng)新方式方法，需要國家政策層面的支持，實現(xiàn)資源的整合和共享，從而高效地實現(xiàn)信息化時代人事檔案開發(fā)利用，充分發(fā)揮人事檔案價值，更好地服務于人才建設和國家經(jīng)濟發(fā)展。

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（作者單位：福建省寧德市福鼎市人力資源和社會保障局）