高瑞潔
【摘要】文書檔案管理水平的高低直接影響了檔案質(zhì)量的好壞,隨著信息時(shí)代的到來,人們對文書檔案管理工作的要求變得更加嚴(yán)格。本文便對檔案管理的途徑進(jìn)行了研究探索,簡要分析了文書檔案管理過程中存在的問題,并根據(jù)這些現(xiàn)有問題,提出了針對性解決策略,期望本文可以為相關(guān)研究提供理論知識參考。
【關(guān)鍵詞】文書檔案;檔案管理;有效途徑
文書檔案管理是檔案管理的主要構(gòu)成部分之一,對科學(xué)研究、企業(yè)決策等環(huán)節(jié)具備極其重要的輔佐作用。目前,文書檔案在管理方面仍存有部分問題,阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。因此,必須針對檔案管理有效的途徑進(jìn)行研究探索,期望可以進(jìn)一步推動檔案管理行業(yè)的發(fā)展。
1、文書檔案管理目前存在的問題
1.1企業(yè)未對文書檔案管理工作足夠重視
從檔案管理目前現(xiàn)狀來看,仍有部分企業(yè)沒有對檔案管理工作進(jìn)行充分重視,認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無,從而導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)展十分隨意,檔案管理人員配備人數(shù)不足,無法有效落實(shí)檔案管理工作。部分企業(yè)甚至認(rèn)為檔案管理工作不僅不會為企業(yè)帶來任何經(jīng)濟(jì)效益,還會占用企業(yè)一定程度的資源,因此對檔案管理工作缺乏足夠程度的重視,甚至刻意忽略檔案管理工作的存在,這對于檔案管理工作的發(fā)展具備極其嚴(yán)重的阻礙作用[1]。
1.2針對文書檔案管理信息化技術(shù)水平不足
如今是信息時(shí)代,各種先進(jìn)技術(shù)爭相而出,企業(yè)辦公技術(shù)也向著信息化方向發(fā)展,進(jìn)而便產(chǎn)生了大量電子檔案資料。但根據(jù)如今檔案管理的技術(shù)水平,信息化建設(shè)仍然比較滯后,無法及時(shí)跟上企業(yè)現(xiàn)代化辦公發(fā)展的需求。目前,文書檔案的管理工作大部分還是由人工進(jìn)行,缺乏紙質(zhì)版材料向電子版材料的轉(zhuǎn)變,并且電子版材料收集程度不高。這些因素均對文書檔案的管理工作技術(shù)水平的提高有所影響。
1.3檔案利用率較低
在如今實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行過程中,人們?nèi)匀皇艿絺鹘y(tǒng)檔案管理方式的影響,使檔案文書資料利用率較低,無法完全實(shí)現(xiàn)檔案有效及時(shí)的共享。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中,越來越多的工作人員將管理工作的重點(diǎn)放置在對文書檔案資料的歸檔以及保護(hù)上,完全忽視了對文書檔案資料的實(shí)際具體應(yīng)用。與此同時(shí),很多企業(yè)對文書檔案資料查詢的信息化建設(shè)程度不足,仍舊需要人力耗費(fèi)大量時(shí)間去翻閱檔案,無法完全實(shí)現(xiàn)“一鍵搜索”,極大程度的限制了文書檔案資料的應(yīng)用,阻礙文書檔案資料發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。
2、文書檔案管理工作的有效途徑
2.1相關(guān)人員應(yīng)提升對文書檔案管理工作的注重程度
文書檔案資料是記錄企業(yè)日常資料信息的主要載體,在企業(yè)進(jìn)行最終決策以及未來戰(zhàn)略發(fā)展等方面起到輔助作用。因此,需要企業(yè)相關(guān)工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人及時(shí)調(diào)整心態(tài),提升對檔案資料管理工作的注重程度,在企業(yè)內(nèi)部自上而下充分帶動文書檔案管理工作的開展[2]。為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將文書檔案資料的管理工作提到日程上來,保證管理工作有效切實(shí)開展。同時(shí),企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的考核培訓(xùn)工作,將最終考核結(jié)果與工作獎金績效相掛鉤,可以有效突出檔案管理工作的重要程度,保證管理工作落實(shí)到實(shí)處,提高檔案管理技術(shù)水平,保障檔案管理工作質(zhì)量。
2.2增強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)
如今是信息極速發(fā)展的時(shí)代,對于企業(yè)文書檔案的管理工作而言,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人一定要及時(shí)抓住信息時(shí)代帶來的機(jī)遇,大力開展檔案管理工作的信息化建設(shè)。在實(shí)際工作的信息化建設(shè)過程中,可以引入檔案資料管理系統(tǒng),成功實(shí)現(xiàn)文書檔案紙質(zhì)化向電子版的轉(zhuǎn)變,大幅提高檔案資料的信息化水平,完美打破將紙質(zhì)資料作為企業(yè)第一檔案管理內(nèi)容的傳統(tǒng)模式。在針對檔案文書資料管理工作信息化建設(shè)的過程中,要將建設(shè)重點(diǎn)主要放置在數(shù)據(jù)庫的發(fā)展、信息化技術(shù)服務(wù)以及電子檔案的建設(shè)上,提高檔案文書資料管理工作的質(zhì)量,完全充分發(fā)揮檔案文書資料管理工作的優(yōu)勢與價(jià)值。
與此同時(shí),還應(yīng)該努力提高檔案文書資料管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平,企業(yè)應(yīng)做好檔案文書資料管理工作人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作,在工作培訓(xùn)過程中,應(yīng)注重實(shí)踐與理論相結(jié)合,開展具備針對性的檔案文書資料管理操作培訓(xùn),保證每一名檔案管理工作人員可以熟悉運(yùn)用各種現(xiàn)代信息化設(shè)備,極大程度的提高工作人員的檔案文書資料管理能力,保證檔案管理工作高效順利進(jìn)行。
2.3提高檔案利用率
檔案文書資料管理工作存在的意義就是要將企業(yè)檔案文書資料進(jìn)行合理利用,這同時(shí)也是檔案工作開展的目的。只有充分做好檔案文書資料的利用工作,滿足企業(yè)檔案資料實(shí)際使用需求,才可以保證檔案文書資料的使用價(jià)值得到合理充分發(fā)揮,對推動檔案文書資料管理工作的可持續(xù)性發(fā)展具有極為重要的積極影響。在進(jìn)行檔案文書資料管理工作的實(shí)際開展過程中,相關(guān)工作人員應(yīng)努力提升檔案文書資料的利用率,在現(xiàn)有的檔案文書資料信息化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上,結(jié)合日常檔案文書資料的使用情況,及時(shí)改善優(yōu)化現(xiàn)有信息化管理系統(tǒng)的檢索工具,使其適用程度大幅提升,提高使用人員對檔案文書資料的利用率[3]。同時(shí),文書檔案資料管理工作人員還應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行對檔案文書資料需求的實(shí)際調(diào)研工作,廣泛聽取各個(gè)意見,了解工作中檔案文書資料的實(shí)際需求,保證檔案管理人員有針對性的開展工作,從根本上提高檔案資料利用率。與此同時(shí),檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)充分做好檔案管理與完善的基礎(chǔ)工作,對文書檔案資料的利用價(jià)值進(jìn)行科學(xué)合理分析,充分考慮到各種因素的影響,大力推動文書檔案資料基礎(chǔ)化業(yè)務(wù)建設(shè),促使文書檔案資料利用率提升。
結(jié)語:
根據(jù)目前文書檔案資料管理工作的情況來看,仍然存在部分問題,比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人以及工作人員對文書檔案資料管理工作缺少足夠重視、文書檔案管理信息化技術(shù)水平不足、檔案利用率較低等現(xiàn)象,進(jìn)而嚴(yán)重影響了文書檔案資料應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮,針對這種現(xiàn)象,相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該對檔案文書資料管理工作進(jìn)行有效途徑的探索,進(jìn)而提高文書檔案資料的利用率,推動文書檔案工作向信息自動化方向發(fā)展,提高工作人員的檔案文書資料管理能力,保證檔案管理工作高效順利進(jìn)行,促進(jìn)檔案文書管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。
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