高康

摘 要：檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計算機技術的普遍應用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時俱進，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業(yè)需要的時候迅速出現(xiàn)，為企業(yè)的決策和方向提供借鑒和依據(jù)。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;管理趨勢

在大數(shù)據(jù)時代到來之際，企業(yè)開展檔案工作應該著眼新的形勢和任務，順應歷史潮流，適應社會發(fā)展，針對產(chǎn)生的新問題新變革，完善應對措施，落實安全保密和風險防控工作責任，要著力提升檔案干部隊伍的專業(yè)化水平，為加快企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作積極有效的貢獻。

1 大數(shù)據(jù)的概念

隨著云時代的到來，我們對于大數(shù)據(jù)有了一個更清晰的認識。大數(shù)據(jù)的概念顧名思義就是“大”，一個龐大的數(shù)據(jù)集，也有人叫作巨型資料。用來形容企業(yè)或者一家公司所創(chuàng)造的大量的、無法統(tǒng)計的非結構化的數(shù)據(jù)，半結構化的結構數(shù)據(jù)也涵蓋其中。這些數(shù)據(jù)在整理利用的過程中，會造成企業(yè)大量的金錢損失，也會浪費大量的時間。所以在大數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌下，人們得以分工明確，通過分配到多臺電腦進行整理分化，然后重新整合，變成能夠為人類直接使用或者直接查詢到的有用資料。

2 大數(shù)據(jù)的特點

大數(shù)據(jù)主要有4個特點：Volume（大量），數(shù)據(jù)體量大;Variety（多樣），數(shù)據(jù)類型繁多;Velocity（高速），處理速度快;Value（價值），合理利用數(shù)據(jù)并對其進行正確、準確的分析，將會帶來高價值回報，這是大數(shù)據(jù)的核心特征。

3 大數(shù)據(jù)時代在企業(yè)檔案管理中的作用

1）大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理簡單化。企業(yè)面對龐大的檔案資源，難以進行整理、歸納，可以依托大數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類化整理。這樣的好處顯而易見，沒有紙質檔案的年限設置，不需要進行保養(yǎng)，并且所占據(jù)的空間很小，一個小小的U盤就可以輕松儲存，這樣就讓檔案資料在實際生活中的價值展現(xiàn)出來。從而提升本身的價值，也方便了企業(yè)的運用。

2）大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化的提升。正是有了檔案的管理和儲存，企業(yè)的文化才能越來越好，公司也才能做大做強。大數(shù)據(jù)時代對于企業(yè)檔案管理可以說是不可多得的福音，精簡儲存空間，傳播企業(yè)文化，節(jié)約整理時間，為企業(yè)文化的沉淀創(chuàng)造了良好的條件。

4 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的趨勢

1）定位檔案，深化理念。檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數(shù)據(jù)云端也罷，都是一潭死水。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)必須革新檔案管理的理念，化資源為財富，將檔案變得生動起來，只有它產(chǎn)生價值，企業(yè)和員工才會更加深入地開發(fā)這些檔案資源的潛力。

2）利用人工智能開展信息采集。對于檔案管理過程中信息采集而言，其對于檔案來說是非常重要的，同時對于檔案的價值有著決定性作用。隨著信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡已經(jīng)融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展與應用，可以更加高效的對大量的數(shù)據(jù)進行處理。所以，對于檔案信息采集來說，要充分利用現(xiàn)代信息技術以及人工智能技術，這樣才能對大數(shù)據(jù)進行有效篩選勘誤并整合，把有效的數(shù)據(jù)進行整理保存。移動網(wǎng)絡的發(fā)展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變?nèi)藗儗τ谛畔⒌墨@取方式，人人都可以利用移動設備隨時隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設備對數(shù)據(jù)信息采集，既能提高數(shù)據(jù)采集效率，又能不斷完善補充檔案信息。

3）提高技術革新，保證檔案信息安全。對于檔案管理工作來說，提高技術改革創(chuàng)新應用，不僅可以更加高效的開展檔案管理工作，同時也能夠保證信息安全。在開展檔案管理的過程中，因為技術落后還是存在很多的問題，這些問題都直接或者間接的威脅到檔案信息的安全。特別是那些珍貴的文獻資料，如果因為管理疏忽而發(fā)生損壞或者遺失等情況，后果將是非常嚴重。所以，提高檔案管理過程中技術的改革創(chuàng)新，加強檔案信息安全管理，對于檔案工作來說非常重要。例如，隨著信息技術的應用，首先要加強網(wǎng)絡安全管理，確保檔案管理網(wǎng)絡安全。其次，重視信息人才的培養(yǎng)，加強檔案日常管理。

4）強檔案工作者的專業(yè)能力和知識儲備。在信息化檔案管理的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案信息化管理需要相關專業(yè)人員，企業(yè)應加強對檔案工作者的繼續(xù)教育力度，定期設置培訓內(nèi)容，使其逐步掌握專業(yè)的檔案管理技能，充分認識到自身職能的重要性，同時，更新檔案工作者的知識儲備也是必要的。目前科學技術發(fā)展迅速，他們不僅限于一段時間內(nèi)的知識儲備，而是要不斷更新。通過加強企業(yè)檔案工作者的業(yè)務能力，不斷學習和更新相關知識，可以有效、安全的開展企業(yè)檔案工作，對企業(yè)的發(fā)展至關重要。

5）瞭望5G，助力騰飛。5G的建設已經(jīng)進入發(fā)展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業(yè)的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風車，無疑會在未來占盡先機，創(chuàng)造不可估量的價值。5G的到來將有實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的可能，事實上各大行業(yè)、各個領域、各個企業(yè)在運營和發(fā)展的過程中，所保留的都是獨一無二的資料，也可以說是公司的商業(yè)機密。那么在大數(shù)據(jù)的時代，5G的風暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，企業(yè)的檔案資料是隨時錄入進去的，不會憑空的增加，而大數(shù)據(jù)更加注重資料的時效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個繁重的任務。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運行的網(wǎng)絡特性，運用計算機來處理這些龐大而繁瑣的數(shù)據(jù)。

6）改進企業(yè)管理內(nèi)部文件的流程。文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎是文件，所以我們要注重對文件的管理和前端控制，對流轉階段的文檔處理需要更加及時。筆者以固定投資建設項目的管理為例，在建設的過程中會出現(xiàn)許多文件，這些文件分別來源于相關的設計單位、施工單位和設備供應商等，需要在規(guī)定的時間內(nèi)進行分發(fā)流轉。以前的操作是建立在管理程序的基礎之上，再由個人來進行部分分發(fā)以及轉發(fā)。當項目越來越多時，文件管理工作就變得更為嚴峻，很多文件都需要被分發(fā)流轉。當信息化的水平越來越高時，隨之積累的數(shù)據(jù)也越來越多，而且同種類型項目的文件無論是在內(nèi)容和分發(fā)單位，還是在編碼規(guī)則上都保持了一致性，所以，把握好大數(shù)據(jù)預測的關鍵，建立一個可以進行數(shù)據(jù)關聯(lián)的分析模型。這個模型可以根據(jù)文件的分發(fā)信息來進行分析和預測性流轉，從而有效的提升文件管理的效率。

7）建立完善相關制度規(guī)則，重視信息安全。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容和管理對象都發(fā)生了不同程度的改變，待歸檔數(shù)據(jù)來源繁雜，種類多樣，“如何歸、怎么歸、咋樣用”都是我們急需面對的問題，企業(yè)應當建立、完善符合自己實際情況的相關制度規(guī)則，優(yōu)化檔案工作流程，以制度作保障來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的駕馭。要重視信息安全，要對信息進行監(jiān)管，對于一些非常重要的檔案數(shù)據(jù)，可以直接上級進行把控，首要保證安全性。

5 結束語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案管理也不是死氣沉沉，它也擁有豐富多彩的格調(diào)。企業(yè)也應該在這個得天獨厚的環(huán)境中，將檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術深入地結合起來，來促進企業(yè)檔案的豐富、有效的管理、高效的分析、知識的呈遞，將檔案的作用最大化。同時，也能革新和豐富企業(yè)的文化。

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