成麗霞
摘 要:文章主要對事業(yè)單位檔案管理的目的和作用進行了分析,在以往的檔案管理中,管理設備十分落后,人員素質(zhì)有高有低、服務觀念落后、管理制度比較陳舊固定,為了解決上述問題,并從這些問題出發(fā),從提高員工的管理意識,提出了檔案管理的新措施,希望能給相關(guān)工作人員提供一些借鑒。
關(guān)鍵詞:信息時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思考
在事業(yè)單位中,人力資源開發(fā)和用人標準的提升都會涉及檔案管理。因此,在信息時代,為了提高檔案管理效率,可以將信息技術(shù)應用到檔案管理中,這樣不僅可以體現(xiàn)出檔案管理的科學規(guī)范,還能滿足崗位對事業(yè)單位工作人員的需求,為事業(yè)單位快速找到合適有用的人才。
1 檔案管理的目的和價值
檔案管理是事業(yè)單位管理的一部分,能夠反映出單位的成長以及曾經(jīng)取得的成果,也能衡量單位的發(fā)展水平和地位,人才培養(yǎng)的效率以及人才發(fā)展情況。在信息時代,事業(yè)單位要做好檔案管理工作,發(fā)揮出檔案的作用,促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。檔案管理的價值主要體現(xiàn)在兩方面:一方面是參考作用。檔案記錄了事業(yè)的單位活動的數(shù)據(jù),可以從這些數(shù)據(jù)出發(fā),對單位的情況提出意見或者建議。另一方面是借鑒作用。檔案與其他資料有很大的不同,檔案中的數(shù)據(jù)都是真實的,具有客觀公正的特點,一定程度上具有法律效力。檔案是比較客觀和公正的,具有說服性和權(quán)威性工作人員一定要在遵守法律法規(guī)的基礎上工作。
2 檔案管理工作存在的困境
近些年,事業(yè)單位為了更好地為人民辦事,開始不斷創(chuàng)新檔案管理的方法和模式,讓檔案管理更加規(guī)范,但是管理水平還是比較落后的,存在各種各樣的問題。
1)管理設備落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,很多事業(yè)單位紛紛將信息技術(shù)應用到了檔案管理中。但是,也有少部分單位沒有將信息技術(shù)應用到檔案管理中,管理設備也比較落后,主要是通過人工完成,沒有整理裝訂成冊,在尋找檔案的時候非常困難,也沒有頭緒。總之,檔案管理還存在很多困境,管理的質(zhì)量也比較低。
近些年,檔案管理逐漸由紙質(zhì)變?yōu)榱穗娮庸こ?。但是,?shù)字化載體還是需要大量的時間和精力去維護和更新。用戶需要檔案調(diào)動時也非常復雜。特別是工程建設方面的資料,數(shù)字化載體不夠直觀明了,部分事業(yè)單位喜歡運用紙質(zhì)檔案進行查找,這是數(shù)字化載體就不能凸顯出作用。另外,偏遠欠發(fā)達地區(qū)的事業(yè)單位還在運用紙質(zhì)檔案,這樣工作效率非常低,工作量也比較大,很多工作人員容易對工作喪失積極性,工作效率慢,載體也比較慢。
2)管理人員素養(yǎng)較低。根據(jù)當前情況,很多事業(yè)單位都沒有重視檔案管理,也沒有聘請專業(yè)人員從事檔案管理工作,很多工作人員都沒有受過專業(yè)的培訓,對檔案管理缺乏認知。在以往的檔案管理過程中,檔案管理都沒有統(tǒng)一的規(guī)范,沒有對檔案進行分類,在查找的時候也會浪費很多的時間和精力,工作效率比較低。工作人員流動性比較大,在離職時不能做好工作交接,這時候檔案就容易丟失。另外,還有些事業(yè)單位為了留住專業(yè)人才,也會安排職工家屬進入到事業(yè)單位,因為這些人員很少是專業(yè)的,沒有專業(yè)知識和培訓,所以工作素養(yǎng)比較低。
3)服務觀念落后。事業(yè)單位和其他單位的交流互動很少,大部分檔案管理部門都是封閉的,沒有和其他部門進行交流,而且工作人員的思想比較陳舊,導致檔案管理工作不能滿足事業(yè)單位的工作需求。如果檔案管理工作人員不知變通,就不能給檔案應用人員提供科學的信息。
很多事業(yè)單位對檔案管理工作并不是很重視,沒有采用適當?shù)闹贫燃罟芾砉ぷ?,工作人員缺乏創(chuàng)新精神,也沒有工作的積極性。另外,事業(yè)單位也沒有科學合理的人才引進制度,沒有激活工作人員的創(chuàng)新思維,工作人員沒有飽滿的學習熱情,創(chuàng)造能力比較差。
4)管理制度沒有做到靈活性。事業(yè)單位必須按照國家的法律法規(guī)執(zhí)行,但是檔案管理龔總也需要按照自身的情況去努力。沒有變通的檔案管理模式并不適合所有的單位,檔案管理模式也需要根據(jù)單位的性質(zhì)進行變化。因此,事業(yè)單位應該按照自己的情況創(chuàng)新管理模式,凸顯出靈活性的特點。
很多事業(yè)單位的檔案管理制度都不是很科學合理,工作人員也沒有完全落實管理制度。很多事業(yè)單位的管理制度相差不大,沒有充分考量自己單位的情況,一些制度并不適用于本單位,導致沒有取得良好的管理效果,工作人員比較消極,也不利于管理模式的創(chuàng)新。另外,管理制度沒有監(jiān)管部門,檔案管理的正確率并不能充分保證。很多事業(yè)單位還存在泄密、販賣等違法現(xiàn)象,威脅到了單位的形象。
3 檔案管理工作的創(chuàng)新策略
檔案管理一般分為借閱、收集和整理幾個方面,檔案管理工作創(chuàng)新主要體現(xiàn)在管理思想、管理方式、借閱方式和管理平臺的創(chuàng)新。在信息時代下,很多事業(yè)單位都在創(chuàng)新管理模式,緊跟時代發(fā)展的潮流,將現(xiàn)代信息技術(shù)應用到事業(yè)單位的檔案管理中,能夠取得良好的管理效果。
1)管理思想的創(chuàng)新。在以往的檔案管理中,檔案管理過程比較復雜,涉及的環(huán)節(jié)比較多,工作時間比較長,效率比較低,越來越不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。在信息化時代,檔案管理需要面向客戶、業(yè)務管理人員和系統(tǒng)管理人員同時操作。另外,檔案管理的制度需要逐漸完善,形成監(jiān)督和保障、檔案流轉(zhuǎn)、信息化操作等體制。
2)管理體系的創(chuàng)新。首先,檔案管理工作人員應該完善自己的認知,做好檔案管理工作。事業(yè)單位的每一個部門都需要對自己以后的發(fā)展,對人才的培養(yǎng)做出貢獻,并意識到檔案管理工作的重要性。另外,事業(yè)單位部門應該健全檔案的管理機制,讓其他部門配合檔案管理部門的工作,不斷創(chuàng)新工作方法推動檔案管理工作的實施,完善檔案的分類,給檔案管理工作人員進行培訓,給他們提供科學的指導。
3)收集方式的創(chuàng)新。在以往的檔案管理中,存檔部門都是定期向管理部門提交檔案,檔案管理部門再對檔案整理、存檔。這種檔案管理方式比較困難,容易出現(xiàn)執(zhí)行不順暢的情況。電子檔案管理方式能夠減輕工作人員的壓力,工作人員能夠運用自動收集檔案的方式將檔案上傳、存檔。
4)借閱方式的創(chuàng)新。檔案借閱是比較重要的步驟,也是檔案管理的因素。一般來說,借閱效率越高,檔案管理工作人員的工作效率越高,人工成本越低。以往的檔案借閱方式都是依靠人工進行的,而且很多檔案在解約后沒有按規(guī)定時間歸還,也沒有達到科學的利用率。在信息時代下,事業(yè)單位可以建立自己的局域網(wǎng),在局域網(wǎng)里面設置借閱軟件,根據(jù)檔案的涉密程度進行劃分,不同的崗位有不同的查詢權(quán)利,這樣能夠簡化借閱的工作流程,而且在任何時間和地點,都能夠提高檔案的利用率。
5)管理平臺的創(chuàng)新。信息化是事業(yè)單位檔案管理的大勢所趨,檔案管理部門也應該及時運用信息技術(shù),更新檔案管理理念。隨著信息時代的到來,檔案管理應該改變紙質(zhì)辦公的流程,完善一體化管理流程,創(chuàng)新管理平臺。大數(shù)據(jù)能夠幫助事業(yè)單位建立核心數(shù)據(jù)庫,建立檔案管理中心,讓用戶可以在權(quán)限范圍內(nèi)隨時隨地查閱和借閱,節(jié)省辦公的時間和精力,提高工作效率。管理平臺也應該增強檢索能力,添加關(guān)鍵詞、條件搜索等功能,方便檔案的調(diào)動。
4 結(jié)語
以往的檔案管理部門設置不合理、工作人員工作素養(yǎng)低、缺乏合理的管理制度。為了讓檔案管理更好地滿足用戶的需求,可以將信息技術(shù)應用其中,這樣不僅能夠建立數(shù)據(jù)庫,還能提高工作人員的辦公效率。要想創(chuàng)新檔案管理工作的管理模式和方法,應該增強管理工作人員的責任意識,完善檔案管理制度,運用信息技術(shù)推動檔案管理工作的變革。
參考文獻
[1]吳鵬.淺析信息時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].人才資源開發(fā),2017(08):9-10.
[2]李冬梅.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務,2019(08):106.
[3]馮婭.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技創(chuàng)新導報,2019,16(17):155-156.