李玲

摘 要：近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展進程不斷提速，各類化工產(chǎn)業(yè)為我國經(jīng)濟水平的提升做出了較大的貢獻，在這樣的背景之下，做好化工設計檔案管理相關工作就顯得至關重要。當前我國信息技術水平有了較大的進步，給人民群眾日常生活帶來了較大的便利，化工產(chǎn)業(yè)也不例外，相關工作人員通過信息技術的應用，能夠有效實現(xiàn)化工設計檔案電子化以及數(shù)字化管理，最大化地提升化工設計檔案管理工作效率及質(zhì)量?；诖耍疚木突ぴO計檔案電子化、數(shù)字化管理中所存在的問題進行分析，并結合實際情況給出相應的改進策略，以供參考。

關鍵詞：化工設計檔案;電子化;數(shù)字化管理

化工設計檔案主要是用于對工程設計中的管線信息進行記錄，通常以圖片、文字、表格以及視頻等形式所呈現(xiàn)，同時也會對設計文件的質(zhì)量控制進行有效的記錄，并將整個科研創(chuàng)新的全部過程進行歸檔。當前辦公逐步趨向于信息化以及自動化，電子化化工設計檔案已經(jīng)被相關工作人員所認可與接受，通過數(shù)字化交付化工設計檔案的方式，能夠讓設計、審圖以及施工等相關流程更為高效。

1 化工設計檔案電子化、數(shù)字化管理中所存在的問題

縱觀我國化工設計院，其中主要還是通過紙質(zhì)文件作為載體，來完成相應的化工設計檔案管理工作，沿用了工程文件手簽圖紙這一方式。隨著信息技術的全面普及，當前絕大多數(shù)檔案管理人員都意識到了電子化以及數(shù)字化管理這一方式的優(yōu)點及作用，嘗試著逐步推廣與普及這一方式，將電子文件逐步代替紙質(zhì)文件。其中電子文件主要是指根據(jù)既定的格式存在于磁盤、光盤這類特定介質(zhì)中的一種數(shù)字代碼，且能夠被計算機進行正確的處理與加工，并傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)之中。但在初步應用的過程中，很容易產(chǎn)生以下幾個方面的問題：

1）歸檔不夠完整及時。一個較為完整的電子文件不僅包含了對工程設計實際情況所記錄的文件，還包含了通過其余方式所存在的文件，主要是指工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、竣工圖電子文件以及竣工驗收電子文件。在設計化工工程時，會讓不同電子文件集聚于計算機系統(tǒng)之內(nèi)，并在網(wǎng)絡平臺的作用之下完成相應的傳輸及修改工作，因此在初步管理時顯得較為繁雜，所涉及設計人員數(shù)量較多，距離較遠，很容易產(chǎn)生不及時歸檔、不完整歸檔的現(xiàn)象。

2）歸檔方式較為落后。部分化工設計院依舊沿用了光盤來對電子文件進行儲存的方式，雖然具備一定的安全性，但在進行檔案管理時卻存在著各種各樣的問題：第一，檔案管理人員無法確保光盤中相關電子數(shù)據(jù)信息的完整以及原始，且無法保證正確的文件數(shù)量;第二，在對光盤進行保存時，必須要求周圍環(huán)境符合較為嚴苛的標準，且檔案管理人員在對光盤進行轉錄以及翻刻時所耗費的時間及精力較多，無形之中加大了檔案管理人員的工作負擔。

3）無法確保紙電一致。電子文件具備一定的原始性、完整性、有效性以及安全性，其中原始性主要是指電子文件只要是由原作者制作、其信息內(nèi)容真實、準確，未曾被修改過，就應承認它是原始的;完整性主要是指歸檔的電子文件要完整，除電子文件外，還包括相關軟件、紙質(zhì)文件等;有效性主要是指已經(jīng)完成歸檔的電子文件在相應的計算機軟、硬件平臺上能夠被識別以及運行。安全性主要是指電子文件載體和載體上的信息不會被損壞以及丟失。但在實際管理工作中，很容易讓其原始性和合法化電子簽名產(chǎn)生相應的矛盾。同時電子文件產(chǎn)生順序要先于紙質(zhì)文件，但進行歸檔工作時卻剛好相反，加之大部分客戶都需求紙質(zhì)圖紙及文件，化工設計單位為了滿足客戶相關需求，不得不忽視了電子文件的重要性，難以確保其準確程度。

4）信息化檔案建設標準滯后。相關人員在管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時，往往根據(jù)實際情況來建立一個統(tǒng)一的制度標準，但在開展信息化檔案建設時，因為需要用到形態(tài)各異的管理軟件，其中的檔案數(shù)據(jù)庫在結構方面有著較大的差異，各類數(shù)據(jù)信息無法進行有效的規(guī)范，這就使得相應的制度難以有效完成資源共享。同時在信息化檔案建設中，對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也有著較高的要求，但當前大部分化工設計單位的檔案管理人員在驗收以及整理相關歸檔資料時顯得不夠全面，所掌握信息技術知識水平無法滿足檔案電子化管理的相應要求。

2 化工設計檔案電子化、信息化管理所遵循的原則

1）精細化原則。在開展化工設計檔案電子化以及信息化管理時，相關管理人員應當采取合理的措施來推動化工設計檔案管理工作朝著精細化的方向發(fā)展。當前我國社會經(jīng)濟體制正面臨著不斷革新的局面，也導致化工設計檔案管理體系也產(chǎn)生了相應的變化，其管理工作的要求以及內(nèi)涵也有了一定程度的變革，因此檔案管理人員應當明確其變化趨勢，構建精細化管理體制，讓化工檔案管理的精細化水平得以提升，充分能滿足化工設計檔案管理的相關改革需求，讓信息技術的作用能夠得到充分的發(fā)揮。

2）規(guī)范化原則。根據(jù)當前部分單位已經(jīng)開展的化工設計檔案信息化、電子化管理實踐過程能夠得知，促進信息化檔案管理的規(guī)范化建設，能夠有效推動化工設計檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，并為其創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實的基礎。在實踐過程中，部分化工設計單位并未認識到檔案管理規(guī)范化的重要性，在工作流程、工作環(huán)節(jié)以及工作手續(xù)規(guī)范化建設中依舊存在著數(shù)量眾多的誤區(qū)以及盲點，亟待相關人員積極進行創(chuàng)新，對科學、合理的檔案管理模式進行深入探索，把電子化及信息化管理的整體工作納入規(guī)范性標準之中，以此來讓化工設計檔案管理的成效得以提升。

3 化工設計檔案電子化數(shù)字化管理策略

1）加強檔案行政管理。相關部門應當加強檔案管理行政化建設，讓檔案管理部門中的檔案管理人員能夠在知識、技術、思維以及管理方式上進行一定幅度的創(chuàng)新，讓檔案管理人員的服務意識得以提升，以此來讓檔案利用率得到拓寬?；ぴO計院要根據(jù)自身的實際情況，來對檔案管理制度進行完善，構建更準確的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以此來讓化工設計檔案管理工作得以規(guī)范。

2）加強檔案法制管理?；ぴO計檔案管理部門應當嚴格貫徹我國所頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的相應方針，對電子文件檔案收集、歸檔等方面的工作哦進行嚴格的規(guī)范，采取合理的管理模式，實現(xiàn)系統(tǒng)管理這一目的。具體而言，在收集CAD電子文件以及對其的儲存工作應當在網(wǎng)絡環(huán)境下進行，以此來有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的光盤刻錄存檔這類模式，并在出具圖紙時應當做好全面掃描的工作，把掃描PDF 文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統(tǒng)內(nèi)，在保證紙電一致性的同時，也可作為底圖電子化的積累。

3）提升檔案管理專業(yè)素質(zhì)?；ぴO計單位應當以復合型人才為培養(yǎng)目的，給化工設計檔案管理人員提出更高的要求。這類管理人員不僅要具備較強的檔案管理專業(yè)水平，還應當對信息技術以及化工專業(yè)知識有一定程度的涉獵。由于化工設計檔案管理相對而言有著繁多的數(shù)據(jù)信息，較為密集的專業(yè)技能，故而在開展化工設計檔案電子化及信息化管理建設中，很容易產(chǎn)生檔案管理人員逐漸老化的現(xiàn)象，不論是思想認知方面還是所掌握的知識結構方面，都不能夠有效跟隨信息化時代的發(fā)展需求。針對這一問題，檔案管理部門應當采取合理的培訓策略，建立現(xiàn)代教育培訓體系，定期組織檔案管理人員接收較為專業(yè)的培訓，逐步完善自身的知識體系，進而提升自我的綜合能力及素養(yǎng)。

4 結語

綜上所述，當前化工設計檔案電子化建設在我國處于一個起步的階段，電子化數(shù)字化檔案管理工作中還存在著一定的問題，相關工作人員應當認識到這類問題的重要性，并根據(jù)自身單位的實際發(fā)展情況及發(fā)展方向，采取合理的措施來對這類問題進行解決，從而推動化工設計檔案電子化建設的良好發(fā)展。

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