蔡云婷

摘 要：在基層農(nóng)業(yè)科研院所工作中，文書檔案管理屬于基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，發(fā)揮著極為重要的作用。能夠記載和整合基層農(nóng)學(xué)科研院所工作的歷史成績和管理水平等內(nèi)容，可以作為院所發(fā)展的重要依據(jù)。本文對基層農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出規(guī)范文書檔案管理工作的意見和建議。

關(guān)鍵詞：基層管理工作;農(nóng)業(yè)科研院所;文書檔案;管理工作

基層農(nóng)業(yè)科研院所中文書檔案管理工作具有極為重要的意義，能夠體現(xiàn)本單位的工作成績和管理水平?，F(xiàn)階段，基層農(nóng)業(yè)科研院所更偏重于進(jìn)行科學(xué)研究，對文書檔案管理工作的重視程度不足，工作中沒有充分的挖掘和利用文書檔案管理工作的實際價值，因此文書檔案管理工作不能為農(nóng)業(yè)科研院所發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。新形勢下，為了能夠跟上時代發(fā)展的步伐，農(nóng)業(yè)科研院所需要強(qiáng)化文書檔案管理能力，為單位建設(shè)和科研活動打下堅實基礎(chǔ)。

1 基層農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 沒有正確認(rèn)識文書檔案管理工作的作用

農(nóng)業(yè)科研院所是進(jìn)行科學(xué)研究的單位，科研是整個單位的核心工作，其他工作都是圍繞整個核心展開的。大多數(shù)的員工心中，甚至有些管理人員心中，對文書檔案管理工作都沒有正確的認(rèn)識，認(rèn)為文書檔案管理工作只是存留一些資料和文件，只有需要的時候才會想到這個部分。因為對此項工作沒有足夠的重視，因此在此項工作上的投入力度不足，因此文書檔案管理工作無法發(fā)揮出其優(yōu)勢作用。

1.2 文書檔案管理人員專業(yè)能力不足

農(nóng)業(yè)科研院所是公益屬性的事業(yè)單位，工作人員大多數(shù)都是從事農(nóng)業(yè)科技研究工作的技術(shù)人員，管理人員數(shù)量有限，還有很多人身兼數(shù)職。文書檔案管理者也是如此，處理要負(fù)責(zé)文書檔案管理工作之外，還可能需要處理行政、后勤等工作，不能將全部的精力和時間都投入到文書檔案管理工作中，因此文書檔案管理工作會存在各種問題，比如不能及時收集、材料不齊備、分類不規(guī)范等。工作人員的專業(yè)能力不足，同時缺少參加專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，需要在實踐中積累經(jīng)驗，因此工作的規(guī)范性不足。

1.3 文書工作和檔案工作不能順暢銜接

檔案管理工作的前提是文書工作，檔案管理是文書工作的延續(xù)，兩者之間是一個統(tǒng)一體，但是又相對獨(dú)立;聯(lián)系緊密又有明顯的區(qū)別。農(nóng)業(yè)科研院所的文書管理人員檔案管理能力相對較弱，檔案管理人員對文書工作又不熟悉，因此兩方面工作無法順暢銜接。工作中，文書管理人員手中會保留一些文書材料，沒有按照規(guī)定時間歸檔，會導(dǎo)致遺漏或是丟失。有些歸檔后也沒有按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行處理。

1.4 缺乏完善的管理制度

農(nóng)業(yè)科研院所不斷對自身的管理制度進(jìn)行完善，但是對于文書檔案管理工作卻沒有提出明確的要求和規(guī)范，即便是有些規(guī)定涉及文書檔案部門，執(zhí)行力度也不足。因此使得很多具有珍貴價值的文書檔案沒有進(jìn)行合理處理。目前并沒有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的開展文書檔案管理工作。檔案材料長時間擠壓，沒有規(guī)范處理和歸檔，查找使用不便利。針對科研項目的專項檔案管理工作能力不足，檔案通常在科研人員手中存放，導(dǎo)致材料無法發(fā)揮出實際價值。

2 規(guī)范基層農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作的有效措施

2.1 轉(zhuǎn)變思想，提升對文書檔案管理工作的認(rèn)識

基層農(nóng)業(yè)科研的檔案匯總了各項組織活動及科研活動的完備材料，既體現(xiàn)不同時期的物化成果，同時也是同類型科研工作重要?dú)v史依據(jù)，對于院所未來發(fā)展有著重要作用。因此基層農(nóng)業(yè)科研院所管理人員首先要提升對文書檔案管理工作的重視度，將其納入重要管理工作范疇內(nèi)，并且認(rèn)真執(zhí)行和落實。將相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)定利用多種形式在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳和學(xué)習(xí)，讓職工能夠充分了解文書檔案管理工作的重要性，從而積極配合文書檔案管理工作，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范的開展。同時要建立完善的機(jī)制對文書檔案管理工作進(jìn)行管控，單位還要加大投入力度，能夠給予文書檔案工作更多的支持，全面提升文書檔案管理工作水平和質(zhì)量。

2.2 建立完善的規(guī)章制度

單位需要建立完善的文書和檔案管理制度，明確工作人員的崗位職責(zé)，制定細(xì)節(jié)工作的規(guī)范和制度，使文書檔案工作能夠有據(jù)可依，并要求工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行，確保落實每項細(xì)節(jié)工作，例如制定文書檔案收集規(guī)定、保管制度、保密制度、查閱制度和查閱權(quán)限等制度，并且要監(jiān)督工作人員能夠嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度辦公，提升文書檔案管理工作的實效性，使文書檔案管理工作更為規(guī)范和高效。

2.3 加強(qiáng)文書檔案管理隊伍建設(shè)，提升人員總體素質(zhì)

基層農(nóng)業(yè)科研院所目前專職文書檔案管理人員較少，工作人員沒有受過系統(tǒng)訓(xùn)練，不具備熟練的專業(yè)技能，和工作標(biāo)準(zhǔn)化要求具有較大的差距。如果還兼任其他職位，工作效率較低。因此農(nóng)業(yè)科研院所需要根據(jù)實際情況，配備足夠的專職文書檔案管理人員，使其能夠致力于文書檔案管理工作，提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，單位還要積極的引入信息技術(shù)和文書檔案管理綜合人才，能夠利用信息化技術(shù)不斷完善文書檔案管理工作。同時要重視對人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，積極學(xué)習(xí)新的知識和新型工作理念，能夠提升人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平，更好的開展文書檔案管理工作，滿足新時期社會對基層農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作的新要求。加強(qiáng)文書檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、勇于創(chuàng)新的檔案管理人才。

2.4 強(qiáng)化部門配合，提升文書檔案工作效率

檔案工作管理內(nèi)容主要為職能部門的文書材料，因此文書質(zhì)量直接決定了檔案工作水平。必須首先重視提升文書質(zhì)量，人員需要及時準(zhǔn)確的處理文書，重要的治療需要及時收集，整理后立即歸檔，實現(xiàn)文書檔案一體化。新時期，還要加強(qiáng)文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)和智能化技術(shù)，將其應(yīng)用于文書檔案管理工作中，提升文書檔案管理工作效率，能夠更好的保存文書檔案資料，可以方便的調(diào)取和使用，提高文書檔案的利用率。配備專業(yè)設(shè)備開展無紙化辦公，將文書檔案處理為數(shù)字資料進(jìn)行存儲，節(jié)省存儲空間同時還能避免因為各種原因?qū)е挛臅蜋n案丟失、破損，更好發(fā)揮文書檔案工作價值。

3 結(jié)束語

基層農(nóng)業(yè)科研院所的文書檔案管理工作客觀的記錄了單位各方面的真實發(fā)展和科研活動等情況，能夠作為后續(xù)工作的重要依據(jù)，具有極高的參考價值。因此單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高重視度，強(qiáng)化部門之間的配合，加強(qiáng)文書檔案管理隊伍建設(shè)和部門信息化建設(shè)，提升人員綜合素質(zhì)，全面提升文書檔案管理工作的水平和質(zhì)量，更好的服務(wù)于科研活動和單位發(fā)展。

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