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        實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

        2020-07-04 03:09:36沙力塔娜提·比馬西
        卷宗 2020年10期
        關(guān)鍵詞:檔案現(xiàn)代化管理

        沙力塔娜提·比馬西

        摘 要:現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重大影響,這既是挑戰(zhàn),也是機(jī)遇,檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行,我們要迎接挑戰(zhàn),抓住機(jī)遇,在現(xiàn)有基礎(chǔ)上,積極采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

        關(guān)鍵詞:檔案;管理;現(xiàn)代化

        隨著社會(huì)的需要和時(shí)代對(duì)電子化、數(shù)字化的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過程,是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。如何或怎樣實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是擺在我們面前的一個(gè)非常大的困難,我們是一個(gè)邊境和少數(shù)民族地區(qū)且經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá),如果完全等待上級(jí)或財(cái)政的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化這有點(diǎn)不現(xiàn)實(shí),為此我們必須建立新的管理機(jī)制和管理體系或?qū)崿F(xiàn)途徑,只有這樣才能適應(yīng)持續(xù)、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要,下面結(jié)合本人從事多年群眾文化檔案管理工作的實(shí)際,在此與檔案界各位專家共同探討我們邊境地區(qū)群眾文化系列實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑,不足之處望多多指正。

        1 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的迫切性

        隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作勢(shì)必也要與時(shí)俱進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法,已無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需求。檔案管理的現(xiàn)代化已迫在眉睫,勢(shì)在必行。與檔案管理現(xiàn)代化相對(duì)應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于:一是管理對(duì)象及其特點(diǎn)不同,紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體,其信息與載體不可分割;而檔案管理現(xiàn)代化,其對(duì)象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案,具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同,傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等環(huán)節(jié);現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主,工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,就是要改變檔案管理模式,改變保守的思想觀念,對(duì)檔案利用手段進(jìn)行變革,促進(jìn)館藏檔案信息資源的開發(fā)利用,樹立檔案館對(duì)外服務(wù)的新形象,使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進(jìn),提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

        2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化存在的主要問題

        大家都知道現(xiàn)階段檔案管理工作存在著很多問題,這是造成實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的最大瓶頸,主要可以概括為以下幾個(gè)方面:

        1)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足,管理人員素質(zhì)較低。造成許多單位或企、事業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視,認(rèn)為檔案管 理工作不重要,檔案管理人員的聘用,主觀性較強(qiáng),只是簡(jiǎn)單的信息錄入和管理。

        2)許多單位檔案管理的體制機(jī)制不健全,相互監(jiān)督管理的制度不健全。

        3)檔案管理工作的信息化水平較低?,F(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的十分迅速,一些企業(yè)仍然依靠紙質(zhì)檔案的管理方法,跟不上社會(huì)變化發(fā)展的需求。

        4)檔案的使用率和利用率不高,無法對(duì)政府、單位或企業(yè)提供必要的參考和查詢,加之部分領(lǐng)導(dǎo)和部門的主觀性較強(qiáng),這些情況在不少單位都或多或少有所體現(xiàn)。其根本原因在于不了解檔案管理工作的現(xiàn)代化內(nèi)容,對(duì)新方法、新技術(shù)、新技能置身事外更不愿投入資金。

        3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

        1)檔案管理觀念現(xiàn)代化。檔案管理觀念現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化,即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施,也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾,更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈,現(xiàn)代化的檔案管理,必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。

        2)檔案資源信息化。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程,通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行,檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用.因此,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展,加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設(shè),將現(xiàn)行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理,將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過掃描電子化,將傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行。

        3)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化。檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化,是指運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)裝備武裝檔案工作部門,使之廣、快、精、準(zhǔn)地完成各項(xiàng)任務(wù)。檔案工作應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)與裝備主要有:電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微照相技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)、聲像以及其他技術(shù)等。檔案工作電子計(jì)算機(jī)化與檔案存貯微化,是今后一段時(shí)間內(nèi)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,也是檔案工作現(xiàn)代化的一個(gè)標(biāo)志。

        4)檔案工作組織與管理現(xiàn)代化。就是在檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織管理過程中,運(yùn)用科學(xué)管理方法與手段來研究和處理各種問題,使檔案管理日趨完善。它的內(nèi)容包括:管理理想的現(xiàn)代化,即以現(xiàn)代科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理,進(jìn)行合理地組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)和控制;管理方法的科學(xué)化,即由單一行政管理手段,發(fā)展成為既有行政的,又有法律的、經(jīng)濟(jì)的、計(jì)劃的、宣傳咨詢的綜合管理手段,提高管理功效;管理機(jī)構(gòu)的高效化,即組織機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮管理功能,有效地行使管理職責(zé);管理內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化,即一起管理內(nèi)容逐步規(guī)范,最終達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)一致,使管理活動(dòng)更加先進(jìn)、科學(xué)。

        5)檔案工作專業(yè)人員的現(xiàn)代化。就是指形成一致的檔案事業(yè)發(fā)展所需要的,掌握現(xiàn)代化的技術(shù)和管理方法的現(xiàn)代化的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍,這是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。檔案管理機(jī)構(gòu)由人構(gòu)成,現(xiàn)代化技術(shù)由人掌握,設(shè)備由人操縱,科學(xué)的管理由人實(shí)施,這一切離不開檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。必須培養(yǎng)既熱愛本職工作,又有一定能力和專長的,既能掌握最新科學(xué)技術(shù),又能熟知檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)人才。

        4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

        我們地處邊境又是一個(gè)多民族聚集地區(qū),區(qū)域面積跨度大且大多數(shù)是山區(qū)地帶交通不便,還存在多民族語言文字等方面的障礙,僅憑我們現(xiàn)有的檔案管理工作者要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。我們必須把實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化納入檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)和改善各族群眾生活的工作中來,做為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作來做,無論是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是在人才培育資金投入方面都要提高,并且采取分層次、分批次,有重點(diǎn)、分專業(yè)的方式進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。采取政府主導(dǎo),專家指導(dǎo),公眾參與,多方興辦。我們探索實(shí)施群眾文化藝術(shù)檔案實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理的“3+3”模式既“統(tǒng)一安排部署、統(tǒng)一目標(biāo)要求、統(tǒng)一活動(dòng)平臺(tái)”、“分領(lǐng)域?qū)嵤?、分層次推進(jìn)、分專業(yè)施策”和“統(tǒng)分結(jié)合”。

        1)統(tǒng)一安排部署:制定了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作的總體定位、重點(diǎn)規(guī)劃、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)措施、工作步驟和時(shí)間安排,以縣市為基本單位推進(jìn)落實(shí)。

        2)統(tǒng)一目標(biāo)要求:培育一支“懂文化、懂政策、有特長、會(huì)組織”的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作隊(duì)伍。

        3)統(tǒng)一活動(dòng)平臺(tái):為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化人才提供充分的學(xué)習(xí)、交流、鍛煉、成長的機(jī)會(huì)。

        4)分領(lǐng)域?qū)嵤捍蛟鞂?shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化特色品牌。(1)分地區(qū)實(shí)施,分別確定實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理目標(biāo)和工作任務(wù)。(2)分內(nèi)容實(shí)施,將實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理工作任務(wù)分解,分別部署工作重點(diǎn)和相關(guān)要求。(3)分特色實(shí)施,打造實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化特色品牌,做到實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理有特色。

        5)分層次推進(jìn):建立科學(xué)的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理體系,層層分解工作指標(biāo),調(diào)動(dòng)各級(jí)工作小組的力量,實(shí)現(xiàn)量化管理,狠抓實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的搜集與管理完成工作。

        6)分專業(yè)施策:實(shí)現(xiàn)各專業(yè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)化管理,優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合。

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