鄒巖明

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理也越來越被醫(yī)院所重視。檔案從歷史的角度看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去;從現(xiàn)實的角度看，是現(xiàn)實的寫照，通過檔案可以了解現(xiàn)在;從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集;從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。

關鍵詞：檔案;醫(yī)院;利用率;管理

隨著醫(yī)院檔案管理政策的不斷延伸與醫(yī)改內(nèi)容的不斷深化，從國家戰(zhàn)略角度與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展角度出發(fā)，對檔案管理體系、監(jiān)管體系都提出了更加完善、嚴格的要求。在我國社會的不斷發(fā)展下醫(yī)院檔案管理體制得到發(fā)展與進步，醫(yī)院檔案管理工作提上了新的制高點，逐漸備受關注。

1 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1）硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，一般對醫(yī)院對檔案管理、設備投資等方面考慮較少，許多醫(yī)院沒有配備相應的先進技術設備，硬件設施跟不上，軟件建設也處于落后狀態(tài)。這也歸因于上級主管和政府部門的關注不夠，以及財政和人力支持不足，導致檔案使用范圍狹窄，檔案管理設備相對陳舊，檔案信息化管理缺乏適當?shù)挠布巍?/p>

2）制度不健全，管理手段落后。當前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的一個突出特點就是制度不健全，管理手段落后。沒有一套完備合適的制度來規(guī)定確切的歸檔時間，則檔案收集工作很難完成。長此以往，很多有用的檔案收集不起來就成了檔案部門的一大難題。而這不僅造成了檔案的實體分散，還形成了檔案整體信息不全的局面。同時，當前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理過于分散，不夠集中，在檔案使用的過程中，存在較大風險。大多數(shù)醫(yī)院與目前的實際行動相比，一些較為先進、規(guī)范、科學的管理體系、觀念和技術還沒有被當時的檔案管理人員所認可。檔案管理投入不足，忽視大多數(shù)醫(yī)院檔案的建設和技術裝備的更新，不利于檔案的完整性和安全性，不能保障檔案工作的正常發(fā)展。

3）大多數(shù)醫(yī)院檔案工作方法缺乏創(chuàng)新性。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理質量問題，影響大多數(shù)醫(yī)院檔案管理順利進行，造成巨大損失。無統(tǒng)計，人員記錄不清楚。計算機技術未能在人事檔案管理工作中得到廣泛推廣，工作方法缺乏創(chuàng)新性，這些檔案工作方式都屬于比較傳統(tǒng)的保存途徑，當前大多數(shù)醫(yī)院檔案管理主要采用收集和登記的方式來獲得檔案第一手所需內(nèi)容，這同時也會導致大多數(shù)醫(yī)院所擁有的檔案，在收集上比較機械、在保管上比較分散、在抽檢上比較隨機、在內(nèi)容上比較保守，大多數(shù)醫(yī)院檔案積壓不斷增高，長期以往對大多數(shù)醫(yī)院檔案管理業(yè)務水平產(chǎn)生了非常不好的影響，不利于其穩(wěn)定長遠發(fā)展。要實現(xiàn)檔案管理的功能，就必須充分利用現(xiàn)代信息技術的支持。但目前，我國大多數(shù)醫(yī)院檔案信息化建設水平較低，資金緊張。業(yè)務信息融合程度低，數(shù)據(jù)不準確、不完整。

4）檔案管理工作人員素質有待提高。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是對檔案材料的收集、保管、傳遞和利用，檔案管理工作人員往往局限于滿足自己所負責檔案管理工作，缺乏足夠的全局檔案管理能力。受檔案人員素質和能力低下的影響，難以適應大多數(shù)醫(yī)院的機構發(fā)展。我國在檔案管理上缺乏科學性，對于檔案管理人員的培訓也缺乏專業(yè)化，不能將檔案管理人才與檔案發(fā)展合理安排于一體，在一定程度上導致了我國檔案管理發(fā)展的落后，給大多數(shù)醫(yī)院向外拓展形成了很大的制約。同時，由于現(xiàn)代檔案管理人才培訓力度不足，引進檔案管理專業(yè)人才數(shù)量過少，大多數(shù)員工沒有基礎的檔案管理理論知識與豐厚的實踐操作經(jīng)驗，缺乏科學性的工作知識。

5）管理意識淡薄，檔案利用率不高。在醫(yī)院員工和檔案管理者層面，檔案工作意識淡薄，認為檔案工作可有可無。他們可以保存醫(yī)療文件和其他與醫(yī)療有關的資料，以供參考，卻沒有意識到檔案管理的重要性和必要性。由于醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，管理工作主要集中在如何把握醫(yī)療質量上，對醫(yī)院檔案管理重視不夠，存在著“重業(yè)務、輕檔案”的嚴重意識偏差。

2 加強醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率的對策

1）加強硬件投入，提高設備現(xiàn)代化水平。首先要加大資金投入，購置現(xiàn)代化的檔案保護設備，如建設現(xiàn)代化的庫房，更新防火、防蟲、防盜設施，聲像、電子、實物等檔案資料分類保管等，確保檔案資源的共享和利用?；A設施建設，引進先進的多媒體設備，加強硬件設備的投資，有效地實施信息化技術的引進和應用，是檔案管理信息化建設的基礎和保障。

2）健全檔案管理制度，提升檔案管理的信息化手段。應結合本單位工作實際，建立健全的檔案管理制度，醫(yī)院要規(guī)范檔案管理章程和監(jiān)督評價制度，為管理提供更好的建設。目前，大多數(shù)醫(yī)療企業(yè)使用的檔案管理制度比較完善，但仍存在許多不足。明確檔案管理人員職責，建立健全崗位職能指令，更好地配置資源，為醫(yī)院高效發(fā)展提供有效途徑。醫(yī)院檔案部門要制定完善檔案管理監(jiān)督手冊，加強對檔案管理人員風險的有效控制，確保檔案工作有序有效運行，形成有效的內(nèi)部控制效果，確保兩者有效結合。能夠貫徹檔案管理以及檔案應用工作規(guī)范及時發(fā)現(xiàn)問題，并給予糾正。然后，建立健全內(nèi)部檔案管理制度，做好內(nèi)部檔案管理制度逐步優(yōu)化。最后，完善醫(yī)院檔案管理的民主監(jiān)督體制，讓廣大員工共同參與其中。信息化技術已經(jīng)應用到了各個領域，所以醫(yī)院檔案管理也要緊跟時代的發(fā)展，進行檔案管理過程中實施信息化管理。實施檔案信息管理的單位應當建立健全有關規(guī)章制度。為實現(xiàn)標準化、標準化，保證檔案系統(tǒng)之間的聯(lián)合溝通和信息交流暢通，還應建立本系統(tǒng)內(nèi)各單位的信息收集、信息利用和安全保護等相關制度。

3）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質。人才是所有行業(yè)的主要生產(chǎn)力，也是醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化管理相結合的推動力。因此，要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化管理的有效融合，首先，在招聘過程中優(yōu)先考慮內(nèi)部招聘。醫(yī)院檔案管理人員更熟悉醫(yī)院檔案會計和管理會計的工作模式和內(nèi)容，更容易適應新的崗位。對于外部招聘，醫(yī)院應提高準入門檻，全面招聘能力優(yōu)秀的人才，加強對檔案管理人員招聘和考核流程，從性格測驗、面試、筆試、復試中全面考核應聘人員綜合條件，采用優(yōu)勝劣汰制度，提高公司檔案管理人員的起點水平，促進檔案管理人員熟練掌握業(yè)務技能，拓寬檔案知識，杜絕任人唯親現(xiàn)象發(fā)生。在具備足夠的檔案儲備的同時，嚴格要求權責分明，管理有序。絕對不允許出現(xiàn)一人兼多職的現(xiàn)象發(fā)生，要求各部門之間友好配合并且互相監(jiān)督。在保障資金用到位不浪費的基礎上，為了調動檔案管理人員的積極性，采用績效考核制，每個檔案都有專人負責，做好對人員的檔案存儲。

4）強化管理意識，提高檔案資料利用率。醫(yī)院檔案管理的最終目的是更好地利用檔案資源。因此，檔案管理人員應強化管理意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率，更加切實地研究如何使醫(yī)院檔案服務于臨床、醫(yī)學、教學和科研工作。同時，加強計算機網(wǎng)絡建設，提高工作質量和檢索效率，方便用戶檢索、閱覽和使用檔案，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，為醫(yī)院建設和整個展覽提供服務和參考。

3 結束語

檔案是昨天的遺產(chǎn)，今天的財富。檔案管理工作是醫(yī)院各項工作的橋梁和紐帶，是醫(yī)院經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，也是領導決策的重要依據(jù)。只有不斷用新的理念、新的方法去強化檔案管理，才能提高醫(yī)院檔案的有效利用率，才能更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

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