李安然

【摘要】國(guó)企檔案管理工作一直以來(lái)在國(guó)企之中都不被重視，導(dǎo)致很多的情況下，國(guó)企檔案管理都難以發(fā)揮效果。而且在日常的建設(shè)過程中，國(guó)企檔案管理能夠獲得資源也一般較少，我國(guó)大部分的國(guó)有企業(yè)之中，檔案管理工作都存在老舊的情況，而且為了充分的節(jié)約成本，人員的能力也根本無(wú)法滿足國(guó)企檔案管理的需求。所以，當(dāng)前國(guó)企檔案管理的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫，否則國(guó)企檔案管理根本無(wú)法滿足國(guó)有企業(yè)的需求，最終導(dǎo)致國(guó)企檔案管理名存實(shí)亡。其核心就是要在國(guó)企檔案管理中增加更多的信息化技術(shù)，從信息一體化入手，創(chuàng)造出全新的國(guó)企檔案管理工作方式。針對(duì)此類情況，則本文將從信息一體化對(duì)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)意義入手，全面展開基于信息一體化的國(guó)企檔案管理效率提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 信息一體化? 國(guó)企

一、信息一體化對(duì)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業(yè)內(nèi)部，工作人員的執(zhí)行效率始終是判斷企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。經(jīng)過調(diào)查研究，許多企業(yè)的檔案手工管理流程只能進(jìn)行到第11步，而許多信息化系統(tǒng)，例如乾坤OA，可以直接將客戶數(shù)據(jù)送入系統(tǒng)中，然后由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，處理完畢后再傳送給各個(gè)部門。相比之下，信息化系統(tǒng)無(wú)論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優(yōu)于人工操作。

（二）實(shí)現(xiàn)了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節(jié)約運(yùn)行成本。信息化系統(tǒng)可以將辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、自動(dòng)的整理，然后根據(jù)數(shù)據(jù)特性分類歸檔，整個(gè)過程幾乎不需要人工操作，節(jié)約了大量勞動(dòng)力成本。在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數(shù)據(jù)不會(huì)被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本

在以前的檔案管理工作中，需要產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，而信息化檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)全面的無(wú)紙化辦公，這就降低了企業(yè)在開發(fā)其他項(xiàng)目時(shí)的成本損失。而且，信息化管理系統(tǒng)會(huì)將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中有價(jià)值的管理信息和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而形成寶貴的內(nèi)部信息資源，進(jìn)一步提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，創(chuàng)建信息資源的同時(shí)其實(shí)也是在享受檔案的信息服務(wù)功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力

為了提高培訓(xùn)本身的專業(yè)化程度，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的、科學(xué)的人才培訓(xùn)方案。從具體操作的角度來(lái)看，國(guó)有企業(yè)首先要了解檔案管理工作的現(xiàn)狀以及管理人員的業(yè)務(wù)水平，然后有針對(duì)性的創(chuàng)建培訓(xùn)方案，為了能讓大多數(shù)員工接受，目前應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)教育為主，線下培訓(xùn)為輔。從培訓(xùn)內(nèi)容的角度來(lái)看，企業(yè)應(yīng)該先對(duì)管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實(shí)踐能力，其次，為了激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)熱情，企業(yè)內(nèi)部還可以開展知識(shí)技能評(píng)比活動(dòng)，給予優(yōu)勝者恰當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，促使員工自發(fā)的開展學(xué)習(xí)工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優(yōu)化檔案管理的服務(wù)方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業(yè)工作進(jìn)行服務(wù)一直是橫亙?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部的大問題。為了優(yōu)化這一問題，首先應(yīng)該從態(tài)度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發(fā)揮出檔案的實(shí)際效果。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)能力和利用能力，從根本上創(chuàng)新管理工作。從具體操作的層面來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)完全可以借鑒高校數(shù)字圖書館的管理模式。其次，還可以創(chuàng)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)內(nèi)部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創(chuàng)建在線服務(wù)功能，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷交流方式實(shí)時(shí)解決用戶在查閱檔案時(shí)遇到的問題。

（三）完善檔案管理制度，加強(qiáng)管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規(guī)范檔案管理人員的基本條件，國(guó)有企業(yè)只有將制度建立和系統(tǒng)開發(fā)結(jié)合在一起，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對(duì)檔案管理人員有所限制，還要對(duì)使用者以及領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行條件約束，只有這樣才能真正規(guī)范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

（四）做好國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理工作而言，其最大的問題就是設(shè)備方面存在的問題比較明顯，很多的國(guó)有企業(yè)仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式來(lái)進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，這也就直接導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的效果極差，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。為了充分的解決這個(gè)問題，則最好的辦法就是進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，要增加更多的設(shè)備，才能確保全新的方法得到更好的應(yīng)用。這種情況下，最好的辦法有兩個(gè)：第一個(gè)就是要進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)專項(xiàng)基金的設(shè)立，從而讓國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)資金不會(huì)出現(xiàn)被其他的部門挪用的情況，保證了國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的建設(shè)資金不會(huì)出現(xiàn)問題。第二個(gè)就是要增加對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的撥款，信息化設(shè)備的建設(shè)需要大量的資金，單純的依賴既定資金已經(jīng)無(wú)法滿足，所以需要國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)向國(guó)有企業(yè)檔案管理工作傾斜更多的資源。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作一直以來(lái)都不被國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視，這主要是因?yàn)閲?guó)有企業(yè)本身的特殊性而導(dǎo)致的。國(guó)有企業(yè)的核心是為了更好的填補(bǔ)市場(chǎng)的空白，并且引領(lǐng)市場(chǎng)的發(fā)展，對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，科研和市場(chǎng)的帶動(dòng)是其運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵，所以其商業(yè)化的建設(shè)，以及自身內(nèi)部的管理建設(shè)都不被重視，因此，國(guó)有企業(yè)的內(nèi)控建設(shè)相對(duì)較差，也就讓國(guó)有企業(yè)檔案管理工作難以得到更多的資源，從而引發(fā)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效果不佳的情況。但是隨著時(shí)代的變化，當(dāng)前檔案對(duì)于企業(yè)的重要性越來(lái)越高，如果國(guó)有企業(yè)檔案管理工作一直不能進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，那么就會(huì)直接導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理工作名存實(shí)亡。針對(duì)此類情況，則本文提出了上述內(nèi)容，希望我國(guó)的國(guó)有企業(yè)能夠謹(jǐn)慎的參考其中的內(nèi)容，從而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。但是需要注意的是，本文的內(nèi)容為參考性的內(nèi)容，想要讓其發(fā)揮出應(yīng)有的效果，就需要按照實(shí)際的情況進(jìn)行調(diào)整。

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