韓春陽(yáng)

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、科技的日新月異的進(jìn)步，數(shù)字化、信息化時(shí)代大潮洶涌而來(lái)，在新的形勢(shì)之下無(wú)論事業(yè)單位還是企業(yè)，檔案管理工作的信息化建設(shè)都面臨著新的機(jī)遇與發(fā)展挑戰(zhàn)，在實(shí)際的工作中也逐漸出現(xiàn)很多問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)于信息化時(shí)代的發(fā)展，為了提升企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的智能化、規(guī)范化，本文對(duì)檔案信息化工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析和研究，并從不同角度對(duì)當(dāng)前問(wèn)題進(jìn)行分析，深入探討檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企事業(yè)單位;信息化

一、引言

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)的各類(lèi)企、事業(yè)單位也發(fā)生著巨大的變革。由于企事業(yè)單位資料、人員信息變化的復(fù)雜性，單位的檔案管理工作一直受到了廣泛關(guān)注。計(jì)算機(jī)信息化的普及和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速應(yīng)用讓檔案管理工作逐漸從紙質(zhì)管理、存檔的時(shí)代轉(zhuǎn)變到數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。在這個(gè)過(guò)程中，解決了保存困難的難題，減少了檔案管理工作對(duì)大量人力和時(shí)間精力的要求，使檔案管理工作變得更加高效、安全、快捷、方便。但是在當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作發(fā)展過(guò)程中，還存在許多不容忽視的問(wèn)題需要解決，甚至還會(huì)給企、事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)不良影響。因此，企、事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的研究勢(shì)在必行，急需針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出解決對(duì)策。

二、檔案管理工作信息化建設(shè)的意義

評(píng)價(jià)一個(gè)企事業(yè)單位、了解具體工作流程或人力資源信息，檔案資料是必需的證據(jù)和查實(shí)的主要手段。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為企事業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的平臺(tái)。企事業(yè)單位的檔案管理通過(guò)信息平臺(tái)可以完整的反映了單位的具體情況和人力資源狀態(tài)，借助信息平臺(tái)可以更好地對(duì)單位所有職工進(jìn)行年齡、學(xué)歷和工作資歷等信息的分析，更有效地對(duì)單位各種資料進(jìn)行匯總，更智能地進(jìn)行科學(xué)化管理。檔案管理工作隨著信息化、智能化的不斷發(fā)展，逐漸提高了管理工作的效率、加快了檔案查詢的速度、降低了管理工作的難度、保障了檔案信息的安全、促進(jìn)了整體資源的優(yōu)化。因此，加快企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)整個(gè)單位的管理提升有著不可忽視的現(xiàn)實(shí)意義。

三、檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

由于企事業(yè)單位檔案管理工作涉及的人員較多、時(shí)間線較長(zhǎng)，且常常耗資較大而收益較少，很難體現(xiàn)出好的成績(jī)與明顯效果，所以企事業(yè)單位往往對(duì)于檔案管理工作缺乏關(guān)注，忽視了其重要性，為了盡量降低成本往往一人身兼多職、精簡(jiǎn)化組織構(gòu)成，造成檔案管理工作效率難以提升。

（二）企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)缺乏資金投入

進(jìn)行企事業(yè)的檔案管理工作的信息化建設(shè)，軟硬件的建設(shè)是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)，需要在前期投入并使用大量的資金來(lái)進(jìn)行建設(shè)。部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理軟硬件的更新、升級(jí)不夠及時(shí)，許多企業(yè)更看重產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)渠道相關(guān)環(huán)節(jié)的資金投入而對(duì)檔案管理工作不聞不問(wèn)，都導(dǎo)致了企事業(yè)單位的信息化建設(shè)處于被動(dòng)的初級(jí)階段，無(wú)法利用先進(jìn)的軟硬件對(duì)檔案資料進(jìn)行管理和應(yīng)用，不能及時(shí)進(jìn)行信息管理工作平臺(tái)的優(yōu)化。

（三）企事業(yè)單位檔案管理工作制度不夠完善

檔案管理工作一般分為六大類(lèi)，分別是采集、保存、分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析等方面，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的綜合性工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式較為死板、不夠靈活，在信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，大部分的企事業(yè)單位都對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了改革，應(yīng)用了新穎的信息技術(shù)軟硬件，但在改革的過(guò)程之中，各企事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一、規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在處理檔案管理相關(guān)細(xì)節(jié)工作時(shí)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范，尤其是在檔案管理的信息化建設(shè)方面缺乏專項(xiàng)的信息管理制度，導(dǎo)致管理工作人員和檔案存儲(chǔ)、歸檔等操作人員無(wú)法掌握規(guī)范操作的工作要點(diǎn)，時(shí)常導(dǎo)致檔案管理信息化工作出現(xiàn)失誤。

（四）企事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提高

在我國(guó)企事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員往往不受領(lǐng)導(dǎo)重視或收入不高，導(dǎo)致部分檔案管理人員對(duì)于工作缺乏熱情，主動(dòng)性不高，存在著安排任務(wù)才被動(dòng)完成的現(xiàn)象。同時(shí)，部分企事業(yè)單位的檔案管理人員在崗工作多年，缺乏一定的信息素養(yǎng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的操作不夠熟練，綜合應(yīng)用的能力也不高，導(dǎo)致難以合理利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行良好、綜合的管理和應(yīng)用。

四、檔案管理工作信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策

（一）加大企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度和投入

當(dāng)前，國(guó)家和相關(guān)機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)展了對(duì)各企事業(yè)單位的信息化政策扶持行動(dòng)，也加大了資金、技術(shù)和人力方面的扶持力度，理應(yīng)喚起各企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視和了解。在信息化迅猛發(fā)展的新形勢(shì)下，如果還處于過(guò)去的舊理念、舊觀念之中，檔案管理工作就會(huì)一直停滯不前，難以適應(yīng)日益增長(zhǎng)的單位內(nèi)部、外部的信息資料需求，長(zhǎng)此以往，必將影響各企事業(yè)單位的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。因此，必須加大企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，增加企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)投入，升級(jí)、更新相關(guān)軟硬件并及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化管理，以便 進(jìn)行快速的信息查詢與獲取，力爭(zhēng)將檔案管理工作持續(xù)信息化、智能化、細(xì)節(jié)化、高效化管理，為本單位的發(fā)展提供良好的資料支撐。

（二）規(guī)范企事業(yè)單位檔案管理工作的制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，尤其是在進(jìn)行信息化建設(shè)的今天，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，更應(yīng)當(dāng)對(duì)其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)與流程制定相對(duì)應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范化流程，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實(shí)提供支撐。在制定具體制度的時(shí)候，相關(guān)管理人員應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對(duì)制度的完善，為具體管理工作的落實(shí)提供科學(xué)依據(jù)。在規(guī)范并完善制度的時(shí)候，應(yīng)做到對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對(duì)各級(jí)管理人員的管理職責(zé)的明確。

（三）提升企事業(yè)單位檔案管理人員的信息素養(yǎng)

在企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理工作人員所進(jìn)行的工作已經(jīng)不再是以往簡(jiǎn)單記錄與保存性質(zhì)的工作，需要有更高層次的信息素養(yǎng)。除了在新招聘相關(guān)人員時(shí)盡量招錄檔案管理專業(yè)類(lèi)的人員，便于盡快熟悉工作之外，對(duì)于現(xiàn)有的工作人員的信息素養(yǎng)，也需要通過(guò)專業(yè)軟硬件設(shè)施培訓(xùn)和交流，不斷提高其職業(yè)工作水平。管理者可以針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作人員的具體情況安排專家授課、外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)、專業(yè)人員“傳、幫、帶”等多種形式，以及適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制不斷促進(jìn)檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，促使其提高自身素養(yǎng)，適應(yīng)檔案管理工作信息化建設(shè)的需要。

五、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代的到來(lái)，改變了企事業(yè)單位當(dāng)前很多工作的形式，同時(shí)也讓檔案管理工作發(fā)揮出了更大的功能。面對(duì)出現(xiàn)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，加大資金、人力、技術(shù)的投入，并規(guī)范對(duì)應(yīng)的制度，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)，積極主動(dòng)投入到檔案管理工作的信息化建設(shè)之中，確保檔案管理工作在企事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮最大的效能。

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