趙瑞芳

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案是科學(xué)技術(shù)過(guò)程的真實(shí)記錄，做好統(tǒng)一管理，保證完整、詳實(shí)性是檔案人員的職責(zé)，將科技檔案系統(tǒng)歸類編目編研為農(nóng)業(yè)科研、領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮其應(yīng)有的作用。農(nóng)民的收入構(gòu)成比重發(fā)生了重大變化，農(nóng)村的生產(chǎn)生活條件得到了明顯改善，農(nóng)村的基層民主管理實(shí)現(xiàn)了有效突破，農(nóng)村工作的方法機(jī)制出現(xiàn)了新的調(diào)整，全市"三農(nóng)"工作取得了顯著成就，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)生了積極的變化中，科學(xué)技術(shù)一直扮演。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;歸檔范圍;方法步驟;服務(wù)科研

新疆兵團(tuán)第一師農(nóng)科所成立于1960年2月，又稱“中國(guó)新疆農(nóng)墾阿拉爾長(zhǎng)絨棉育種中心”，是兵團(tuán)南疆棉花育種中心，國(guó)家棉花產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系阿拉爾綜合試驗(yàn)站。是一個(gè)以棉花育種為主，同時(shí)開展糧食、土肥、植保、園林、分析檢測(cè)等專業(yè)研究的綜合性研究所。建所以來(lái)，共獲各級(jí)科技成果獎(jiǎng)109項(xiàng)（次），其中省級(jí)以上52項(xiàng)，獲國(guó)家職務(wù)發(fā)明專利3項(xiàng)，新型應(yīng)用專利6項(xiàng)，共育成作物新品種47個(gè)，育成品種及成果累計(jì)推廣面積近4000萬(wàn)畝。這些成果都是廣大科技人員辛勤勞動(dòng)的結(jié)果。那么如何將這些社會(huì)實(shí)踐的成果記錄好保管好，為農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)，現(xiàn)就農(nóng)業(yè)科技檔案的管理談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、科技檔案工作是科研組織管理工作的重要內(nèi)容

科技檔案是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技人員勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是保障科技成果發(fā)展應(yīng)用的重要條件，更是黨和國(guó)家科學(xué)技術(shù)的寶貴財(cái)富。任何一個(gè)科研課題，從選題、申報(bào)、立項(xiàng)、試驗(yàn)研究到技術(shù)成果鑒定、申報(bào)、驗(yàn)收，資料歸檔都是一個(gè)完整的過(guò)程，每一個(gè)科技活動(dòng)環(huán)節(jié)，都要產(chǎn)生一系列的技術(shù)文件，這些技術(shù)文件，正是科研人員對(duì)整改研究過(guò)程的記錄?？蒲腥藛T為國(guó)家提供完整、準(zhǔn)確、配套的科技檔案資料，對(duì)一個(gè)研究單位非常重要，科技檔案的管理不僅是科研組織管理工作水平的體現(xiàn)，同樣也是研究工作成績(jī)的標(biāo)志。新時(shí)代發(fā)展之下，科技檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而不斷的改革與創(chuàng)新，消除傳統(tǒng)檔案管理的不足，管理人員也需要充分的重視檔案管理工作，選擇應(yīng)用先進(jìn)管理方式，促進(jìn)整體管理水平的提升，滿足我國(guó)科技研發(fā)和應(yīng)用的需要，為科研事業(yè)的全面發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、科技檔案管理工作的重要作用

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的全面發(fā)展之下，科學(xué)技術(shù)水平得到了很大的提升，這就和世界各個(gè)國(guó)家、地區(qū)之間交流日益頻繁，科技檔案在這其中有著極為重要的作用，為每個(gè)國(guó)家的發(fā)展都起到了至關(guān)重要的作用。

1.有利于為國(guó)家培養(yǎng)更多的科技人才

從當(dāng)前的實(shí)際情況分析，科技檔案是我國(guó)科學(xué)技術(shù)研發(fā)成果，同時(shí)也是重要的國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略資源，科技檔案合理有效的應(yīng)用可以有效的避免勞動(dòng)損耗，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展和進(jìn)步，也能夠推動(dòng)人類社會(huì)的發(fā)展。科技檔案能夠反映出我國(guó)很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的科技成果，這是大量科學(xué)家的智慧總結(jié)，通過(guò)科技檔案的應(yīng)用，可以使得后來(lái)研究人員及時(shí)了解科技發(fā)展，加速人才的培養(yǎng)，給國(guó)家輸送大量的人才，以促進(jìn)國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展。

2.有利于營(yíng)造適宜的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐步的加速，科技成果也快速的應(yīng)用，因此，檔案管理所產(chǎn)生的作用是極為重要的，應(yīng)該通過(guò)科技檔案的管理來(lái)發(fā)揮出其利用價(jià)值，能夠促進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效應(yīng)用，也能夠促進(jìn)科技的創(chuàng)新，給經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的全面提升。

3.為經(jīng)濟(jì)服務(wù)，更好地推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

科技檔案是科研活動(dòng)之下所產(chǎn)生的重要資料，給經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步都存在積極的促進(jìn)作用，也會(huì)使得社會(huì)發(fā)展保持較高的動(dòng)力，給人們的日常生活產(chǎn)生重大的影響。

三、明確歸檔范圍，統(tǒng)一管理，保證科技文件的完整性

根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和農(nóng)牧漁業(yè)部頒發(fā)的《農(nóng)牧漁業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》確定農(nóng)科所的歸檔范圍，歸檔范圍是指凡在科學(xué)研究中，包括基礎(chǔ)研究、應(yīng)用推廣、科研轉(zhuǎn)化、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的，具有考查憑證作用和保存利用價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、聲像材料、照片等科技文件材料，均屬科技檔案，都屬歸范圍。為保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，科技檔案實(shí)行由綜合檔案室統(tǒng)一集中管理。各課題組、科室在科研活動(dòng)和工作中形成的科技材料，在項(xiàng)目結(jié)束后必須將材料移接綜合檔案室。

四、完善科技文件材料的管理制度和歸檔步驟

1.科研課題管理部門在每年下達(dá)課題計(jì)劃時(shí)，要強(qiáng)調(diào)各課題組年底及時(shí)向綜合檔案移交科技材料，并做好督促、檢查工作。

2.各課題組在課題研究中的每個(gè)階段，都應(yīng)形成相應(yīng)的科技文件材料，科研課題的確定、更改、中斷、完成、研究成果的鑒定、總結(jié)和評(píng)審等均須有依據(jù)、有記錄，做到有文字憑證等。

3.各課題組接受課題任務(wù)后應(yīng)建立科技文件材料積累袋或材料柜，由兼職檔案員負(fù)責(zé)管理，為以后立卷歸檔打好基礎(chǔ)。課題完成后即應(yīng)將科技文件材料整理后移交綜合檔案歸檔，周期短，科技文件材料形成少的項(xiàng)目，在工作結(jié)束后一次歸檔;周期長(zhǎng)，科技文件材料形成多的項(xiàng)目，應(yīng)按階段歸檔;工作全部結(jié)束后，全面整理歸檔，不得長(zhǎng)期保存在課題組或個(gè)人手中?？萍嘉募牧喜积R全不能算完成任務(wù)，每年還要結(jié)合科技成果的審報(bào)項(xiàng)目，對(duì)科技文件材料的完整準(zhǔn)確情況進(jìn)行一次檢查。

4.基建項(xiàng)目完成后按歸檔要求及時(shí)向檔案室移交材料。

5.科技文件材料要內(nèi)容真實(shí)，統(tǒng)一用紙，鋼筆書寫。字跡、圖像要工整、清晰，時(shí)間、地點(diǎn)、作者等內(nèi)容齊全，便于長(zhǎng)久保存利用。

6.業(yè)務(wù)部門向綜合檔案室移交科技文件材料時(shí)，必須履行交接登記、簽字手續(xù)，寫清歸檔案時(shí)間、數(shù)份、歸檔人，便于復(fù)查。

五、健全科技檔案管理職責(zé)與考核

為了保證單位科技檔案的安全，資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提高科技人員科研工作水平，我們規(guī)定。

1.凡屬科研活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料，均需按照要求歸檔保存，任何個(gè)人或業(yè)務(wù)部門不得擅自處理和自己保存;科技人員調(diào)離前，須將本人承擔(dān)的科研任務(wù)所形成的科技文件材料進(jìn)行整理，向檔案室移交，同時(shí)，歸還借閱科技檔案，并由檔案部門出據(jù)證明材料，人事部門方能辦理調(diào)離手續(xù)，否則，不予辦理。

2.科技文件材料的形成、積累和歸檔工作是完成科研任務(wù)的一個(gè)標(biāo)志，應(yīng)列入考核條件之中。在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、基建工程、貴重設(shè)備和精密儀器進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收時(shí)，檔案管理部門要參與。

3.科研成果、設(shè)備購(gòu)置、基建工作，在結(jié)束時(shí)沒(méi)有驗(yàn)收小組在項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定單上對(duì)科技文件材料的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的鑒定意見，財(cái)務(wù)科一概不予結(jié)帳付款。

4.檔案管理部門有責(zé)任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的收集、積累和歸檔工作。綜合檔案室應(yīng)主動(dòng)了解各項(xiàng)科技項(xiàng)目的進(jìn)展情況，包括計(jì)劃的執(zhí)行和科技文件材料的形成、積累、整理情況，在參加驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)檢查文件材料是否收集齊全完整，并做好指導(dǎo)工作。

5.每年年底考核前，檔案管理部門要以書面形式向所考核領(lǐng)導(dǎo)小組，提供各課題組、各科室向檔案室移交科技文件材料的情況，作為科技文件材料歸檔情況年底考核的依據(jù)。

六、搞好服務(wù)，探索科技檔案工作進(jìn)展

為了加強(qiáng)農(nóng)科所科技文件材料有效地為科研、生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，要整理好檔案，集中管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、安全，在平時(shí)的工作中就要做到以下幾點(diǎn)。

1.堅(jiān)定服務(wù)方向。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，堅(jiān)持收集整理檔案就是要為農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)服務(wù)。服務(wù)工作做的越好，領(lǐng)導(dǎo)和科技人員就越重視支持，檔案的社會(huì)地位就越高，我們的工作也越容易得到發(fā)展。所以要樹立明確的服務(wù)思想。培養(yǎng)檔案人員的事業(yè)心，提高對(duì)檔案工作的熱愛(ài)，將檔案人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)同科技人員一樣評(píng)定，增強(qiáng)檔案人員搞好工作的動(dòng)力，全心全意為科研人員服務(wù)。

2.對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)管理與建立完善的歸檔制度。為了能夠更好的促進(jìn)科技檔案管理體系的創(chuàng)新與發(fā)展，應(yīng)該設(shè)定合理的檔案管理制度，檔案管理部門應(yīng)該按照科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)實(shí)際情況進(jìn)行分析，以《檔案法》為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，制定出科學(xué)合理有效的檔案管理制度體系?？萍紮n案管理要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)必須要按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作，不能存在任何懈怠或者錯(cuò)誤操作的情況。如果科技檔案管理人員沒(méi)有按照規(guī)章制度開展具體工作，就會(huì)導(dǎo)致科技檔案存在嚴(yán)重的問(wèn)題，要對(duì)相應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行必要的懲罰，同時(shí)要勒令其改正。對(duì)于嚴(yán)格遵守規(guī)章制度、表現(xiàn)優(yōu)異的人員，要給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)。此外，還應(yīng)該形成完善的科技檔案搜索制度，給檔案使用人員提供便利條件，同時(shí)還應(yīng)該重視人才儲(chǔ)備。此外，應(yīng)該重視科技檔案的管理，要明白哪些資料要進(jìn)行嚴(yán)格管理，以提升管理水平。

3.編制檢索工具。要開展檔案的利用工作，最主要的就是要有檢索工具。這是檔案的基礎(chǔ)工作。首先建立科學(xué)分類體系。我們根據(jù)單位科技檔案的特點(diǎn)，建立了綜合類、糧食作物類、經(jīng)濟(jì)作物類、園林類、土壤肥料類、植保類、儀器類、基本建設(shè)類和其他，在二級(jí)類中有建立了項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、水稻、小麥、長(zhǎng)絨棉、陸地棉等等三級(jí)目錄，使每一卷有號(hào)可找，多而不亂，方便查閱。為查找準(zhǔn)確快捷，編制了總目錄，在歸檔中在檔案首頁(yè)編制課題介紹和參加人員，便于檔案人員和科技人員對(duì)課題查閱節(jié)省時(shí)間。

4.編制編研資料，為科技人員研究和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。近年來(lái)，在整理、保管好科技檔案的同時(shí)，檔案人員將檔案進(jìn)行開發(fā)，提煉。我們形成了《一師農(nóng)科所歷年科研計(jì)劃匯編》《一師農(nóng)科所歷年科研成果簡(jiǎn)介匯編》《一師農(nóng)科所歷年承擔(dān)科研課題情況統(tǒng)計(jì)》《一師農(nóng)科所歷年培育農(nóng)作物新品種簡(jiǎn)介匯編》等匯編資料，使科技人員不用調(diào)檔，就可以獲得科研課題、作物品種、各類成果歷年來(lái)的情況，極大的服務(wù)了科研和生產(chǎn)。

5.人工智能輔助技術(shù)的應(yīng)用

根據(jù)當(dāng)前的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)該積極應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，要建立完善的檔案管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)用先進(jìn)智能化技術(shù)，可以逐步的實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變，在制定出切實(shí)可行檔案管理機(jī)制的條件之下，應(yīng)該盡量的減少勞動(dòng)強(qiáng)度，降低成本。

6.歸檔流程實(shí)行電子化

通過(guò)先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)歸檔管理，人工智能進(jìn)行檔案管理流程的控制，詳細(xì)記錄各個(gè)環(huán)節(jié)和信息，同時(shí)能夠有效的提醒檔案管理人員，明確工作內(nèi)容。人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以更好的促進(jìn)檔案管理水平的提升，避免存在資料積壓、人員工作量大等情況，還應(yīng)該適當(dāng)?shù)臏p輕檔案管理人員的壓力，使得科技檔案管理更加的科學(xué)、高效。歸檔地點(diǎn)不會(huì)受到具體地點(diǎn)的限制，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)資料的自動(dòng)上傳、存檔，大大提升管理的效率和質(zhì)量?？萍紮n案管理對(duì)于科研活動(dòng)順利進(jìn)行有著重要的作用，所以需要提起足夠的重視，應(yīng)該積極探索出高效的科技檔案管理方式，能夠使得科技水平得到提升，給我國(guó)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件。

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（作者單位：新疆阿拉爾市第一師農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所）