杜娟

摘要：對于企業(yè)發(fā)展來說，辦公室是處理眾多事務的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及，又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細，要熟悉企業(yè)的基本業(yè)務，熟練掌握電子設備的使用，語言恰當且應急能力強，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高文秘質量和水平的有效策略，為企業(yè)提供大致的方向。

關鍵詞：提高;辦公室;文秘工作;質量;水平

一、增加辦公室文秘人員數量

眾所周知，企業(yè)單位的產業(yè)鏈較長，會有各種類型的工作需要整理。企業(yè)辦公室文秘工作量大，經常需要加班加點，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導致了文秘人員數量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業(yè)不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進行處理，但是普通文秘人員由于沒有經過培養(yǎng)和訓練，專業(yè)能力較差，往往不能很好地完成企業(yè)辦公室的大量工作，這給企業(yè)的正常運轉帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前，企業(yè)必須增加文秘人員數量，并合理分配工作任務，以數量來彌補質量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導下共同應對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

二、構建良好的獎懲制度

對于企業(yè)的辦公室工作，為了切實地提升整體工作質量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內部構建良好的獎懲制度，這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外，企業(yè)在制定獎懲制度的時候，還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。

三、加強對文秘工作者的技能培訓

辦公室文秘的工作雖然每天都是任務繁重，數量巨大，但是每次的難易程度是不一樣的。那么，不一樣的工作難度就會有不一樣的工作效率。簡單的工作就會效率高，難度高的工作就會效率低，工作人員很難保證每一次的工作效率。因此，需要加強對文秘工作者的技能培訓，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前衛(wèi)的工作思想是保證工作效率的一個有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業(yè)或政府機構帶來更高的經濟效益，推動企業(yè)或政府機構辦公室文秘的發(fā)展。

四、完善辦公室規(guī)范條例

通過完善的制度條例對文秘進行行為規(guī)范。比如遵循職業(yè)道德規(guī)范，嚴格要求自身，保證良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，自覺遵守公司的規(guī)章制度;努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平;提高辦事效率和質量;服從上級安排，利用自己的專業(yè)能力維持企業(yè)辦公室工作的有序運轉。培訓和建立制度是對文秘人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)過程，是對辦公室工作質量和水平的有效提升，如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求，那么辦公室工作質量就會得到有效的提升。

五、激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索，將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除，通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現工作質量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內部雜質等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對網絡技術進行合理應用，但網絡信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領導者應起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現出來，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

六、結束語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和人性化管理，增強文秘人員的責任心，不斷增強文秘人員的創(chuàng)新意識，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質量和公司的綜合管理水平。

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