杜娟
摘要:對于企業(yè)發(fā)展來說,辦公室是處理眾多事務的重要場所,工作量很大,需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方,既能把所有工作顧及,又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細,要熟悉企業(yè)的基本業(yè)務,熟練掌握電子設備的使用,語言恰當且應急能力強,這樣才能支撐起辦公室的工作,起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高文秘質量和水平的有效策略,為企業(yè)提供大致的方向。
關鍵詞:提高;辦公室;文秘工作;質量;水平
一、增加辦公室文秘人員數量
眾所周知,企業(yè)單位的產業(yè)鏈較長,會有各種類型的工作需要整理。企業(yè)辦公室文秘工作量大,經常需要加班加點,使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去,這導致了文秘人員數量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業(yè)不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進行處理,但是普通文秘人員由于沒有經過培養(yǎng)和訓練,專業(yè)能力較差,往往不能很好地完成企業(yè)辦公室的大量工作,這給企業(yè)的正常運轉帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前,企業(yè)必須增加文秘人員數量,并合理分配工作任務,以數量來彌補質量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做,特定的文秘人員只做特定部分的工作,緊急情況時在辦公室主任的指導下共同應對。這樣雖然多付了職工薪酬,但辦公室的工作也得到了暫時性的提速,不失為一種有效的方法。
二、構建良好的獎懲制度
對于企業(yè)的辦公室工作,為了切實地提升整體工作質量與水平,管理者必須做到“賞罰分明”,有必要在企業(yè)內部構建良好的獎懲制度,這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念,激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求,從而自發(fā)地提升工作效率。同時,懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外,企業(yè)在制定獎懲制度的時候,還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況,展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性,在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。
三、加強對文秘工作者的技能培訓
辦公室文秘的工作雖然每天都是任務繁重,數量巨大,但是每次的難易程度是不一樣的。那么,不一樣的工作難度就會有不一樣的工作效率。簡單的工作就會效率高,難度高的工作就會效率低,工作人員很難保證每一次的工作效率。因此,需要加強對文秘工作者的技能培訓,要求文秘工作者有更高的工作技能,高水平的工作技能和前衛(wèi)的工作思想是保證工作效率的一個有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業(yè)或政府機構帶來更高的經濟效益,推動企業(yè)或政府機構辦公室文秘的發(fā)展。
四、完善辦公室規(guī)范條例
通過完善的制度條例對文秘進行行為規(guī)范。比如遵循職業(yè)道德規(guī)范,嚴格要求自身,保證良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng),自覺遵守公司的規(guī)章制度;努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平;提高辦事效率和質量;服從上級安排,利用自己的專業(yè)能力維持企業(yè)辦公室工作的有序運轉。培訓和建立制度是對文秘人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)過程,是對辦公室工作質量和水平的有效提升,如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求,那么辦公室工作質量就會得到有效的提升。
五、激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識
創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性,只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中,文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質來看,工作模式顯得十分重要,管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索,將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除,通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新,使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式,最終實現工作質量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識,可實施以下兩方面管理措施:第一,管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創(chuàng)新,以做好本職工作為前提,在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如,在進行通信信息收集時,除了報紙、內部雜質等傳統(tǒng)信息渠道,文秘人員可以對網絡技術進行合理應用,但網絡信息存在很多不真實情況,文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實,避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二,領導者應起到帶頭作用,將工作的前瞻性合理表現出來,利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中,從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。
六、結束語
總之,在文秘工作中,為了改善辦公室文秘人員的工作質量和水平,必須遵循辦公室文秘工作原則,完善獎罰制度和人性化管理,增強文秘人員的責任心,不斷增強文秘人員的創(chuàng)新意識,提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平,提升文秘人員的工作質量和公司的綜合管理水平。
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