馬華

摘 要：疾病預防控制檔案是指機構在預防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育、科研培訓、公共衛(wèi)生服務等項目上對基層政府單位、民主黨派、婦女聯(lián)盟技術指導和管理的活動中，形成的具有可參考價值的文字與影像資料，是發(fā)展疾病預防控制事業(yè)的重要信息資源和依據(jù)。疾病預防控制機構檔案管理是機構長期發(fā)展積累的寶貴財富，對我國醫(yī)療、公共衛(wèi)生管理事業(yè)具有不可忽視的作用。本文將立足于實際情況，結合疾病預防控制檔案管理中存在問題、解決措施等進行探討。

關鍵詞：基層疾病預防;檔案管理;對策

一、發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化技術革新的背景下，基層的疾病預防控制檔案管理工作也在形式內(nèi)容、共享機制上都有所創(chuàng)新。首先，檔案的書寫記錄已由傳統(tǒng)的紙張記錄方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问綀D文結合式記錄，既利于資料的長期保存，又增加一些情景圖片，更加清晰、易懂。其次，在文件的傳播上，非涉密文件的傳達可分享在互聯(lián)網(wǎng)平臺上，擴大對該領域的宣傳;相對重要的資料則通過辦公平臺進行分享傳輸。隨著傳播渠道的拓寬、共享機制的便利化，促使相關政府部門可及時拿到準確的疾病預防控制信息，便于后期的科學決策與業(yè)務的開展。

二、存在問題

（一）管理意識薄弱

由于前期宣傳的不到位，大多數(shù)人們和疾病預防控制機構未認識到此項工作的重要性，在工作過程中，普遍存在重業(yè)務管理、輕檔案建設的現(xiàn)象。且機構在進行工作規(guī)劃、各種考評時，也為將“檔案工作”指標納入其中，常常被工作人員和管理人員有所忽視。

疾病預防控制機構在公共活動范圍內(nèi)設置是為廣大百姓提供必要的衛(wèi)生防疫服務，屬于公益性機構。在這其中，檔案管理工作作為一項記錄性工作，可能無法為機構帶來一定的資金效益。所以造成機構組織領導人員有所忽視檔案工作，底下工作在意識上也較為淡薄，只是在每月進行簡單的記錄，沒有統(tǒng)一的標準。而且對于眾多檔案的管理工作，也沒有聘請專業(yè)的行業(yè)人員前來進行系統(tǒng)性的整理與編制 ，最終導致管理效率低下，檔案擺放混亂，易丟失和破損[1]。

另外，因工作人員對基層疾病預防控制檔案管理工作未形成全面深入的認識，在收集和記錄資料上大多以單位自身的建設與發(fā)展為主要方向，很少會考慮到國家公共衛(wèi)生事業(yè)的大局發(fā)展，工作人員在日常檔案管理中參與程度不夠，整體程度不透，單將檔案管理當作了迎檢的招牌，事前為“寶”檢查 后視為“稻草”。

（二）管理硬件短缺

受資金條件限制，部分區(qū)域的基層服務機構中現(xiàn)代辦公設備短缺，無法滿足人守一臺電腦的標準，造成相關檔案管理工作難以開展。而且由于電子化系統(tǒng)未更新，檢索、表圖繪制等功能利用率低，操作流程繁瑣。

基層疾病預防檔案管理工作的開展需要大量人力和物力的支撐，但因資金、辦公設備的短缺，相關工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展。各個區(qū)域基層間，有的財力保障充足，相關設施較為完善，并配備專門的管理團隊;而有的基礎設施無法保障，更別提工作多渠道化有效地開展了，這樣問題的存在，也造成政府部門的整體督察管理難以落實與推進下去。

（三）缺少專業(yè)團隊

從事疾病預防控制管理工作，對于工作人員的專業(yè)性要求極高，每名人員既要對檔案管理領域的專業(yè)知識有所系統(tǒng)的了解，同時還要清晰的認識常見的疾病、預防流程及方法等，對醫(yī)學、公共服務領域的知識整體比較熟悉，這樣才能有依據(jù)的撰寫業(yè)務技術報告和總結， 進行統(tǒng)計和編研工作。目前，在基層負責疾病預防控制檔案管理人員，普遍都是理工科、醫(yī)學學科畢業(yè)，并非管理領域?qū)I(yè)人員，行業(yè)專業(yè)人員緊缺。而且，由于在日常工作中會受到多因素的影響，工作人員往往面臨任務重的問題，需要身兼多職，基層內(nèi)也缺少專業(yè)的培訓，長此下去，造成了專人人才短缺、檔案管理崗位人員流動頻繁的嚴重問題，大大地影響工作效率[2]。

三、對策與措施

（一）擴大宣傳力度，強化管理意識

公共衛(wèi)生服務機構、政府、社會應一起聯(lián)手，加大對疾病預防控制檔案管理工作的宣傳。在宣傳工作中，機構領導干部在思想上要與時俱進 ，及時更新思想觀念，發(fā)揮帶頭責任，號召基層管理人員行動起來，轉(zhuǎn)變自身的觀念和意識，積極利用宣傳教育、微博、微信公眾平臺等新興媒體擴大宣傳力度與范圍。而且，在日常管理上要不斷完善共享機制，標準規(guī)范化辦公，使得員工可有意愿地主動整理保留檔案資料。

（二）提高業(yè)務素質(zhì)，組織專門團隊

現(xiàn)在這會的快速發(fā)展需要廣大技術應用人才在工作中奉獻力量。面臨檔案管理這一相對繁瑣的工作，工作人員要在心中樹立起信念，樂于奉獻，在工作中不急不躁，穩(wěn)步推進，做到當日事當日畢。為提高該領域工作人員的整體素質(zhì)，政府應聯(lián)合機構對外邀請業(yè)內(nèi)的專家定期前來舉辦系統(tǒng)的培訓課程或知識講座，組織員工前來學習新技術、新管理理念，便于后期工作有效率的開展。而且隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺的發(fā)展，作為員工的自身也要有自主學習的意識，利用網(wǎng)絡平臺廣泛的資料擴大對專業(yè)知識的了解，并經(jīng)常的利用QQ等交流平臺與業(yè)務人員、行業(yè)專家進行有效的溝通，促進檔案 管理水平的提高。

檔案管理工作要想有計劃、有組織的開展，必須要以完善的規(guī)章制度、合理的收集整理信息的標準作以基礎性的保障。對于不同種類的疾病預防控的資料的整理與管理策略，機構工作人員可利用互聯(lián)網(wǎng)平臺擴大參考，了解最新的方針政策、以及優(yōu)秀的管理剛發(fā)，并結合實際，確定本基層機構具體的歸檔范圍與收集重點。檔案管理工作人員在開展細節(jié)部分管理工作時，應抱有謙遜的態(tài)度，深入各科室， 加強與業(yè)務人員的有效溝通，擴大對專業(yè)知識、各科業(yè)務活動等的相關了解，在《文件材料立卷歸檔制度》的基礎上，科學、合理的進行管理[3]。

（三）融入影像技術，標準規(guī)范管理

隨著政府、機構管理人員對基層疾病預防控制檔案管理意識的提高，近兩年來基層機構在硬件設施配備已有明顯改善，有效的促進了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。高新科學技術的影響下，office辦公軟件等技術功能都在不斷的更新，工作人員在日常管理中要及時聯(lián)系權威軟件公司更新系統(tǒng)部件，簡化操作流程，并且可利用Excel表格、ppt等軟件，將文檔中的部分文字資料轉(zhuǎn)為可視化圖像，提高可識別度。

[參考文獻]

[1]新形勢下的人事檔案管理現(xiàn)狀及解決策略分析[A]. 王靜.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學術研討會”論文集（上）[C]. 2016.

[2]事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析[A]. 徐靜.經(jīng)濟生活——2012商會經(jīng)濟研討會論文集（上）[C]. 2012.

[3]基層街道辦事處檔案管理信息化建設[A]. 黃文瓊.“決策論壇——決策理論與方法研究學術研討會”論文集（下）[C]. 2016.

（作者單位：鄄城縣古泉社區(qū)衛(wèi)生服務中心，山東 菏澤 ?274600）