張子敏

內(nèi)容摘要 隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，文件、檔案的“數(shù)字轉(zhuǎn)型”已成為不可逆轉(zhuǎn)的全球大趨勢(shì)。電子文件與電子檔案的管理模式也面臨著新契機(jī)，尤其是電子文件的單套制管理，已成為當(dāng)前檔案界最值得關(guān)注的研究課題。2015年以來(lái)，國(guó)家和一些地區(qū)、行業(yè)開(kāi)始推出電子文件單套制管理政策，在實(shí)踐方面也獲得了相應(yīng)的成績(jī)。然而在核電行業(yè)，由于對(duì)“安全性”的追求，電子文件單套制的研究和應(yīng)用還處在較為初步的階段。文章從電子文件單套制管理的概念分析、發(fā)展趨勢(shì)、困難與解決方案、研究方法等角度對(duì)核電行業(yè)電子文件全流程單套制管理技術(shù)方法的研究進(jìn)行了解析。

關(guān)鍵詞 電子文件 核電 單套制

1 引言

文件、檔案管理的“數(shù)字轉(zhuǎn)型”已成為一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的全球性大趨勢(shì)。隨著信息化工作的不斷深入，電子文件與電子檔案的管理模式也面臨著新的發(fā)展契機(jī)。國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出：“加快提升電子檔案管理。在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）的管理試點(diǎn)?！庇纱丝梢?jiàn)，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型以文件的全電子化模式運(yùn)轉(zhuǎn)和保存為基礎(chǔ)，“單套制”的實(shí)踐已在國(guó)內(nèi)檔案界成為發(fā)展趨勢(shì)。

2 電子文件的“單套制”管理分析

為了更清晰地理解電子文件的“單套制”，我們可以用傳統(tǒng)的文件“雙套制”概念來(lái)與之進(jìn)行對(duì)比?！半p套制”是指同一份文件同時(shí)采用紙質(zhì)與電子兩種介質(zhì)形態(tài)來(lái)進(jìn)行歸檔保管，如對(duì)原生紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描及OCR識(shí)別等數(shù)字化處理，方便用戶(hù)隨時(shí)瀏覽查閱;或?qū)υ娮游募M(jìn)行紙質(zhì)復(fù)制，以確保文件信息的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期、永久保管的安全性。而“單套制”相對(duì)“雙套制”來(lái)說(shuō)，指通過(guò)電子設(shè)備生成的文件僅以電子方式保存，而不必再制作其他介質(zhì)的復(fù)制件。

可以說(shuō)“雙套制”是我國(guó)在早期電子文件管理工作中，由于政策制度未完善、信息技術(shù)方法不夠先進(jìn)且普及成本高等原因而采取的保守過(guò)渡性手段。隨著當(dāng)前信息化與電子文件管理工作的迅速發(fā)展，雙套制的落后性與不適用性也逐漸凸顯出來(lái)。對(duì)于系統(tǒng)中生成的原生電子文件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容本身、背景信息及結(jié)構(gòu)信息都需要進(jìn)行封裝后歸檔，而只有系統(tǒng)中的電子版本才能保證電子文件的真實(shí)及完整，這是紙質(zhì)復(fù)制件無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。另外，電子文件中存在多種類(lèi)型無(wú)法獲取紙質(zhì)復(fù)制件，如多媒體文件、多圖層文件、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)等[1]。

3 電子文件單套制管理在國(guó)內(nèi)外與核電行業(yè)的現(xiàn)狀及發(fā)展

2011年7月，澳大利亞政府發(fā)布《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》，目的在于促進(jìn)政府機(jī)構(gòu)向文件數(shù)字化管理而轉(zhuǎn)型，要求2015年后的原生電子文件將只以電子形式移交至檔案館。

2012年8月，美國(guó)行政管理和預(yù)算局（OMB）和國(guó)家檔案與文件署（NARA）聯(lián)合發(fā)布《管理政府文件指令》，明確要求截至2019年年末，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)要以電子形式管理所有的永久性電子文件，各機(jī)構(gòu)必須以電子形式向檔案館移交文件，并制訂和實(shí)施轉(zhuǎn)型計(jì)劃。為配合指令實(shí)施，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署開(kāi)展了Capstone項(xiàng)目與RIM成熟度模型等措施[2]。

國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)于“單套制”的研究也在不斷推進(jìn)。2015年以來(lái)，國(guó)家和一些地區(qū)、行業(yè)開(kāi)始推出電子文件單套制管理政策。而在實(shí)踐方面，電子文件單套制管理相關(guān)項(xiàng)目也取得了顯著的成績(jī)。國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委于2016年發(fā)布分批組織開(kāi)展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作的通知，批準(zhǔn)了33家企業(yè)作為第一批試點(diǎn)單位。

同年，上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)開(kāi)展了電子文件和電子檔案“單套制”管理模式探索，并從2017年起向其5個(gè)片區(qū)管理局進(jìn)行試點(diǎn)成果的全面推廣。國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行承擔(dān)了電子合同國(guó)家電子文件管理試點(diǎn)任務(wù)，開(kāi)展助學(xué)貸款合同電子化和業(yè)務(wù)流無(wú)紙化試點(diǎn)工作等。

通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)對(duì)“電子文件+單套”“電子文件+單軌”組合關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，共計(jì)檢索出文獻(xiàn)22篇，其中內(nèi)容以管理類(lèi)研究居多，IT技術(shù)類(lèi)研究較少且方向面向較窄。而以“核電+單套”“核電+單軌”組合關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，未發(fā)現(xiàn)相關(guān)文獻(xiàn)，說(shuō)明在核電行業(yè)，對(duì)電子文件的單套制管理研究仍處在起步階段。

4 核電行業(yè)電子文件單套制技術(shù)方法研究的必要性

核電行業(yè)所涉及業(yè)務(wù)范圍廣，業(yè)務(wù)系統(tǒng)及產(chǎn)生的電子文件記錄數(shù)量多，重要程度高，對(duì)安全性及保密性要求高。以核電廠運(yùn)行日志文件為例，作為核電廠電力生產(chǎn)最為基礎(chǔ)的運(yùn)行記錄，運(yùn)行日志文件量大（兩臺(tái)機(jī)組每年約產(chǎn)生5000余份），保管要求高，根據(jù)NB/T 20523—2018《核電文件檔案管理要求》值長(zhǎng)日志保管期限為永久，機(jī)組長(zhǎng)日志保管期限為30年。按照歷年歸檔工作經(jīng)驗(yàn)，如以紙質(zhì)介質(zhì)產(chǎn)生，每年約產(chǎn)生檔案案卷100卷，約合紙張30 000張。而如果核電廠能夠積極探索電子文件管理工作新思路，進(jìn)行運(yùn)行日志系統(tǒng)電子化改造。各類(lèi)運(yùn)行日志在運(yùn)行日志系統(tǒng)生成電子文件，文件及元數(shù)據(jù)通過(guò)接口（API）向文檔管理系統(tǒng)輸出并在文檔管理系統(tǒng)中完成歸檔，運(yùn)行日志的電子化便可有效提升日志流轉(zhuǎn)效率，減輕核電廠運(yùn)行工程師負(fù)擔(dān)，節(jié)約紙張、印刷成本，同時(shí)符合新時(shí)代信息化工作的發(fā)展目標(biāo)和趨勢(shì)。

5 核電行業(yè)電子文件單套制管理技術(shù)方法研究難點(diǎn)及解決方案

電子文件作為“數(shù)字信息”與“文件”的結(jié)合，與紙質(zhì)文件相比，具有對(duì)計(jì)算機(jī)軟件硬件的依賴(lài)性、信息的易變性、物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性等特點(diǎn)[3]。核電行業(yè)所涉及業(yè)務(wù)范圍廣，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量繁多且功能復(fù)雜，系統(tǒng)架構(gòu)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣性極易導(dǎo)致大多數(shù)電子文件從產(chǎn)生階段起不夠規(guī)范，因此需對(duì)其按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行優(yōu)化，如通過(guò)身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、加密技術(shù)、電子簽章等方法，確保其從前端產(chǎn)生可信有效的電子文件，以便能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件全流程的單套制管理。

通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的研讀可知，電子文件單套制管理的研究大多數(shù)集中在前端和中端，而電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期和永久保存是單套制得以成立的“必要條件”。核電行業(yè)內(nèi)各家公司能否在現(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上使其具備可信倉(cāng)儲(chǔ)能力，是實(shí)現(xiàn)“全電子化流程”單套制的一個(gè)關(guān)鍵因素，這也成為電子文件單套制管理方法研究的另一大難點(diǎn)。

此外，電子文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的運(yùn)維環(huán)境安全性保障方法，電子文件在歸檔階段的文件真實(shí)性技術(shù)鑒定方法等內(nèi)容也是研究的重要內(nèi)容。

6 電子文件單套制技術(shù)研究方法梳理

6.1 文獻(xiàn)研究

圍繞電子文件單套制管理課題，廣泛收集國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，積極進(jìn)行比較研究。通過(guò)對(duì)學(xué)術(shù)期刊論文的研究，總結(jié)、分析近年來(lái)國(guó)內(nèi)外電子文件單套制管理的研究成果，重點(diǎn)關(guān)注最新技術(shù)的研究及應(yīng)用情況。

6.2 調(diào)查研究

對(duì)國(guó)內(nèi)已驗(yàn)收的電子文件管理試點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行信息收集、篩選，重點(diǎn)選取有指導(dǎo)性的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查研究，借鑒其在電子文件單套制管理工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

6.3 個(gè)案研究

總結(jié)文獻(xiàn)研究及項(xiàng)目調(diào)查研究結(jié)果，探索核電行業(yè)電子文件全流程單套制管理的技術(shù)方法，并對(duì)其可行性進(jìn)行驗(yàn)證。

6.4 總結(jié)提煉

總結(jié)上述內(nèi)容，歸納出一套行之有效的核電行業(yè)電子文件全流程單套制管理技術(shù)方法及模型，并輸出項(xiàng)目成果總結(jié)報(bào)告。在理論研究的基礎(chǔ)上，有條件的情況下，可以采用“方案研究+軟件（平臺(tái)）開(kāi)發(fā)+硬件建設(shè)”三位一體的路線，使電子文件單套制管理技術(shù)方案的研究能夠得到實(shí)施和落地。

7 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)下的“數(shù)字轉(zhuǎn)型”趨勢(shì)下，“電子文件”將逐步成為新增文件和檔案的全部，因此，各單位需對(duì)電子文件“單套制”管理的技術(shù)方法進(jìn)行深入研究。在企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，以需求為導(dǎo)向進(jìn)行電子文件管理功能的分析和技術(shù)開(kāi)發(fā)，積極迎合數(shù)字時(shí)代下企業(yè)文檔管理工作的全面變革。而核電作為走出去的國(guó)家新名片，不但要順應(yīng)時(shí)代背景下的新趨勢(shì)，更應(yīng)走到隊(duì)伍的最前列，成為“數(shù)字轉(zhuǎn)型”的引領(lǐng)者。

（作者系廣西防城港核電有限公司 工作人員）

【參考文獻(xiàn)】

[1]錢(qián)毅.電子文件“單套制”管理相關(guān)概念的辨析與思考[J].檔案學(xué)通訊，2017（6）：8-13.

[2]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學(xué)研究，2019（1）：88-94.

[3]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2017.