李志香

【摘要】干部的個(gè)人詳細(xì)資料都存在每個(gè)人的檔案中，干部人事檔案是選拔任用干部的重要依據(jù)之一。因此，干部人事檔案信息的管理，將會(huì)越來(lái)越得到重視。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;管理;創(chuàng)新

一、檔案管理單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視

干部人事檔案在個(gè)人生活工作中越來(lái)越重要，也越來(lái)越規(guī)范，無(wú)論對(duì)個(gè)人還是對(duì)單位都有重要關(guān)系，在學(xué)校、個(gè)人日常生活和教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用，是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的重要依據(jù)，起到作為法律依據(jù)和參考借鑒的作用。人事檔案管理工作主要涉及檔案收集、檔案整理、保管維護(hù)和檔案借閱等幾個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，目前極大一部分人甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要是個(gè)人就能勝任檔案管理工作，隨隨便便指定一些人來(lái)干這份工作，但事實(shí)并非如此，檔案管理紛繁復(fù)雜，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為人事檔案管理就是對(duì)個(gè)人檔案材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保管。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展空間結(jié)構(gòu)的深刻變化以及“一帶一路”國(guó)家倡議的推進(jìn)，人事檔案信息的利用率會(huì)與日俱增。 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給生活帶來(lái)了極大的方便，然而干部人事檔案工作依然落后于時(shí)代的發(fā)展，主要還是以紙質(zhì)為主，工作效率低，技術(shù)落后，而且還存在許多問(wèn)題：比如信息不全面，數(shù)據(jù)存在誤差，更新費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而且紙質(zhì)版的信息容易丟失，損壞，混亂，同時(shí)恢復(fù)信息既困難又麻煩。為改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)改變落后的技術(shù)手段，發(fā)展更高效、科學(xué)、方便的干部人事檔案模式。

二、嚴(yán)把人事檔案材料審核關(guān)，保證人事信息的準(zhǔn)確性

現(xiàn)在國(guó)家對(duì)各個(gè)層次教育工作不斷重視，對(duì)學(xué)校的管理力度也不斷加強(qiáng)。為了全面發(fā)展改變?nèi)耸鹿芾?，需要?duì)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化加強(qiáng)管理。目前，國(guó)家也明確提出從嚴(yán)管理干部人事檔案，同時(shí)大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)也逐步開(kāi)始認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，都希望單位人事檔案工作提高到新的水平。

（一）提高認(rèn)識(shí)，抓好人事檔案材料入口關(guān)。對(duì)收集的材料做好審核，確定是否應(yīng)歸入人事檔案、材料是否真實(shí)準(zhǔn)確、是否存在涂改、是否齊全完整、填寫(xiě)是否規(guī)范、手續(xù)是否完備、檔案整理是否符合要求等，確保材料的準(zhǔn)確性。

（二）做到“凡進(jìn)必審”。對(duì)于新招錄人員及新轉(zhuǎn)入的干部人事檔案，提早甄別涉及年齡、工齡及學(xué)歷、獎(jiǎng)懲情況等重要信息材料，堅(jiān)決杜絕涂改造假及違規(guī)進(jìn)人現(xiàn)象。

（三）收集檔案材料，完善檔案內(nèi)容。用定向、定時(shí)、追蹤等方法多渠道全方面收集檔案材料，完善檔案內(nèi)容。首先，要對(duì)即將選拔的干部的鑒定類、考核類以及履歷類檔案資料進(jìn)行收集，通過(guò)定向及定期有效結(jié)合的方式來(lái)對(duì)這些資料進(jìn)行收集，確保干部檔案資料的完善與完整。其次，要加強(qiáng)對(duì)干部職稱評(píng)定、工作表彰、任免以及違法違紀(jì)處理等環(huán)節(jié)的資料整理，提升對(duì)干部德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料收集的重視程度。最后，要完整的收集有效反映干部政治素養(yǎng)、道德品質(zhì)以及工作作風(fēng)方面的資料，將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一整理和規(guī)整，以便于供上級(jí)部門(mén)調(diào)閱和使用。

（四）增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性與真實(shí)性。對(duì)于干部人事檔案來(lái)說(shuō)，信息的準(zhǔn)時(shí)性和真實(shí)性是極為重要的，為了增強(qiáng)其人事檔案的準(zhǔn)時(shí)性和真實(shí)性，要增強(qiáng)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性，固定時(shí)間整理人事檔案資料，對(duì)已有資料進(jìn)行檢查，對(duì)于不重要無(wú)意義無(wú)須保存的資料進(jìn)行刪減，增加新的內(nèi)容，這樣既利于資料的管理同時(shí)又利于人力資源管理部門(mén)全面了解干部人員的真實(shí)情況。增加并擴(kuò)寬信息容量，使信息管理體系和處理系統(tǒng)得到完善，從而提高效率。

三、促進(jìn)干部人事檔案工作制度化規(guī)范化信息化建設(shè)

加快規(guī)范干部人事檔案工作，并制定相關(guān)制度，同時(shí)使其信息化。為了使人事檔案工作信息化，應(yīng)盡快完善信息管理系統(tǒng)，加快建設(shè)干部信息庫(kù)和干部電子檔案，從而改善工作效果和質(zhì)量。此外，還要強(qiáng)化干部檔案工作隊(duì)伍的服務(wù)能力水平，定期進(jìn)行培訓(xùn)，專業(yè)化更強(qiáng)。1.定期開(kāi)展檔案宣傳工作，印刷有關(guān)的檔案基本知識(shí)的宣傳材料，分發(fā)給教職員工和相關(guān)職能部門(mén)的工作人員，通過(guò)這些方式讓學(xué)校教職員工了解人事檔案工作的具體流程以及具體要求，從而提高人們對(duì)人事檔案管理工作的重視和檔案材料及時(shí)歸檔的思想意識(shí)。2.檔案管理部門(mén)要及時(shí)進(jìn)行上下溝通、交流，對(duì)上不時(shí)提醒單位領(lǐng)導(dǎo)檔案對(duì)學(xué)校以及將來(lái)學(xué)校發(fā)展的重要性，對(duì)下要時(shí)刻關(guān)注學(xué)校各種人員變動(dòng)，及時(shí)收集材料，對(duì)教職員工提出專業(yè)的歸檔建議及要求，為人事檔案收集工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。這樣檔案管理人員管理檔案輕松，材料收集快速，不用為材料流失著急，各種關(guān)系理順、工作氛圍和諧，每個(gè)教職工逐步都有人事檔案參與意識(shí)，并自覺(jué)地進(jìn)行檔案材料的收集、整理工作，人事檔案管理人員提高了材料填寫(xiě)的規(guī)范性，能及時(shí)對(duì)材料進(jìn)行整理和歸檔。

四、提升對(duì)檔案資料保密的重視程度，設(shè)置嚴(yán)密的檔案安保措施

實(shí)體檔案的保管應(yīng)該有專室專柜保管，檔案放置的地方注意保持通風(fēng)、干燥。檔案的傳遞過(guò)程應(yīng)該有明確的時(shí)間和姓名登記，檔案員需要實(shí)時(shí)追蹤檔案的位置。電子文檔的分享需要設(shè)置密碼，使用者需要進(jìn)行身份認(rèn)證，防止干部檔案資料隨意泄露。另外電子文檔必須設(shè)置備份，備份的設(shè)備應(yīng)該和實(shí)體檔案一起被嚴(yán)格保護(hù)起來(lái)。檔案資料的傳輸必須有一定的保護(hù)措施，必要情況下需要使用加密文件。檔案作為干部工作歷程記錄，含有很多的重要信息，信息外漏將對(duì)干部工作以及升遷任免造成一定的影響。因此，檔案管理部門(mén)一定要做好實(shí)體人事檔案的安全保護(hù)措施。

五、不斷加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，保證干部檔案規(guī)范化

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的材料收集及整理，往往存在“說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往，檔案材料完整性、真實(shí)性從何而來(lái)？這就必須要將檔案管理工作納入日常的工作議程中，領(lǐng)導(dǎo)要定期向管檔人員了解干部檔案實(shí)質(zhì)，積極解決檔案管理人員工作中遇到的問(wèn)題，只有上下配合，才能形成良好工作格局。

（二）加強(qiáng)管檔隊(duì)伍建設(shè)。具有高度的責(zé)任心和原則性，良好的政治素養(yǎng)和思想品德是對(duì)人事檔案管理工作人員的必然要求。一是多組織培訓(xùn)，在注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，更應(yīng)該注重職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，使管檔人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)檔案管理的基本原則和底線，確保檔案不失真。二是要注重人事檔案管理人員的培養(yǎng)，人事檔案管理是默默無(wú)聞的一項(xiàng)工作，工作成效顯現(xiàn)緩慢，應(yīng)把從嚴(yán)管理和關(guān)心愛(ài)護(hù)結(jié)合起來(lái)，從思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面關(guān)心管檔人員，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，打造富有“安、專、迷”精神的人事檔案隊(duì)伍。

（三）配備專業(yè)專職檔案管理人員。檔案管理人員的流動(dòng)性較大，應(yīng)當(dāng)配備專職、專業(yè)的檔案工作人員。目前，很多學(xué)校普遍存在將人事檔案管理工作視為無(wú)關(guān)緊要的工作的情況，檔案管理人員更是流水一般更換交替，專業(yè)的檔案管理人員更是少之又少，大多都是根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，有些甚至文化水平很低，檔案管理人員流動(dòng)大的問(wèn)題普遍存在。很多人對(duì)檔案管理也抱著敷衍了事的心態(tài)。大部分工作人員身兼數(shù)職，不可能像專職檔案人員一樣將精力主要投身在檔案管理上，從而導(dǎo)致在工作中普遍存在檔案專業(yè)知識(shí)不完備，也給人事檔案管理工作的帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。在這種檔案管理人員流動(dòng)性大、配備不足、文化層次不齊的情況下，專業(yè)專職的人事檔案工作人員是形勢(shì)所需。學(xué)校應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際，確保檔案管理人員配備的充足性和有效性，同時(shí)定期進(jìn)行培訓(xùn)。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案在干部選拔任用中起著至關(guān)重要的作用，它能使我們更好地了解每一個(gè)人的過(guò)去、現(xiàn)在，也能夠使我們?cè)谝欢ǔ潭壬项A(yù)見(jiàn)未來(lái)。如今經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，使我們國(guó)家人事檔案管理工作也在快速發(fā)展，我們既要做好檔案的收集、整理、歸檔、審核工作，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為組織干部工作作出更大貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蘇玲.干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題及創(chuàng)新策略[J].中外企業(yè)家，2017（09）.

[2]張立志.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案信息化建設(shè)探討[J].城建檔案，2017（09）.