牛婷婷

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的迅速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)涉及到企業(yè)管理工作的各個方面，檔案管理工作的信息化管理工作的推進也是具有必要的。計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是信息化管理工作的平臺，檔案信息化管理工作的風(fēng)險性受到計算機網(wǎng)絡(luò)安全性的影響。雖然國家一直在對網(wǎng)絡(luò)安全進行管制，但是計算機網(wǎng)絡(luò)的公開性使得其安全風(fēng)險一直存在。本文通過對檔案信息化管理防控風(fēng)險的分析，對檔案信息化管理風(fēng)險防控方法和應(yīng)對措施進行研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;風(fēng)險防控;應(yīng)對措施

在計算機網(wǎng)絡(luò)廣泛覆蓋的工作環(huán)境中，對企業(yè)檔案進行信息化管理具有必要性。將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行管理可以提高檔案的管理效率，減少檔案管理的工作量，也可以將檔案管理工作與企業(yè)運營過程中的其他工作進行有效的銜接和結(jié)合，將檔案管理工作的作用進行有效的發(fā)揮。但是在現(xiàn)有計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行電子檔案的管理仍然存在許多安全隱患，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作過程中要提高風(fēng)險意識，對檔案信息化管理工作中潛在的風(fēng)險制定有效的防控措施。

一、檔案信息化管理的可能風(fēng)險

1.檔案信息的真實性

檔案的信息化管理進行建設(shè)需要將所有的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式，并使用各種電子文檔進行信息收集。但是在現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)水平下，傳統(tǒng)的檔案學(xué)要求的“檔案文件原始性”沒有辦法完全滿足現(xiàn)在檔案管理工作的工作要求。尤其是接收和采集的電子文檔，其原本的文件內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難以得到全面的體現(xiàn)。所以，沒有原生載體的檔案，在進行檔案信息化管理的過程中具有無法保證信息真實性的風(fēng)險。

2.網(wǎng)絡(luò)、計算機技術(shù)等本身的安全風(fēng)險

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為一個開放、共享的系統(tǒng)空間，從存在開始就有許多的信息安全隱患存在。即使每個國家都制定了關(guān)于計算機網(wǎng)絡(luò)使用方面的規(guī)章管理制度，并且都很注重網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)的構(gòu)建，但是在網(wǎng)絡(luò)空間中計算機病毒和黑客攻擊等風(fēng)險一直都存在。

3.檔案信息的泄露風(fēng)險

檔案信息化管理為檔案的整理和管理帶來許多的便捷，可以有效的提高檔案管理的效率，但是檔案的信息化管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理具有更加容易泄露信息的風(fēng)險。信息化檔案管理中對檔案的儲存、保管、查詢、利用方式等方面都和傳統(tǒng)的檔案管理不同。計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性的特征和檔案管理的機密性特征是背離的，對檔案信息化管理帶來挑戰(zhàn)。并且，電子的檔案信息儲存有著易失效的風(fēng)險，這對檔案信息的儲存和管理技術(shù)帶來挑戰(zhàn)。

4.檔案信息的完整性風(fēng)險

在對檔案信息進行整理存儲的過程中對檔案的真實性和檔案的完整性具有嚴(yán)格的要求，要保證檔案進行數(shù)字化的過程匯總內(nèi)容要完整，要能夠詳細的記錄檔案的內(nèi)容。但是在實際的檔案信息化建設(shè)過程中，電子文件的行程、存儲、歸檔、交換、查詢、信息管理過程匯總，受到管理平臺、管理機制和信息載體的約束，檔案信息的建設(shè)容易出現(xiàn)原有數(shù)據(jù)不完、次序散亂、檔案信息被調(diào)整等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的問題，使得檔案喪失原有的價值，給檔案的信息化管理帶來風(fēng)險問題。

二、檔案信息管理風(fēng)險評估的重要性

1.風(fēng)險評估的要點

在進行檔案信息管理的過程中進行有效的風(fēng)險評估可以有效的防范風(fēng)險，制定科學(xué)的風(fēng)險預(yù)防措施。電子檔案管理人員進行檔案管理風(fēng)險的評估要先對電子檔案的應(yīng)用進行全面的分析，在對電子檔案進行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，對風(fēng)險進行有針對的預(yù)防和控制。風(fēng)險評估的方面主要包括風(fēng)險發(fā)生的概率、可能造成的損失程度、風(fēng)險的等級、防范方法、解決措施等方面。

2.風(fēng)險評估的作用

檔案信息化管理風(fēng)險主要是信息安全方面的風(fēng)險，主要是對電子檔案存在的弱點、面臨的威脅和可能會造成的影響的分析，以及對這三個方面綜合的分析和風(fēng)險評估。進行有效的風(fēng)險評估可以降低電子信息檔案管理出現(xiàn)風(fēng)險的概率，可以提前制定風(fēng)險防范措施，在風(fēng)險出現(xiàn)的情況下，將負面影響降到最低，進而提高電子信息檔案管理的有效性。

3.風(fēng)險預(yù)判意識

檔案信息管理人員在進行電子檔案管理的過程中要時刻具有風(fēng)險防范意識，對信息安全問題提高警惕，積極應(yīng)對電子檔案管理過程中遇到的風(fēng)險問題，在風(fēng)險防范的過程中尤其要注重對不確定風(fēng)險的防范。電子檔案管理工作人員在工作中要把風(fēng)險控制工作放在工作的首位，要積極應(yīng)對風(fēng)險，提前制定科學(xué)有效的風(fēng)險防范措施，盡量避免風(fēng)險的出現(xiàn)和降低風(fēng)險帶來的損失，促進檔案信息化管理水平的提高。另外，企業(yè)要在思想層面上改變對電子檔案管理沒有風(fēng)險的錯誤認識，對檔案管理過程中風(fēng)險發(fā)生后可能帶來的后果進行分析，使得管理人員能夠?qū)π畔⒐芾碇械娘L(fēng)險發(fā)生形成正確的認識，重視每個管理環(huán)節(jié)的安全工作，提高電子檔案管理安全意識。

三、檔案信息化管理安全風(fēng)險防控方法和應(yīng)對措施

1.加強檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案信息化管理涉及到的范圍廣泛，對于企業(yè)運營的影響深遠。但是在檔案進行信息化管理之前，紙質(zhì)版的檔案使用的時間是很久遠的，對于企業(yè)的管理具有深遠的影響，檔案管理的模式已經(jīng)固化，檔案管理人員在進行檔案管理的過程中受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響較大。在進行檔案信息化管理的過程中要將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一還是困難的。針對這個問題，企業(yè)在進行檔案信息化管理的過程中要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的管理水平進行提高，建立相關(guān)的有效的信息管理平臺，使得檔案信息化管理的工作符合管理要求，達到信息化管理水平，確保信息化管理的有效性。

2.做好檔案信息化管理調(diào)研工作

進行檔案信息化管理的基本要求是要符合信息化管理的相關(guān)規(guī)范。隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新和提高，電子信息化管理的環(huán)境在不斷變化，原有的檔案管理制度對于檔案信息化管理已經(jīng)不再適用，企業(yè)的檔案管理部門有必要根據(jù)現(xiàn)有的信息化檔案管理需要制定相應(yīng)的檔案管理制度。在進行檔案管理制度的時候應(yīng)該多方面考慮，檔案管理涉及到的企業(yè)管理部門和企業(yè)員工比較多，企業(yè)人員的分布在不同分部門，檔案信息具有一定的復(fù)雜性，在進行檔案管理的過程中要做好調(diào)研和信息整理工作，對企業(yè)員工的檔案信息進行全面的調(diào)研，保證檔案信息記錄的真實性和可靠性。另外，檔案管理人員在進行檔案整理的過程中要把整理的重點放在紙質(zhì)版的檔案整理上，確保紙質(zhì)檔案的改動和電子檔案改動的統(tǒng)一，落實檔案信息化管理的規(guī)范性，保證企業(yè)檔案信息的一致性。

3.進行檔案信息安全的風(fēng)險分析

企業(yè)在進行檔案信息化管理的過程中要對管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險提前進行評估和防范。進行風(fēng)險評估的工作就是要將檔案信息化管理過程中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險進行羅列，分析出這些風(fēng)險發(fā)生的情況下會造成的損失，對這些風(fēng)險進行等級分類，在進行風(fēng)險防范的過程中有重點的進行風(fēng)險的防范工作，將風(fēng)險出現(xiàn)帶來的損失盡量控制在最小的范圍內(nèi)。風(fēng)險等級的劃分也有助于在風(fēng)險發(fā)生的情況下，檔案管理人員按照風(fēng)險對企業(yè)運營的威脅程度，有序高效的從高到低對風(fēng)險問題進行解決。

4.提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理水平與計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全水平具有重要的聯(lián)系，與企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)水平也具有重要的聯(lián)系。這些都是對檔案管理人員技術(shù)能力的基本要求，是避免檔案信息化管理過程中不必要風(fēng)險的基礎(chǔ)。另外，企業(yè)要注重員工風(fēng)險防范意識的考察，檔案管理人員要具有足夠的風(fēng)險意識，在進行檔案管理工作的過程中才可以具有及時處理和預(yù)防風(fēng)險的意識。

5.做好檔案信息的識別工作

將企業(yè)的檔案進行整理和歸類是進行檔案管理的基礎(chǔ)工作。進行有效的檔案信息化管理可以幫助企業(yè)更好的進行檔案的歸類和整理。檔案的歸類和整理可以為檔案管理風(fēng)險評估工作提供依據(jù)。所以，檔案管理工作人員在進行檔案整理的過程中，要對檔案的信息進行識別，對檔案的信息進行全面的分析，進而找到風(fēng)險出現(xiàn)的源頭，分析出檔案管理工作中的不足之處，并根據(jù)檔案的分類對檔案管理進行分層分析，這有助于簡化檔案管理工作，在進行風(fēng)險預(yù)測的時候也可以有層次的展開評估和預(yù)測。

四、結(jié)束語

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理也在得到不斷的推進，使用檔案信息化管理可以提高企業(yè)檔案管理的效率和檔案管理的水平，但是在進行檔案信息化管理的過程中存在著許多的潛在風(fēng)險，對檔案管理工作造成威脅。檔案管理工作人員在進行檔案管理工作的過程中要提高自身的技術(shù)水平和風(fēng)險防范意識，要提前做好風(fēng)險評估工作，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，盡量避免檔案管理風(fēng)險的出現(xiàn)，將風(fēng)險帶來的損失控制在最小的范圍內(nèi)。

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[2]白 蘭.檔案信息化管理風(fēng)險防控方法及對策[J].黑龍江科技信息，2016

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（作者單位：陜西省天然氣股份有限公司）

作者簡介：沈玉瑾（1970-），女，漢，江蘇人，中國電子科技集團公司第五十一研究所，大專，館員，研究方向：檔案信息化，檔案編研。