馬瑞

【摘要】隨著信息傳播技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也進(jìn)入革新階段。當(dāng)代企業(yè)檔案信息資源對企業(yè)的發(fā)展具有重要價值，必須加強(qiáng)管理與利用工作。本文從提高相關(guān)人員思想認(rèn)識、建立完善管理機(jī)制、結(jié)合科技手段進(jìn)行檔案電子化改革、加強(qiáng)檔案編研工作等四個方面對當(dāng)下檔案管理工作提出創(chuàng)新建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) ?檔案管理 ?檔案電子化 ?檔案編研

引言：企業(yè)檔案指企業(yè)在發(fā)展過程中做出決策及開展活動時保留下來的具有高度記錄意義的原始性資料，而企業(yè)檔案管理則是對這些資料資源進(jìn)行匯總保存及協(xié)助調(diào)用的工作總稱。在新時期，良好的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)所做決策提供高價值的參考例證及預(yù)期分析，為企業(yè)未來的良好發(fā)展保駕護(hù)航。

一、提高檔案管理工作人員思想認(rèn)

2019年10月，中煤大同能源有限公司舉辦中層管理干部管理技能素質(zhì)提升培訓(xùn)班，進(jìn)行對企業(yè)檔案信息管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享，提高相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識，引導(dǎo)檔案管理人員充分意識到檔案信息管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，促進(jìn)整體管理質(zhì)量提升。

在當(dāng)下部分企業(yè)中仍存在這樣一個問題，不論企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作者都對此項(xiàng)工作缺乏本質(zhì)認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作僅局限于對檔案信息資源進(jìn)行收集與匯總的范圍內(nèi)，忽略了檔案的實(shí)際用途與使用方式，以致不少企業(yè)檔案庫出現(xiàn)繁冗化、落后化等不良現(xiàn)象，導(dǎo)致有需求人員進(jìn)行查閱的積極性降低，繼而更加缺乏來自使用者的改進(jìn)建議。在這種狀況下，檔案庫的自身不足與外界忽視形成閉環(huán)，拖慢檔案庫發(fā)展的速度，使部分企業(yè)檔案管理部門長期處于發(fā)展停滯狀態(tài)，不利于企業(yè)進(jìn)步與提升。

企業(yè)應(yīng)提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，并通過與其他企業(yè)或本企業(yè)其他下屬公司間交流與學(xué)習(xí)提高工作人員的檔案管理技能，鼓勵檔案管理人員結(jié)合先進(jìn)理論與企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行研究探索，開發(fā)出與本企業(yè)發(fā)展實(shí)情相匹配的檔案管理模式，重視檔案實(shí)用性與可用性，為企業(yè)未來發(fā)展提供重要參考。

二、建立完善檔案管理機(jī)制

2019年5月，中煤集團(tuán)召開檔案工作現(xiàn)場推進(jìn)會暨交流座談會.集團(tuán)公司辦公廳副主任曹君于會議上表示：檔案管理工作人員在工作中不僅要提高業(yè)務(wù)技能，還應(yīng)改善溝通態(tài)度，以服務(wù)群體為工作要求，推進(jìn)檔案管理制度專業(yè)化與規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案豐富存量與活躍利用并行，建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制。

這一創(chuàng)新體現(xiàn)在兩個方面：第一，豐富企業(yè)檔案庫儲藏量，擴(kuò)大檔案庫可利用規(guī)模，如增加檔案信息收錄種類與性質(zhì)、鼓勵有需求員工對缺失信息進(jìn)行上報并盡快補(bǔ)錄、對具有研究價值的稀有信息進(jìn)行詢購等;第二，提高檔案查閱與使用的便利程度，加強(qiáng)檔案管理工作者的服務(wù)意識，促進(jìn)企業(yè)員工對檔案資源增加了解與利用，把企業(yè)檔案從舊有的龐雜混亂印象中解救出來，賦予檔案新生意義，增強(qiáng)檔案實(shí)用性。

2019年11月，中煤集團(tuán)派代表參加第五屆煤炭行業(yè)檔案館館長論壇會議，此前集團(tuán)曾對企業(yè)檔案資源管理模式中豐富檔案藏量與提高檔案實(shí)用性表達(dá)關(guān)注，發(fā)表《百年老礦以檔案開發(fā)推動企業(yè)文化傳承》一文，該論文在會議上榮獲一等獎，獲得與會者一致好評。

另外，企業(yè)也應(yīng)對檔案管理人員的工作制度作出規(guī)范調(diào)整，如酌情設(shè)立賞罰機(jī)制對工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，并對有研究成果者加以獎勵等。加強(qiáng)工作規(guī)范對檔案管理人員的工作態(tài)度具有約束與引導(dǎo)作用，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展建立穩(wěn)定環(huán)境。

三、結(jié)合科技推行檔案電子化

2016年，中煤能源集團(tuán)下屬的安全裝備技術(shù)研究分院聯(lián)合華云數(shù)據(jù)共同開發(fā)“私有云”信息資源管理平臺，優(yōu)化信息存儲與查詢機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案信息的保存私密性，為檔案信息資源的管理與共享開拓極大發(fā)展空間。

隨著信息時代來臨，當(dāng)前企業(yè)檔案管理部門所面臨的信息繁雜度和查詢緊張度都遠(yuǎn)非以文書為主要載體的時代可比。結(jié)合科技推進(jìn)檔案電子化改革主要從兩個方面做出創(chuàng)新：第一，完善檔案查詢系統(tǒng)，建立結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)簡潔的檔案信息查詢目錄，增加查詢引擎中關(guān)鍵詞收錄并對其所關(guān)聯(lián)的檔案領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)化，更換老舊系統(tǒng)，提高新系統(tǒng)利用率，增強(qiáng)檔案資料查詢與調(diào)用的便捷性;第二，電子化檔案對可查資料的內(nèi)容與形式都有所增加，極大程度減少檔案堆積對空間的占用，長期發(fā)展下能夠提升管理人員的整理檔案效率，促進(jìn)企業(yè)檔案系統(tǒng)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

值得一提的是，檔案電子化改革需要檔案管理人員具備相應(yīng)的科技知識與技術(shù)水平，企業(yè)可通過對管理人員統(tǒng)一進(jìn)行培訓(xùn)或吸納高素質(zhì)人才就崗等方式提高管理人員對科技產(chǎn)品的應(yīng)用程度，全面推行檔案信息電子化改革。

四、加強(qiáng)檔案編研與整理，提高檔案利用率

檔案編研是指企業(yè)檔案管理部門根據(jù)檔案使用過程中的具體需求，對匯總的檔案信息進(jìn)行集中分類與編目，提高檔案間層級關(guān)聯(lián)性，增加檔案查詢便捷度，再在此基礎(chǔ)上對分類后的檔案做出分析研討與二次編纂，建立合理結(jié)構(gòu)使檔案信息由孤立化走向聯(lián)結(jié)，縮短查詢時間，提高覆蓋信息量，增加檔案利用率。

在當(dāng)今時代，高度繁雜的信息充斥在查詢系統(tǒng)的每個角落，不止帶來內(nèi)容上的重復(fù)，還因資料聯(lián)系不足等問題導(dǎo)致檔案呈現(xiàn)的信息資源趨于表層化與片面化，極大影響到查閱者的擇用。對此，企業(yè)檔案信息管理人員應(yīng)勤于總結(jié)與詢問，廣泛了解使用者對檔案的需求，并從中選取具有普遍性的內(nèi)容進(jìn)行精研與編纂，增加檔案資料的多元性與實(shí)用性，提高檔案利用率，讓檔案發(fā)揮其原本的記錄與參考作用，真正“活”起來。

五、結(jié)論

綜上所述，在新時期，企業(yè)可合理應(yīng)用提高管理人員思想素質(zhì)、建立規(guī)范檔案信息管理制度、推進(jìn)檔案信息電子化改革、加強(qiáng)檔案編研與整理工作等手段對檔案信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，企業(yè)檔案是該企業(yè)發(fā)展至今積累的寶貴財富，企業(yè)應(yīng)對此進(jìn)行繼承與開發(fā)，為未來進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)：

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