吳利明

根據(jù)2008年5月財政部等五部委發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范—基本規(guī)范》、2010年4月份發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第1號—組織架構(gòu)》等18項應(yīng)用指引、2012年《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行)》等規(guī)定，結(jié)合近幾年來在合同管理上的工作實踐，從醫(yī)院合同的訂立、履行環(huán)節(jié)著手，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)醫(yī)院的合同管理。

一、醫(yī)院合同管理中的主要風(fēng)險

1.以醫(yī)院名義對外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動、合作項目時，應(yīng)簽訂合同而未訂立合同的；未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，就有可能導(dǎo)致醫(yī)院合法權(quán)益受到侵害。非法人簽訂的合同存在無授權(quán)委托書現(xiàn)象，一旦發(fā)生合同糾紛，容易造成醫(yī)院工作被動。近兩年醫(yī)院簽訂各類合同230余份，其中某職能科室簽訂的供貨合同，合同標(biāo)的315萬元，等合同履行完畢支付款項時，才發(fā)現(xiàn)合同簽訂人為該科室負(fù)責(zé)人，經(jīng)查又無法人授權(quán)委托書，嚴(yán)重違反醫(yī)院相關(guān)合同簽訂規(guī)定。

而按醫(yī)院相關(guān)文件規(guī)定：合同標(biāo)的小于5000元的，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽訂；標(biāo)的大于5000元，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后報院長簽訂，或由院長書面授權(quán)委托他人簽訂。重大合同需提前上報，經(jīng)院長辦公會議集體討論決定后再予簽訂。

2.合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益受損；合同簽訂后，要求簽約部門做好監(jiān)督跟蹤，及時了解合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時告知有關(guān)部門，加強(qiáng)協(xié)作，及時處理，使合同管理處于有效的控制狀態(tài)。如房屋出租合同簽訂后，合同對方應(yīng)履行的義務(wù)，合同的簽約部門在執(zhí)行過程中不聞不問，未按約如期收取租金，等財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)后多次催討，才上繳醫(yī)院。

3.合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害醫(yī)院利益。如某進(jìn)口電梯設(shè)備買賣合同中，簽訂后需要提供不可撤銷的銀行付款保函，外方才予以生產(chǎn)電梯（而保函僅限于四大國有銀行各地分行或其上級銀行開出的銀行付款保函)，而醫(yī)院開戶銀行為區(qū)級支行，財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)后，向相關(guān)簽約部門提出，銀行保函可能不符合合同要求，要求簽約部門就合同條款先與對方聯(lián)系，而簽約部門未予重視。等到醫(yī)院工期較緊，急需進(jìn)口電梯安裝時，才與外方協(xié)商要求先提供設(shè)備，而外方未予同意，等醫(yī)院按外方要求辦妥銀行保函后，已經(jīng)影響醫(yī)院工程工期進(jìn)度。

二、合同訂立環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

1.醫(yī)院對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。合同訂立前，應(yīng)當(dāng)充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，并組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保存。

如醫(yī)院某合同簽約部門在未咨詢財務(wù)部門的情況下，根據(jù)合同方的要求，合同條款中付款方式約定“所有款項均以現(xiàn)金支付”，而合同價格為19290元，遠(yuǎn)超現(xiàn)金支付限額規(guī)定。

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)選擇品質(zhì)好、素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀人才具體負(fù)責(zé)合同的日常管理。要注重合同簽訂人員及合同管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從而全面提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平，能對顯失公平的條款據(jù)理力爭，而不是處于被動狀態(tài)。

2.根據(jù)協(xié)商、談判等結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

3.醫(yī)院相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)對合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益，對方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析研究，慎重對待，并準(zhǔn)確無誤地加以記錄；必要時，應(yīng)對合同條款作出修改，醫(yī)院從2009年開始要求所有的合同均需醫(yī)院法律顧問審核把關(guān)。

4.按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應(yīng)當(dāng)由醫(yī)院法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。

5.醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立合同專用章的保管制度。合同經(jīng)編號、審批及醫(yī)院法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。無授權(quán)的行為不得為其合同加蓋公章，且指明為個人行為，如對醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失的，由個人承擔(dān)一切責(zé)任。

三、合同履行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

1.醫(yī)院應(yīng)當(dāng)遵循誠實信用原則嚴(yán)格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強(qiáng)化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。

重視對合同的交底工作。合同交底是醫(yī)院合同簽訂人員向合同履行部門及人員陳述合同意圖、合同要點、合同執(zhí)行計劃的過程。重點交底內(nèi)容：合同價款、雙方權(quán)利義務(wù)、合同價款的支付、合同價款調(diào)整、違約責(zé)任、保修范圍及內(nèi)容；陳述各職能部門的執(zhí)行要點，合同風(fēng)險的防范、工作程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權(quán)利義務(wù)不清的內(nèi)部職責(zé)爭議和外部合同責(zé)任爭議的發(fā)生，提高合同管理的效率。

2.在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致醫(yī)院利益受損，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

3.加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

4.財務(wù)部門在合同管理過程中，具有十分重要的作用。醫(yī)院財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按合同編號設(shè)立合同臺帳，每一合同設(shè)一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。

未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向醫(yī)院有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。

5.合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。醫(yī)院于2017年在院內(nèi)OA上實行網(wǎng)上會簽，從這幾年的實踐來看，提高工作效率，受到了各科室的歡迎，網(wǎng)上合同審查會簽單評見下表。

6.醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評估制度，合同執(zhí)行部門對合同執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)分析，每月將合同履行情況、履行進(jìn)度形成統(tǒng)計報表，報送分管領(lǐng)導(dǎo)，并同時抄送財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。

要將合同管理工作表現(xiàn)納入醫(yī)院的科主任考核內(nèi)容，定期檢查，定期考核，將考核結(jié)果與所在部門及人員績效考核掛鉤。

XX醫(yī)院合同審查會簽單