王洋

摘? ? 要：檔案管理是管理部門的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，必須引起相關(guān)人員的重視。辦公室檔案管理工作對(duì)于提升單位的管理水平、提高員工工作效率、塑造單傳良好形象具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文就辦公室檔案管理優(yōu)化建設(shè)展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新措施;提高效率

1? 引言

單位的檔案管理亦稱檔案工作，是單位工作人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。做好單位檔案管理工作，關(guān)乎單位能否高效運(yùn)行。

2? 辦公室檔案管理工作的重要性

（1）檔案管理工作對(duì)提高工作效率的作用。通過日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因?yàn)檗k公室的信息檔案與資料大部分是指導(dǎo)性的，對(duì)各部門的工作和思路有針對(duì)性指導(dǎo)作用。在使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化后，可以通過搜索功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，為查閱檔案資料提供諸多便利。（2）檔案管理工作對(duì)文件資料的保護(hù)作用。做好辦公室檔案管理工作，可設(shè)置文件的完整訪問權(quán)限，以保障文件資料的安全。（3）檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的必要性。辦公室檔案工作從整體角度說(shuō)，是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，更是提高內(nèi)部工作效率和工作質(zhì)量的重要因素。它直接影響管理者對(duì)本單位實(shí)際情況的了解，是促進(jìn)單位發(fā)展的重要參考依據(jù)。

3? 提高檔案管理工作效率的主要途徑

3.1? 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為保證檔案管理工作順利開展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要在思想上引起重視，盡快轉(zhuǎn)變自身思想觀念，在管理部門工作日程中加入檔案管理工作。檔案管理工作要和其他業(yè)務(wù)一起發(fā)展、規(guī)劃和執(zhí)行，還要切實(shí)增強(qiáng)管理部門每個(gè)員工的思想意識(shí)，做好宣傳教育工作，讓他們都真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，為這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。相關(guān)人員必須清楚知道檔案與自身日常工作、生活的密切聯(lián)系，從而為檔案管理工作提供更多支持與幫助。

3.2? 提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)能力

為了推動(dòng)辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專業(yè)能力，具體可以通過以下兩個(gè)方面來(lái)了解;第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、會(huì)計(jì)技術(shù)等，但部分檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專業(yè)能力，需要定期開展培訓(xùn)、講座、進(jìn)行技術(shù)交流等工作。例如：辦公室行政部門可以聘請(qǐng)信息技術(shù)專家等，開設(shè)如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關(guān)知識(shí)，并開展檔案管理實(shí)踐工作，使檔案管理對(duì)接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理人員改革工作的開展提供保障。但部分檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)工作的重視程度不高，在實(shí)際培訓(xùn)中屬于“混日子”狀態(tài)，沒有發(fā)揮出培訓(xùn)工作的意義，還浪費(fèi)學(xué)校的精力對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。因此，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓(xùn)之后進(jìn)行考核工作，將其納入年終評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的范圍，促進(jìn)檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高其專業(yè)能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對(duì)檔案管理工作開展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問題，需要定期開展檔案管理人員技巧會(huì)議，加強(qiáng)人員之間的相互交流，提高工作人員對(duì)檔案的了解程度，有效提升工作效率，達(dá)到辦公室檔案管理改革的目的。

3.3? 運(yùn)用信息化的檔案管理模式

在新時(shí)期下，檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)新檔案管理方式，在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)注重運(yùn)用信息化的檔案管理模式，如，靈活操作計(jì)算機(jī)，利用鼠標(biāo)點(diǎn)擊檔案管理軟件，進(jìn)而就能夠看到各個(gè)部門發(fā)送的各類檔案，而后管理人員運(yùn)用軟件和計(jì)算機(jī)的功能，將不同時(shí)期不同的檔案分類整理到各個(gè)文檔中，并根據(jù)檔案的內(nèi)容分類，也可以利用信息化平臺(tái)保存檔案、整理檔案和資料，確保所有檔案分類明確、歸檔快速，有效提高了檔案管理工作效率，進(jìn)而高效率完成歸檔、檔案整理等工作。此外，管理人員還可以利用信息技術(shù)建立信息化、數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)能夠隨時(shí)查找所需的檔案，同時(shí)完善檔案內(nèi)容、修改檔案編碼、審核檔案、文件等等，以此方便檔案管理人員查詢、完善檔案，不僅提升檔案的完整度，同時(shí)也提升了檔案管理的信息化水平和管理效果，所以說(shuō)，在新形勢(shì)下，管理人員要想做好本職工作，必須運(yùn)用信息化的檔案管理模式，如此一來(lái)，既創(chuàng)新了檔案管理方式，同時(shí)也能夠提高檔案管理工作的實(shí)效性。

3.4? 提升保密工作的強(qiáng)度

雖然科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強(qiáng)度迫在眉睫。在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，要對(duì)各類型檔案資料進(jìn)行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進(jìn)行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機(jī)密形式以及絕密形式。通過結(jié)合檔案資料的機(jī)密程度，采取相應(yīng)的檔案資料管理措施，并對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級(jí)較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對(duì)其進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的安全性。

3.5? 建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化

在自動(dòng)化的工作環(huán)境中，所有工作進(jìn)程將在相應(yīng)的系統(tǒng)下統(tǒng)一進(jìn)行，文件檔案的存儲(chǔ)、分類和瀏覽更容易、更標(biāo)準(zhǔn)化、更安全。文檔信息分類到相應(yīng)系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)有效管理，以實(shí)現(xiàn)資源共享。還可實(shí)現(xiàn)文檔組合的多渠道檢索、一次性輸入輸出的信息管理，從根本上實(shí)現(xiàn)文檔處理和檔案管理的整體集成。

3.6? 健全辦公室檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性要有正確的認(rèn)識(shí)，盡快制定科學(xué)合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作的各個(gè)程序規(guī)范進(jìn)行。檔案管理和文件管理有著密切關(guān)系，我們需要將兩者結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)管理工作。要建立專門的檔案室，按照時(shí)期、類別等將檔案存放好，為今后的查詢與利用提供方便。檔案管理人員要將檔案室安全工作做到位，重要文件必須做好加密處理，單獨(dú)放在規(guī)定的地方。此外，單位還要完善檔案管理程序，安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，這樣辦公室檔案管理工作開展才會(huì)更加有序，效率才更高。

3.7? 重視檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升

由于傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依托于手工編輯的存檔方式，這無(wú)法提升檔案資料的利用率。所以，在實(shí)現(xiàn)檔案資料變革與創(chuàng)新時(shí)需要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量，為提升檔案信息資料的傳遞與管理，查閱與使用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

4? 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，單位檔案管理工作也需要隨之適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，并不斷完善，提高管理工作水平，為單位發(fā)展、員工需要提供高效率服務(wù)。

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