張鳳麗 康美寧

摘 要：我國高校檔案是高校教職員工、大學生和高?？蒲性核ぷ髡呓?jīng)過長期積累留下來的寶貴知識和信息財富，高校檔案凝聚了高校學生和工作者思想和智慧。隨著我國社會的不斷發(fā)展，信息資源社會價值不斷提升，高校充分發(fā)揮檔案管理方面優(yōu)勢為社會提供信息資源服務成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文將結(jié)合高校檔案社會化服務的主要優(yōu)勢對其社會化服務功能展開探討，并提出新時期高校檔案社會化功能實現(xiàn)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案;社會化服務;功能;策略

隨著社會不斷發(fā)展，信息資源社會價值逐漸得到凸顯，信息資源影響范圍在不斷擴大。我國高校檔案蘊含了大量寶貴的知識和信息財富，加強高校檔案社會化服務意識，擴大高校信息資源宣傳，完善高校檔案信息化管理技術(shù)，將有助于發(fā)揮高校檔案社會化服務優(yōu)勢，促進社會不斷發(fā)展。

一、 高校檔案社會化服務內(nèi)涵

傳統(tǒng)高校檔案管理服務通過對高校各種知識信息資料以及檔案進行收集、整理存儲，為高校教職員工、大學生和科研人員提供查詢、讀取等服務，其服務目標主要是高校內(nèi)部工作人員和大學生。社會發(fā)展新時期，社會各界對信息需求廣度和深度都在不斷加大，為高校檔案信息資源服務提出了更高要求。高校檔案管理部門需要對檔案信息整理和加工，不僅要滿足高校內(nèi)部服務需求，還要面向社會用戶群體，實現(xiàn)高校檔案社會化服務。

二、 高校檔案社會化服務的主要優(yōu)勢

（一）檔案信息保存優(yōu)勢

高校檔案信息是經(jīng)過長期積累保留下來的具有較高社會價值的寶貴財富，其中不僅包含了高校創(chuàng)辦以來收集和整理的各類文件和教學、科研檔案，也包含了大量科學研究成果，這些檔案信息資源將對社會科學技術(shù)發(fā)展以及企業(yè)科技創(chuàng)新帶來重要影響。高校檔案社會化服務能夠讓這些珍貴信息資源實現(xiàn)共享，一方面能夠促進高校間的知識和信息資源交流，實現(xiàn)共同進步;另一方面，通過這些檔案信息資源，能夠滿足社會對科學知識的需求。

（二）檔案信息價值優(yōu)勢

高校傳統(tǒng)的檔案管理是基于對各種資料和文件的收集和保管基礎(chǔ)上實現(xiàn)的單一形式管理，無法發(fā)揮高校檔案信息資源的應有作用。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟和信息化技術(shù)的提高，高校檔案管理也在逐漸向著數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，加快了高校檔案信息社會化服務進程。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與高校檔案管理相結(jié)合，能夠讓更多社會用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得高校檔案信息查詢、閱讀和下載服務，讓高校檔案信息資源的利用價值得以體現(xiàn)。

（三）服務管理人才優(yōu)勢

我國高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校檔案管理隊伍綜合能力也隨著高校教育教學發(fā)展不斷提高。經(jīng)過近年來高校檔案管理隊伍的演變，已經(jīng)形成了以年輕工作人員為主、具有現(xiàn)代科技能力的高素質(zhì)檔案管理團隊。高校檔案管理也從原來的簡單的基本操作轉(zhuǎn)變成檔案信息的主動推送服務;傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也在不斷向數(shù)字化方向整理和完善。高校檔案管理人才優(yōu)勢為實現(xiàn)檔案信息社會化服務提供了基本保障。

三、 新時期高校檔案社會化服務功能

（一）文化記憶功能

高校檔案記錄了高校創(chuàng)辦到發(fā)展過程中的每個方面的具體信息，承載著歷史的記憶。尤其在改革開放之后，我國高校經(jīng)歷了多次重大變革，教育和教學理念都在不斷發(fā)生變化，在保持高校校園文化的同時，高校從多方面實現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展。通過高校檔案社會化服務，高校充分發(fā)揮自身的公共性，展示出自身社會形象，讓高校文化被社會工作所認知，提高高校社會影響力。

（二）決策參考功能

高校檔案中有許多具有政策性的信息，在面臨重大決策時，這些信息往往能夠作為分析和比較的重要依據(jù)，讓決策者對以往政策實施背景有更深刻的了解，進而對未來發(fā)展進行預判，提高決策的準確性和及時性。此外，高校檔案是時代發(fā)展的見證，一些重大決策和政策實施前后，高校都會進行有針對性的調(diào)查和研究，這些學術(shù)論文都將成為以往政策實施效果的有效評價，給決策者提供重要參考價值。

（三）咨詢服務功能

高校檔案查證咨詢工作一直作為高校檔案管理的重要工作。高校畢業(yè)生步入社會后，人事變動和崗位升遷等社會關(guān)系的變化增加了檔案查證咨詢需求。高校以檔案管理作為依托，通過檔案資料記載，對一些過往事實加以證明，以此來服務社會。傳統(tǒng)的檔案管理是基于紙質(zhì)證明實現(xiàn)的。近年來，科技的發(fā)展將電子文件應用到了檔案信息管理中，企業(yè)和社會各界可以通過網(wǎng)上進行檔案查證咨詢，擺脫傳統(tǒng)方式時間和空間上的限制，提高了社會工作效率。

（四）學術(shù)交流功能

高校檔案信息社會化服務是基于現(xiàn)代科技發(fā)展基礎(chǔ)上而形成的，網(wǎng)絡(luò)的開放性和便捷性讓高校檔案信息資源的社會價值獲得大幅度提升。高校通過網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息與其他職能部門和院校進行合作，構(gòu)建統(tǒng)一的社會化服務管理平臺，充分實現(xiàn)資源互補，不僅擴大高校資源共享成果，還使各類信息資源和設(shè)備得到高效利用，避免了建設(shè)投資上的重復，有效利用社會資源。

（五）市場服務功能

高校檔案管理不僅需要服務于高校師生的檔案查詢需求，還需要滿足社會需求。近年來，社會發(fā)展帶來了國際間交流的日益緊密，一些高校畢業(yè)生選擇出國深造，需要高校提供相關(guān)的成績證明、招生錄取證明等相關(guān)查證業(yè)務。高校檔案信息市場服務主要體現(xiàn)在為畢業(yè)生就業(yè)、出國等活動提供人事檔案代理服務。

四、 新時期高校檔案社會化服務功能的實現(xiàn)

（一）強化高校檔案服務意識

1. 建立高校檔案信息服務管理體系

新時期，要實現(xiàn)高校檔案社會化服務功能，需要建立和完善相關(guān)服務管理體系。我國高校長期以來沿襲著傳統(tǒng)的檔案服務模式，許多高校管理體系還是基于原有的管理職能上建立的。時代的發(fā)展對高校檔案管理服務提出了更高要求，服務客體不再僅僅是高校校園內(nèi)師生，更多的服務業(yè)務將來自社會各界。高校要結(jié)合時代發(fā)展狀況，兼顧互聯(lián)網(wǎng)帶來的服務方式轉(zhuǎn)變，建立和完善服務管理體系，以此來指導高校檔案信息社會化服務工作。

2. 加強高校檔案管理人員工作考核

要提高高校檔案社會化服務功能，需要結(jié)合科技發(fā)展給高校檔案管理帶來的新環(huán)境，對檔案管理和服務工作崗位和職能重新界定，規(guī)劃各管理模塊操作流程。另外，要建立與當前管理模式相符的服務工作考核制度，對各崗位服務職能進行有效評價，以此來激勵工作人員工作積極性，提高社會化服務意識。

3. 培養(yǎng)高校檔案管理人員服務意識

要提高高校檔案社會化服務功能，需要加強管理人員和工作人員培訓，一方面提高工作人員的管理水平和專業(yè)技能，另一方面，強化高校檔案管理社會化服務意識。通過培訓讓每個工作人員能夠意識到社會化服務對高校發(fā)展的重要意義，清楚當前社會發(fā)展對檔案信息資源的需求，從而提高工作人員管理能力和綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)服務意識的提高。

（二）加強高校檔案服務宣傳

要充分發(fā)揮高校檔案社會化服務功能，需要加大高校檔案服務宣傳力度。

首先，需要結(jié)合高校檔案信息化進程和服務系統(tǒng)建設(shè)情況，明確高校檔案信息服務范圍，確定服務項目，對高校服務目標客戶權(quán)限進行合理規(guī)劃，建立起檔案資源安全防范管理體系。

其次，要結(jié)合高校檔案信息服務目標人群進行合理規(guī)劃，結(jié)合不同人群特點進行有針對性服務宣傳，利用大數(shù)據(jù)分析功能，獲取目標客戶信息需求，提高信息推送的準確性和時效性，從而提高宣傳效率。

另外，高校需要建立起信息資源服務平臺和高校檔案信息服務網(wǎng)頁，與目標客戶進行網(wǎng)上互動，了解客戶信息需求意向，從而改進高校檔案信息服務項目和服務方式。

（三）加強高校檔案服務人員保障

1. 提高檔案管理人員素質(zhì)

高校檔案社會化服務是基于現(xiàn)代科技基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息科技的發(fā)展日新月異，服務理念也在不斷推陳出新，管理人員專業(yè)技術(shù)和管理理念只有跟上時代發(fā)展才能充分發(fā)揮出高校檔案社會化服務功能。因此，高校需要加大檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。一方面，可以通過自身培訓和培養(yǎng)機制，從高校內(nèi)部培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才;另一方面，可以擴大外招渠道，從外部聘請有經(jīng)驗、有能力、懂技術(shù)的人才充實到檔案服務管理隊伍中來，用新思想和新理念帶動工作人員整體素質(zhì)提高。

2. 創(chuàng)造檔案人才培養(yǎng)環(huán)境

新時期，高校檔案社會化服務需要依賴優(yōu)質(zhì)服務獲得校內(nèi)外客戶群體的認同，才能發(fā)揮出社會化服務功能優(yōu)勢。這種變化改變了傳統(tǒng)的單純檔案管理和單一服務的模式，加大了服務功能在檔案管理中所占的比重。高校檔案社會化服務經(jīng)歷從簡單到復雜，從單一到多元化需要一個不斷提升的過程，服務提高的過程有賴于工作人員自身素質(zhì)和工作能力的提高。因此，高校檔案管理中，需要營造出積極上進，勇于創(chuàng)新的人才培養(yǎng)氛圍，充分調(diào)動每個工作人員積極性，努力實現(xiàn)自我完善，推動服務質(zhì)量提升。

（四）加強高校檔案聯(lián)合協(xié)作

目前，我國一些高校已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息資源共享，通過統(tǒng)一的管理平臺為目標客戶提供信息社會化服務，取得了良好的社會效果。但是，從當前聯(lián)合寫作規(guī)模來看，還沒有實現(xiàn)高校的廣泛參與。高校需要建立起合作機制，對社會化服務信息系統(tǒng)進行升級，提高系統(tǒng)兼容性，將硬件設(shè)施性能提升作為高校聯(lián)合協(xié)作的基礎(chǔ)，構(gòu)建聯(lián)合服務體系。

五、 結(jié)束語

高校檔案信息資源是不僅是我國高校的寶貴財富，也是我國社會信息資源的主要來源和基礎(chǔ)，加快高校檔案社會化服務體系建設(shè)，強化社會化服務功能，完善高校聯(lián)合協(xié)作基礎(chǔ)設(shè)施，培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才是提高高校檔案社會化服務功能的必要途徑。

參考文獻：

[1]蔡麗錦.地方高校檔案工作社會化服務探析[J].高教論壇，2019，43（6）.

[2]楊慎之.大數(shù)據(jù)時代檔案社會化服務探究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2017.

作者簡介：

張鳳麗，河北省秦皇島市，河北環(huán)境工程學院;

康美寧，河北省秦皇島市，秦皇島市醫(yī)療保險基金管理中心。