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        論新時期高校檔案社會化服務(wù)功能及其實(shí)現(xiàn)

        2020-05-29 08:14:14張鳳麗康美寧
        讀天下 2020年8期
        關(guān)鍵詞:社會化服務(wù)高校檔案策略

        張鳳麗 康美寧

        摘 要:我國高校檔案是高校教職員工、大學(xué)生和高??蒲性核ぷ髡呓?jīng)過長期積累留下來的寶貴知識和信息財(cái)富,高校檔案凝聚了高校學(xué)生和工作者思想和智慧。隨著我國社會的不斷發(fā)展,信息資源社會價(jià)值不斷提升,高校充分發(fā)揮檔案管理方面優(yōu)勢為社會提供信息資源服務(wù)成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文將結(jié)合高校檔案社會化服務(wù)的主要優(yōu)勢對其社會化服務(wù)功能展開探討,并提出新時期高校檔案社會化功能實(shí)現(xiàn)策略。

        關(guān)鍵詞:高校檔案;社會化服務(wù);功能;策略

        隨著社會不斷發(fā)展,信息資源社會價(jià)值逐漸得到凸顯,信息資源影響范圍在不斷擴(kuò)大。我國高校檔案蘊(yùn)含了大量寶貴的知識和信息財(cái)富,加強(qiáng)高校檔案社會化服務(wù)意識,擴(kuò)大高校信息資源宣傳,完善高校檔案信息化管理技術(shù),將有助于發(fā)揮高校檔案社會化服務(wù)優(yōu)勢,促進(jìn)社會不斷發(fā)展。

        一、 高校檔案社會化服務(wù)內(nèi)涵

        傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)通過對高校各種知識信息資料以及檔案進(jìn)行收集、整理存儲,為高校教職員工、大學(xué)生和科研人員提供查詢、讀取等服務(wù),其服務(wù)目標(biāo)主要是高校內(nèi)部工作人員和大學(xué)生。社會發(fā)展新時期,社會各界對信息需求廣度和深度都在不斷加大,為高校檔案信息資源服務(wù)提出了更高要求。高校檔案管理部門需要對檔案信息整理和加工,不僅要滿足高校內(nèi)部服務(wù)需求,還要面向社會用戶群體,實(shí)現(xiàn)高校檔案社會化服務(wù)。

        二、 高校檔案社會化服務(wù)的主要優(yōu)勢

        (一)檔案信息保存優(yōu)勢

        高校檔案信息是經(jīng)過長期積累保留下來的具有較高社會價(jià)值的寶貴財(cái)富,其中不僅包含了高校創(chuàng)辦以來收集和整理的各類文件和教學(xué)、科研檔案,也包含了大量科學(xué)研究成果,這些檔案信息資源將對社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展以及企業(yè)科技創(chuàng)新帶來重要影響。高校檔案社會化服務(wù)能夠讓這些珍貴信息資源實(shí)現(xiàn)共享,一方面能夠促進(jìn)高校間的知識和信息資源交流,實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步;另一方面,通過這些檔案信息資源,能夠滿足社會對科學(xué)知識的需求。

        (二)檔案信息價(jià)值優(yōu)勢

        高校傳統(tǒng)的檔案管理是基于對各種資料和文件的收集和保管基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的單一形式管理,無法發(fā)揮高校檔案信息資源的應(yīng)有作用。近年來,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟和信息化技術(shù)的提高,高校檔案管理也在逐漸向著數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變,加快了高校檔案信息社會化服務(wù)進(jìn)程。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與高校檔案管理相結(jié)合,能夠讓更多社會用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得高校檔案信息查詢、閱讀和下載服務(wù),讓高校檔案信息資源的利用價(jià)值得以體現(xiàn)。

        (三)服務(wù)管理人才優(yōu)勢

        我國高校是培養(yǎng)人才的搖籃,高校檔案管理隊(duì)伍綜合能力也隨著高校教育教學(xué)發(fā)展不斷提高。經(jīng)過近年來高校檔案管理隊(duì)伍的演變,已經(jīng)形成了以年輕工作人員為主、具有現(xiàn)代科技能力的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。高校檔案管理也從原來的簡單的基本操作轉(zhuǎn)變成檔案信息的主動推送服務(wù);傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也在不斷向數(shù)字化方向整理和完善。高校檔案管理人才優(yōu)勢為實(shí)現(xiàn)檔案信息社會化服務(wù)提供了基本保障。

        三、 新時期高校檔案社會化服務(wù)功能

        (一)文化記憶功能

        高校檔案記錄了高校創(chuàng)辦到發(fā)展過程中的每個方面的具體信息,承載著歷史的記憶。尤其在改革開放之后,我國高校經(jīng)歷了多次重大變革,教育和教學(xué)理念都在不斷發(fā)生變化,在保持高校校園文化的同時,高校從多方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展。通過高校檔案社會化服務(wù),高校充分發(fā)揮自身的公共性,展示出自身社會形象,讓高校文化被社會工作所認(rèn)知,提高高校社會影響力。

        (二)決策參考功能

        高校檔案中有許多具有政策性的信息,在面臨重大決策時,這些信息往往能夠作為分析和比較的重要依據(jù),讓決策者對以往政策實(shí)施背景有更深刻的了解,進(jìn)而對未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)判,提高決策的準(zhǔn)確性和及時性。此外,高校檔案是時代發(fā)展的見證,一些重大決策和政策實(shí)施前后,高校都會進(jìn)行有針對性的調(diào)查和研究,這些學(xué)術(shù)論文都將成為以往政策實(shí)施效果的有效評價(jià),給決策者提供重要參考價(jià)值。

        (三)咨詢服務(wù)功能

        高校檔案查證咨詢工作一直作為高校檔案管理的重要工作。高校畢業(yè)生步入社會后,人事變動和崗位升遷等社會關(guān)系的變化增加了檔案查證咨詢需求。高校以檔案管理作為依托,通過檔案資料記載,對一些過往事實(shí)加以證明,以此來服務(wù)社會。傳統(tǒng)的檔案管理是基于紙質(zhì)證明實(shí)現(xiàn)的。近年來,科技的發(fā)展將電子文件應(yīng)用到了檔案信息管理中,企業(yè)和社會各界可以通過網(wǎng)上進(jìn)行檔案查證咨詢,擺脫傳統(tǒng)方式時間和空間上的限制,提高了社會工作效率。

        (四)學(xué)術(shù)交流功能

        高校檔案信息社會化服務(wù)是基于現(xiàn)代科技發(fā)展基礎(chǔ)上而形成的,網(wǎng)絡(luò)的開放性和便捷性讓高校檔案信息資源的社會價(jià)值獲得大幅度提升。高校通過網(wǎng)絡(luò),將檔案信息與其他職能部門和院校進(jìn)行合作,構(gòu)建統(tǒng)一的社會化服務(wù)管理平臺,充分實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ),不僅擴(kuò)大高校資源共享成果,還使各類信息資源和設(shè)備得到高效利用,避免了建設(shè)投資上的重復(fù),有效利用社會資源。

        (五)市場服務(wù)功能

        高校檔案管理不僅需要服務(wù)于高校師生的檔案查詢需求,還需要滿足社會需求。近年來,社會發(fā)展帶來了國際間交流的日益緊密,一些高校畢業(yè)生選擇出國深造,需要高校提供相關(guān)的成績證明、招生錄取證明等相關(guān)查證業(yè)務(wù)。高校檔案信息市場服務(wù)主要體現(xiàn)在為畢業(yè)生就業(yè)、出國等活動提供人事檔案代理服務(wù)。

        四、 新時期高校檔案社會化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)

        (一)強(qiáng)化高校檔案服務(wù)意識

        1. 建立高校檔案信息服務(wù)管理體系

        新時期,要實(shí)現(xiàn)高校檔案社會化服務(wù)功能,需要建立和完善相關(guān)服務(wù)管理體系。我國高校長期以來沿襲著傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式,許多高校管理體系還是基于原有的管理職能上建立的。時代的發(fā)展對高校檔案管理服務(wù)提出了更高要求,服務(wù)客體不再僅僅是高校校園內(nèi)師生,更多的服務(wù)業(yè)務(wù)將來自社會各界。高校要結(jié)合時代發(fā)展?fàn)顩r,兼顧互聯(lián)網(wǎng)帶來的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變,建立和完善服務(wù)管理體系,以此來指導(dǎo)高校檔案信息社會化服務(wù)工作。

        2. 加強(qiáng)高校檔案管理人員工作考核

        要提高高校檔案社會化服務(wù)功能,需要結(jié)合科技發(fā)展給高校檔案管理帶來的新環(huán)境,對檔案管理和服務(wù)工作崗位和職能重新界定,規(guī)劃各管理模塊操作流程。另外,要建立與當(dāng)前管理模式相符的服務(wù)工作考核制度,對各崗位服務(wù)職能進(jìn)行有效評價(jià),以此來激勵工作人員工作積極性,提高社會化服務(wù)意識。

        3. 培養(yǎng)高校檔案管理人員服務(wù)意識

        要提高高校檔案社會化服務(wù)功能,需要加強(qiáng)管理人員和工作人員培訓(xùn),一方面提高工作人員的管理水平和專業(yè)技能,另一方面,強(qiáng)化高校檔案管理社會化服務(wù)意識。通過培訓(xùn)讓每個工作人員能夠意識到社會化服務(wù)對高校發(fā)展的重要意義,清楚當(dāng)前社會發(fā)展對檔案信息資源的需求,從而提高工作人員管理能力和綜合素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)服務(wù)意識的提高。

        (二)加強(qiáng)高校檔案服務(wù)宣傳

        要充分發(fā)揮高校檔案社會化服務(wù)功能,需要加大高校檔案服務(wù)宣傳力度。

        首先,需要結(jié)合高校檔案信息化進(jìn)程和服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況,明確高校檔案信息服務(wù)范圍,確定服務(wù)項(xiàng)目,對高校服務(wù)目標(biāo)客戶權(quán)限進(jìn)行合理規(guī)劃,建立起檔案資源安全防范管理體系。

        其次,要結(jié)合高校檔案信息服務(wù)目標(biāo)人群進(jìn)行合理規(guī)劃,結(jié)合不同人群特點(diǎn)進(jìn)行有針對性服務(wù)宣傳,利用大數(shù)據(jù)分析功能,獲取目標(biāo)客戶信息需求,提高信息推送的準(zhǔn)確性和時效性,從而提高宣傳效率。

        另外,高校需要建立起信息資源服務(wù)平臺和高校檔案信息服務(wù)網(wǎng)頁,與目標(biāo)客戶進(jìn)行網(wǎng)上互動,了解客戶信息需求意向,從而改進(jìn)高校檔案信息服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)方式。

        (三)加強(qiáng)高校檔案服務(wù)人員保障

        1. 提高檔案管理人員素質(zhì)

        高校檔案社會化服務(wù)是基于現(xiàn)代科技基礎(chǔ)上發(fā)展起來的?;ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和信息科技的發(fā)展日新月異,服務(wù)理念也在不斷推陳出新,管理人員專業(yè)技術(shù)和管理理念只有跟上時代發(fā)展才能充分發(fā)揮出高校檔案社會化服務(wù)功能。因此,高校需要加大檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。一方面,可以通過自身培訓(xùn)和培養(yǎng)機(jī)制,從高校內(nèi)部培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才;另一方面,可以擴(kuò)大外招渠道,從外部聘請有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂技術(shù)的人才充實(shí)到檔案服務(wù)管理隊(duì)伍中來,用新思想和新理念帶動工作人員整體素質(zhì)提高。

        2. 創(chuàng)造檔案人才培養(yǎng)環(huán)境

        新時期,高校檔案社會化服務(wù)需要依賴優(yōu)質(zhì)服務(wù)獲得校內(nèi)外客戶群體的認(rèn)同,才能發(fā)揮出社會化服務(wù)功能優(yōu)勢。這種變化改變了傳統(tǒng)的單純檔案管理和單一服務(wù)的模式,加大了服務(wù)功能在檔案管理中所占的比重。高校檔案社會化服務(wù)經(jīng)歷從簡單到復(fù)雜,從單一到多元化需要一個不斷提升的過程,服務(wù)提高的過程有賴于工作人員自身素質(zhì)和工作能力的提高。因此,高校檔案管理中,需要營造出積極上進(jìn),勇于創(chuàng)新的人才培養(yǎng)氛圍,充分調(diào)動每個工作人員積極性,努力實(shí)現(xiàn)自我完善,推動服務(wù)質(zhì)量提升。

        (四)加強(qiáng)高校檔案聯(lián)合協(xié)作

        目前,我國一些高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享,通過統(tǒng)一的管理平臺為目標(biāo)客戶提供信息社會化服務(wù),取得了良好的社會效果。但是,從當(dāng)前聯(lián)合寫作規(guī)模來看,還沒有實(shí)現(xiàn)高校的廣泛參與。高校需要建立起合作機(jī)制,對社會化服務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行升級,提高系統(tǒng)兼容性,將硬件設(shè)施性能提升作為高校聯(lián)合協(xié)作的基礎(chǔ),構(gòu)建聯(lián)合服務(wù)體系。

        五、 結(jié)束語

        高校檔案信息資源是不僅是我國高校的寶貴財(cái)富,也是我國社會信息資源的主要來源和基礎(chǔ),加快高校檔案社會化服務(wù)體系建設(shè),強(qiáng)化社會化服務(wù)功能,完善高校聯(lián)合協(xié)作基礎(chǔ)設(shè)施,培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才是提高高校檔案社會化服務(wù)功能的必要途徑。

        參考文獻(xiàn):

        [1]蔡麗錦.地方高校檔案工作社會化服務(wù)探析[J].高教論壇,2019,43(6).

        [2]楊慎之.大數(shù)據(jù)時代檔案社會化服務(wù)探究[D].哈爾濱:黑龍江大學(xué),2017.

        作者簡介:

        張鳳麗,河北省秦皇島市,河北環(huán)境工程學(xué)院;

        康美寧,河北省秦皇島市,秦皇島市醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理中心。

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