王婷婷 劉麗娟 于梁博學

摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展壯大，該技術給人們生活帶去了大量的生活便利和變化。信息技術的投入使得工作變得更加便捷高效、易管理，信息的準確度也逐漸提高。本文將對企業(yè)會計檔案管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的重要意義做分析，并分析研究如何建立完善的數據庫，以供相關人士參考、交流。

關鍵詞：企業(yè);會計檔案管理;數據庫建設

引言：

所謂企業(yè)的會計檔案，實際指的是企業(yè)自身記錄企業(yè)內部的各項經濟活動開支、收付等等，會計檔案內會有相關的會計資料：會計憑證、財務報告、賬本等等。企業(yè)的會計檔案是企業(yè)內部的重要檔案之一，對于企業(yè)今后的發(fā)展起到至關重要的作用。隨著科學技術的發(fā)展，紙質手寫的會計檔案已經無法滿足企業(yè)未來發(fā)展的要求，各個企業(yè)已經紛紛開始建立網上的會計檔案管理系統(tǒng)。

一、企業(yè)內建立會計檔案管理系統(tǒng)的重要意義

（一）提高會計管理工作效率

企業(yè)逐年發(fā)展壯大起來，面對的會計財務信息將會變得更多、更繁瑣、更復雜。對于企業(yè)的會計檔案管理部門的工作人員來說，其需要面對的票據記錄查詢、復印等工作也會增加。倘若僅僅是憑靠紙質信息進行會計檔案的傳輸將會使得工作效率大大降低，企業(yè)的會計檔案利用率也會逐漸下降，甚至阻礙其他部門的正常工作進展。企業(yè)將會計檔案管理利用計算機技術建立完善的網上管理系統(tǒng)和數據庫，將會使得企業(yè)的各項會計檔案得以清晰、科學的整理，能夠加快各個部門對相關信息提取的時間，為企業(yè)的后期發(fā)展提供全方位的會計信息支撐。

（二）提高會計檔案的使用期限

從前，會計檔案的紙質化管理會由于氣候的變化導致記錄紙老化和記錄數據模糊，而當將會計檔案數據輸入計算機內部進行統(tǒng)一管理時就不需要擔心這樣的問題，一定程度上信息技術的利用能夠提高會計檔案的使用期限。不僅如此，當會計檔案實現(xiàn)網絡系統(tǒng)的記錄時，能夠有效避免一些違法的偷稅、漏稅的現(xiàn)象出現(xiàn)。避免企業(yè)因出現(xiàn)記錄上的漏洞，最終被有心人鉆空子。

（三）提高會計檔案的安全性

企業(yè)的會計檔案內含企業(yè)各項經濟活動的詳細賬單、報表、會計憑證，當財務部相關工作人員出現(xiàn)變動時難免會要進行一些工作資料上的交接，在整個交接過程中由于信息過于繁瑣或者賬本的損壞會導致一部分的會計檔案記錄遺失。借助信息技術的融入，建立完善的網上會計檔案管理系統(tǒng)使得交接過程變得更簡便，并且會計檔案可以進行多次的備份減少會計檔案出現(xiàn)遺失的幾率。并且一些較為隱私的會計數據可以通過設置專門的網上管理人員并設置查看權限密碼，這樣一來就能夠大大的降低會計檔案被竊取的風險[1]。

二、企業(yè)會計檔案管理系統(tǒng)中對數據庫的建設

（一）增強企業(yè)自身對會計檔案的重視程度

企業(yè)領導自身應當對會計檔案的建立引起足夠高的重視度，并且注重對系統(tǒng)中的數據庫建設，在建設數據庫上要加強一定的資金投入，最大程度的增強會計檔案管理系統(tǒng)的管理效率和安全性。同時，使得該管理系統(tǒng)符合公司會計工作的相關規(guī)章制度，促進企業(yè)會計檔案的科學化、合理化發(fā)展。

（二）合理利用檔案管理理論進行數據庫的建設

企業(yè)內部工作人員要清楚的意識到之所以建設檔案管理系統(tǒng)和數據庫是為了更推動后期企業(yè)的工作開展以及更高效、便捷的使用會計檔案內部信息。因此，對于管理檔案的相關工作人員而言，就是要保障會計信息的提取更快速、方便。所以，在會計檔案管理系統(tǒng)中建設數據庫是為了能夠提高會計檔案存入的效率，降低重復的檔案錄入的情況發(fā)生，一定程度上也能夠提高會計檔案信息在企業(yè)內部的傳遞速率。將會計檔案通過互聯(lián)網的輸入，最終使得會計檔案的傳輸能夠跨越時間、空間，增強會計檔案的使用率。相關工作人員在進行會計信息錄入時可以結合一定的檔案管理理論，這樣能夠加速會計信息的輸入和輸出[2]。

（三）根據實際情況選擇科學的會計檔案數據庫建設

企業(yè)不斷發(fā)展壯大，就應當考慮到會計信息的逐漸大量化和復雜化。因此，會計檔案管理系統(tǒng)中的數據庫建設要及時根據實際情況進行更新、升級，這樣才能使得數據庫的建設滿足企業(yè)發(fā)展的要求。在管理會計檔案的同時，應當注意設置檔案在不同設備、軟件之間的便捷轉換模式，這樣會使得會計信息的傳遞進一步加速。

（四）確保會計檔案數據庫的安全性以及保密性

企業(yè)會計信息本社就具有一定的隱私性質，所以數據庫的建設也務必要保障信息的安全性和保密性。互聯(lián)網安全問題便是會計檔案管理系統(tǒng)中的一大威脅。因此，相關工作人員要重視對會計檔案信息的保護工作，運用加密技術、防火墻等信息技術保障數據庫的安全性質。為了良好的應對一些突發(fā)的信息風險狀況，企業(yè)應當設立相關的應急方案，減少給企業(yè)帶來的不必要損失。企業(yè)對自身內部工作人員的信息保密紀律、制度也要嚴格執(zhí)行，避免出現(xiàn)由于個人的失誤造成會計檔案被竊取的現(xiàn)象。

三、結束語

信息化時代下，企業(yè)務必要重視對自身會計檔案管理系統(tǒng)的數據庫建設，提升會計檔案的安全性、準確性、保密性，以推動企業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻：

[1]張俊輝，李清澤.探究財務檔案管理過程中的信息失真的原因和控制措施[J].科學中國人，2017（21）：112-113.

[2]蔡盈芳.會計檔案電子化管理背景、現(xiàn)狀、難點及有關建議——在中國檔案學會電子會計檔案管理研討會上的發(fā)言[J].檔案學研究，2018（4）：110-114.