孫建偉

摘 要：以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化建設(shè)快速發(fā)展，智能網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域?qū)Τ鞘械貐^(qū)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響，傳統(tǒng)公共圖書(shū)館的檔案無(wú)法滿足城市發(fā)展需要，因此需要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但在公共生活中，在數(shù)字建設(shè)方面的檔案館也面臨許多挑戰(zhàn)。本文主要講述公共圖書(shū)館檔案館數(shù)字化方面的相關(guān)問(wèn)題，并就如何改進(jìn)公共圖書(shū)館檔案的數(shù)字化建設(shè)提出了一些建議，希望對(duì)相關(guān)研究者有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：公共圖書(shū)館;數(shù)字化;策略

檔案作為個(gè)人和整體信息資料的來(lái)源，內(nèi)容范圍廣泛，并且價(jià)值非常高。在公共圖書(shū)館檔案館的管理中經(jīng)常出現(xiàn)下列問(wèn)題，例如檔案的積累量大、研究效率低下以及存儲(chǔ)環(huán)境的差等問(wèn)題。但是，隨著計(jì)算機(jī)和信息產(chǎn)業(yè)的技術(shù)發(fā)展，它們強(qiáng)大的功能和作用受到了人們的歡迎。這就是為什么公共圖書(shū)館須適應(yīng)信息時(shí)代潮流，根據(jù)其管理需要逐步實(shí)施數(shù)字檔案管理，從而提高公共圖書(shū)館檔案管理的效率。

1 公共圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理的必要性

對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化，能有效的解決由傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的缺陷，檔案管理數(shù)字化有下列功能。

1）提升檔案的利用率。在檔案管理方面，我國(guó)大多數(shù)公共圖書(shū)館采取傳統(tǒng)的管理辦法，將檔案存檔，其中大部分是紙質(zhì)形式。隨著公共圖書(shū)館數(shù)量的增加，而且存放的難度也越來(lái)越大，因此，空間上必須能夠容納大量的紙張，而每個(gè)圖書(shū)館的公共空間也很有限，不能騰出大量空間并大量紙張。與此同時(shí)，大量的檔案堆積一起查找難度增加，這需要更多的數(shù)字化追蹤時(shí)間，但公共檔案館的管理則是一個(gè)開(kāi)放的檔案，只需輸入關(guān)鍵詞，我們就能把所有檔案、大小的空間信息所需要的信息退回到一個(gè)網(wǎng)站，然后在檔案中輸入相關(guān)信息即可。

2）提高辦公效率。檔案管理的數(shù)字化可使信息能夠及時(shí)和迅速地歸檔。根據(jù)傳統(tǒng)的管理做法，只有在“檔案”之后才能獲得準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)的信息。雖然數(shù)字檔案管理準(zhǔn)確地反映了當(dāng)前的情況，但它也提供了獲取信息的機(jī)會(huì)，使工作人員不必“移動(dòng)”以了解正在發(fā)生的情況。

3）提高經(jīng)濟(jì)效益。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，隨著信息數(shù)量的增加，不發(fā)達(dá)的辦事處不再能夠滿足其發(fā)展速度。與傳統(tǒng)的管理模式相比，現(xiàn)代數(shù)字管理模式具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字檔案管理將以前的紙質(zhì)文件檔案轉(zhuǎn)換成機(jī)器可讀檔案，大大節(jié)省了行政費(fèi)用和空間，大大提高了經(jīng)濟(jì)效益。

2 新時(shí)期公共圖書(shū)館檔案數(shù)字化存在的主要問(wèn)題

1）數(shù)字化信息代碼載體有其自身的脆弱性。雖然公共圖書(shū)館檔案館的管理現(xiàn)在已經(jīng)得到了高效作業(yè)，但這并不意味著它們沒(méi)有缺陷。也就是說(shuō)，它們的安全程度可能受到自然或人為因素的影響，這些影響可能具有消極性質(zhì)，例如操作錯(cuò)誤，導(dǎo)致重要檔案的銷(xiāo)毀或消失。它們的破壞性技術(shù)也在不斷更新，導(dǎo)致黑客的出現(xiàn)、重要文件和數(shù)據(jù)的破壞等。正常桌面行動(dòng)中的計(jì)算機(jī)滲透破壞了大量重要信息資源。

2）缺少數(shù)字化管理的高素質(zhì)人才。檔案管理數(shù)字化要求的操作性非常強(qiáng)，只有具備良好心理素質(zhì)和技能的復(fù)合型人才，才能在復(fù)雜情況下迅速、迅速地解決問(wèn)題。公共圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，檔案管理存在三個(gè)方面的特征，時(shí)間長(zhǎng)，而且數(shù)量很大，重要性強(qiáng)，而且那是單位的關(guān)系未來(lái)的發(fā)展，國(guó)家和人民的生命財(cái)產(chǎn)的安全，也可以說(shuō)是有關(guān)。醫(yī)院儲(chǔ)蓄了患者的文件，文件和患者治療后的病人，次的緊密聯(lián)系，不能有一絲的疏忽，只具備了數(shù)字檔案管理人員醫(yī)學(xué)、文件、法律、計(jì)算機(jī)等多方面的知識(shí)和技能才能在醫(yī)院的數(shù)字文件管理的真正的作用。但在一些公共圖書(shū)館，由于教育培訓(xùn)不足，許多文件管理員的計(jì)算機(jī)水平不高，對(duì)工作相關(guān)知識(shí)的掌握程度也較低，降低了文件數(shù)字化管理的效果和效率。

為了滿足檔案管理數(shù)字化的要求，不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，還要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)。但是，目前公共圖書(shū)館的檔案管理缺乏具有較高學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)性的管理人才。

3）文件的數(shù)字化應(yīng)用水平比較低。公共圖書(shū)館的檔案主要是政府部門(mén)和社會(huì)大眾服務(wù)，公共圖書(shū)館的檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案的利用率大大提高，可以部分的部門(mén)大部分都是紙的文件使用習(xí)慣，數(shù)碼化的文件使用很少。

4）技術(shù)不成熟數(shù)字化假設(shè)困難重重。目前公共圖書(shū)館的文件數(shù)字化技術(shù)還不成熟，鍵盤(pán)輸入管理方法主要是手工操作，速度慢、效率低、成本高。公共圖書(shū)館的文件還需要將每年增加的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子化信息，其中應(yīng)用的數(shù)字化技術(shù)還不完善。

5）數(shù)字化的對(duì)象很難確定。公共圖書(shū)館檔案館保存著各種開(kāi)發(fā)時(shí)期不同的檔案信息，是否有必要對(duì)各個(gè)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的選擇由行政來(lái)決定。根據(jù)公共圖書(shū)館文件的特點(diǎn)，為建設(shè)數(shù)字公共圖書(shū)館文件提供條件。

3 公共圖書(shū)館文件數(shù)字化管理的建議

目前，許多公共圖書(shū)館的檔案信息以紙質(zhì)形式存在，這種傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，跟不上社會(huì)發(fā)展，在時(shí)間和空間上造成了很大的浪費(fèi)，數(shù)字化圖書(shū)館的建設(shè)將打破這傳統(tǒng)的方式，以信息化的方式發(fā)展跟隨時(shí)代步伐，將逐漸成為時(shí)代主流。

1）進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)功能。要提高公共圖書(shū)館的文件數(shù)字化，需要進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)功能，只有增加服務(wù)，文件事業(yè)才能得到長(zhǎng)足發(fā)展。要強(qiáng)化服務(wù)功能，一要充分發(fā)揮國(guó)家開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略經(jīng)濟(jì)區(qū)等區(qū)域文件資料的收集和整理，以黨、政府和各部門(mén)、各部門(mén)為中心，充分發(fā)揮文件支撐作用。

2）打破“信息孤島”現(xiàn)象。“信息孤島”現(xiàn)象是存在于各機(jī)關(guān)內(nèi)部、不同機(jī)關(guān)之間的信息分裂以及信息封閉的情況。每個(gè)組織都建立自己的信息系統(tǒng)，由自己的信息中心進(jìn)行管理，長(zhǎng)期以來(lái)的信息封閉無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，造成了一種與世隔絕的狀態(tài)，我們只有將公共圖書(shū)館文件建設(shè)從孤立的文件信息庫(kù)建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化建設(shè)，才能找到公共圖書(shū)館文件信息化建設(shè)的定位，實(shí)現(xiàn)公共圖書(shū)館文件信息化的可持續(xù)發(fā)展。

3）提高簡(jiǎn)檔信息安全性。由于網(wǎng)絡(luò)自身不足，所以必須保證建檔信息和重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)利用安全性，這樣才能保證利用價(jià)值不受損害。因此，檔案管理數(shù)字化的工作實(shí)際出發(fā)，而是應(yīng)該不僅病毒檢查軟件安裝，備份的文件制作，出現(xiàn)意外的情況不一樣，制度、文件和重要的文獻(xiàn)等必須的安全保障。

4）建立科學(xué)的管理體制和體系。公共圖書(shū)館在分析自身實(shí)際管理需求和數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，制定了符合本單位工作需求的檔案管理機(jī)制，有利于管理體制與時(shí)俱進(jìn)和不斷創(chuàng)新。

5）開(kāi)發(fā)適合公共圖書(shū)館數(shù)字檔案的硬件、軟件。為了加快數(shù)字檔案的管理工作，使檔案管理得到真正意義上的有效工作，公共圖書(shū)館應(yīng)配置適合本單位工作和管理的軟、硬件設(shè)施。只有這樣，才能有效地指導(dǎo)數(shù)字檔案工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域，公共圖書(shū)館應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，依靠信息化平臺(tái)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化，將以外的電子紙質(zhì)檔案載體檔案改成機(jī)制檔案，增加檔案的使用時(shí)間與使用價(jià)值。新時(shí)期我們要加強(qiáng)公共圖書(shū)館的數(shù)字化建設(shè)，健全完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高整個(gè)信息資源的利用價(jià)值和利用率。

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