李祝

當(dāng)前，依法依規(guī)管理是大部分單位行政管理改革工作的重點(diǎn)，其直接關(guān)系到單位整體的運(yùn)行效率。在這種環(huán)境下，行政管理愈發(fā)的得到單位管理者的重視。然而，過去一段時間內(nèi)，仍有部分單位尚未在行政管理領(lǐng)域投入相應(yīng)的人力、物力以及財(cái)力資源，存在行政管理效能低的問題，導(dǎo)致行政管理逐步邊緣化。為此，文章對單位行政管理工作的進(jìn)行闡述，指出當(dāng)前單位行政管理中存在的常態(tài)問題，系統(tǒng)性地提出建議，旨在幫助單位長久性發(fā)展，搭建完善的行政管理架構(gòu)。

一、單位行政管理概述

新時期，隨著社會公共服務(wù)要求不斷提升，辦公室行政管理事務(wù)的內(nèi)容、范圍以及種類都發(fā)生了變化，辦公室行政管理的重要性逐步提升?？傮w而言，辦公室行政管理主要包含以下內(nèi)容：一是公文處理以及檔案保管。辦公室通常需要對各類信息資源進(jìn)行分類保存，為單位管理者提供決策依據(jù)，扮演好“參謀”角色。二是會議管理、后勤管理、衛(wèi)生管理、制度修編以及其他事項(xiàng)。通常而言，部分綜合性事務(wù)以及協(xié)調(diào)性事務(wù)主要由辦公室予以負(fù)責(zé)。從整體角度來看，辦公室行政管理是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，是單位運(yùn)行的中樞?？梢姡挥凶龊棉k公室行政管理工作，才能為其他工作提供便捷，增強(qiáng)單位整體運(yùn)行效率。

二、單位行政管理中的常態(tài)問題

（一）缺乏規(guī)范機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

辦公室行政管理涉及面廣、內(nèi)容多、流程繁瑣，如果不能一一進(jìn)行梳理，將會導(dǎo)致行政管理分工不明確、行政管理無序化等問題發(fā)生。一是部分單位尚未明確不同崗位的工作職責(zé)，每一個行政管理人員都扮演著“綜合事務(wù)管理者”的角色，不僅難以發(fā)揮每一個人的專業(yè)優(yōu)勢，而且容易發(fā)生重復(fù)勞動的狀況。同時，在這種環(huán)境下，各個崗位之間缺乏有效配合，不利于減少資源浪費(fèi)和提升工作效能。二是建章立制工作滯后，績效考核、責(zé)任落實(shí)、工作規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)不明，影響工作進(jìn)度和工作質(zhì)量。

（二）信息化建設(shè)滯后，管理模式不先進(jìn)

信息技術(shù)作為新時期行政管理管理的必要工具，是提升行政實(shí)效的有力抓手。當(dāng)前，部分單位存在信息化建設(shè)滯后、信息化工作推進(jìn)緩慢等問題，難以依托信息技術(shù)提升行政管理實(shí)效。一是行政管理部門之間與其他部門之間仍然處于信息孤島，沒有依托于相應(yīng)的行政管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公文、檔案等文書信息資料的共享，存在反復(fù)提交文件、傳輸文件等問題。二是信息安全建設(shè)滯后，存在一定的安全隱患。信息化環(huán)境下，雖然信息資料傳輸?shù)妮d體、途徑愈發(fā)多元，但也要看到其背后所蘊(yùn)含的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)踐中，部分單位忽視對區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)的應(yīng)用，仍然習(xí)慣于通過殺毒軟件對管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，存在一定的安全隱患。三是行政管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足檔案管理實(shí)際需求。部分單位行政管理系統(tǒng)采購前沒有做好調(diào)研工作，使用中沒有做好需求反饋工作，無法貼合單位工作實(shí)際，影響管理效率和質(zhì)量。

（三）復(fù)合型和綜合性人才匱乏

行政管理人員作為具體執(zhí)行政策方針和決定以及管理內(nèi)部事務(wù)的人員，其各項(xiàng)能力直接決定了行政管理效能。當(dāng)下，仍有部分單位存在人才推動力不足的問題，缺乏復(fù)合型和綜合性人才。具體表現(xiàn)如下：一是行政人員理解政策方針和決定的能力不足，分析并執(zhí)行上級政策方針的過程中存在執(zhí)行偏差，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。二是主動服務(wù)意識和大局意識不強(qiáng)，無法實(shí)現(xiàn)行政管理向行政服務(wù)的轉(zhuǎn)變，難以體現(xiàn)行政管理在單位中的作用。三是實(shí)踐工作能力不高，開展工作的方式僵化、機(jī)械，在遇到難題時，過分依賴上級部門和領(lǐng)導(dǎo)，不能根據(jù)環(huán)境的現(xiàn)實(shí)狀況，在現(xiàn)有政策和法律的框架下作出有效應(yīng)對。

三、單位行政管理的有效對策

（一）建立健全行政管理機(jī)制，彌補(bǔ)行政管理短板

當(dāng)行政管理出現(xiàn)短板，行政管理行為失范，其核心原因就在于行政管理機(jī)制不規(guī)范、不科學(xué)。從這個意義上講，建立健全行政管理機(jī)制勢在必行。一是要明確不同崗位的工作職責(zé)，理清行政管理每一個事項(xiàng)，發(fā)揮每一個專業(yè)人才的優(yōu)勢和特長，減輕行政管理人員工作負(fù)擔(dān)，降低管理成本。二是要加快建章立制。沒有規(guī)矩，不成方圓，只有強(qiáng)化剛性約束，才能更好地確保各項(xiàng)工作保質(zhì)保量的完成?？偠灾?，未來單位只有在宏觀上謀篇布局，才能更好地為行政管理人員提供指引，確保辦公室行政管理工作滿足相關(guān)要求。

（二）著力加強(qiáng)信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式

信息化時代，單位要著力加強(qiáng)信息化建設(shè)，將技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為管理優(yōu)勢，真正實(shí)現(xiàn)行政管理減負(fù)的目標(biāo)。尤其是在行政管理量、管理難度不斷增加的現(xiàn)階段，做好信息技術(shù)融合工作勢在必行。一是打破信息共享“隔離墻”，通過統(tǒng)一的OA辦公系統(tǒng)對統(tǒng)攬單位所有的行政事務(wù)，明確不同部門訪問檔案庫、信息資料庫的權(quán)限級別，做好保密工作的同時，確保信息傳輸無障礙。二是要強(qiáng)化信息安全管理，實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)隔離機(jī)制，做到內(nèi)部事務(wù)內(nèi)網(wǎng)處理，外部事務(wù)外網(wǎng)處理，提升安全級別。同時，有條件的單位可以逐漸選擇區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)等新型技術(shù)對重要文件進(jìn)行管理。 三是優(yōu)化行政管理系統(tǒng)，完善各項(xiàng)功能。為此，要做好需求調(diào)研與需求反饋工作，及時將自身的管理需求反饋給軟件供應(yīng)商，彌補(bǔ)管理漏洞，營造“人性化”的工作環(huán)境。

（三）堅(jiān)持人才引領(lǐng)，打造復(fù)合型和綜合性人才隊(duì)伍

解決行政管理效能低下，關(guān)鍵在于人才。單位要進(jìn)一步堅(jiān)持人才導(dǎo)向，抓好人才培養(yǎng)，為行政管理工作注入活力。一是要構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系，加強(qiáng)行政管理人員法律、專業(yè)、政策理解、與人溝通層面的能力，增強(qiáng)行政管理人員規(guī)范意識、法律意識和責(zé)任意識。二是要立足于單位工作實(shí)際，科學(xué)設(shè)置培訓(xùn)課程，切實(shí)提升行政管理人員處理問題、分析問題和解決問題能力，避免出現(xiàn)“事事請示”的局面，提升效率。

除此之外，行政管理人員自身要轉(zhuǎn)變觀念，將“小我”融入到“大我”中，堅(jiān)持“一切服從大局，一切服務(wù)大局”的基本原則，綜合考慮各項(xiàng)因素開展工作。行政管理人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，在職責(zé)范圍內(nèi)主動履行好自身職責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)和其他部門提供高質(zhì)量服務(wù)。

四、結(jié)語

從辯證的視角來看，單位在內(nèi)部管理的過程中不可避免地會遇到各式各樣的管理難題。如何對行政管理難題進(jìn)行解決，提升行政管理實(shí)效，是當(dāng)前單位管理者所關(guān)心的問題。鑒于此，有必要從理論層面來探尋行政管理的新模式，分析問題，理清思路，更好地管理單位。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，行政管理不僅僅是一項(xiàng)管理性工作，其同樣存在服務(wù)性的特點(diǎn)。做好這一項(xiàng)工作，才能進(jìn)一步激發(fā)單位內(nèi)部活力，真正做到行穩(wěn)致遠(yuǎn)。具體而言，一是要建立健全行政管理機(jī)制，彌補(bǔ)行政管理短板;二是要著力加強(qiáng)信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式;三是要堅(jiān)持人才引領(lǐng)，打造復(fù)合型和綜合性人才隊(duì)伍。（作者單位：云南省普洱市美術(shù)館）