王卉

摘 要：以規(guī)范商業(yè)綜合體檔案管理為重點，通過對商業(yè)綜合體物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查與分析，針對物業(yè)檔案管理工作中存在的問題及解決對策，以提高物業(yè)管理水平為目標(biāo)，制定出一套適合商業(yè)綜合體檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞：商業(yè)綜合體;檔案管理;物業(yè)管理

1 物業(yè)管理檔案收集整理基本實踐

當(dāng)前企業(yè)運營秉持著“精細管理促進發(fā)展”的戰(zhàn)略思路謀求應(yīng)對多變的市場競爭。在這思路的指導(dǎo)下，每個商業(yè)綜合體必須將加強檔案管理，作為重中之重。企業(yè)要本著“每個員工都是檔案管理的第一責(zé)任人”原則，鼓勵員工以主人翁精神，主動學(xué)習(xí)并掌握檔案管理知識，積極學(xué)習(xí)、帶頭參與，共同營造良好的檔收集與整理氛圍。

1.1 大局意識在前，預(yù)先布置安排

根據(jù)物業(yè)管理工程部、安全部、綜合部、客服部等工作性質(zhì)與特點，在工作中應(yīng)及時收集、不斷積累，做到在工作閉環(huán)時，檔案資料的收集整理工作也應(yīng)同時閉環(huán)。為什么必須用閉環(huán)的思路設(shè)立專職檔案人員來進行物業(yè)管理檔案收集呢？是因為閉環(huán)式管理體系是一個完整的管理體系，比如，一份重要的審批文件，涉及多個部門，如果沒有最終歸口，非常容易損壞或丟失，甚至在檔案目錄上沒有借閱記錄，以致無法追查檔案保管人和經(jīng)辦負責(zé)人。因此，一般以項目為單位設(shè)立專門的檔案室，由專人管理是較好的管理策略。所以，在對各部門的專兼職檔案管理人員體要求中，必須明確具體的物業(yè)檔案歸檔范圍，為及時、完整、有效地收集檔案材料打下良好的基礎(chǔ)，并幫助企業(yè)管理者在經(jīng)營管理運營中進行決策。

1.2 居安思危，措施嚴控

作為商業(yè)企業(yè)物業(yè)管理部門在經(jīng)營管理工作中，需設(shè)立信息檔案管理部門，重要工作職責(zé)為負責(zé)綜合協(xié)調(diào)各方面工作，需要收進各類物業(yè)設(shè)備設(shè)施維護、環(huán)境養(yǎng)護、安全保障等信息、不斷匯總、及時整理。為了加強檔案管理，必須要求物業(yè)管理部門各班組都設(shè)有一個兼職檔案員，專門負責(zé)各組相關(guān)資料、及時整理、保障各階段檔案的完整。并且每天將收集的動態(tài)信息進行保管與及時歸檔，并列為工作考核的重要內(nèi)容。各班組檔案管理人員作為商業(yè)項目接收的成員，提高檔案人員的參與度，切實負起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任，參加竣工移交工作全過程，負責(zé)與大型項目在竣工后，與建設(shè)工程單位針對專題檔案的收集、整理，確保檔案保管信息不留死角。

1.3 明確規(guī)范，保證檔案質(zhì)量

與建設(shè)工程單位在檔案移交管理中，商業(yè)企業(yè)的物業(yè)管理部門每個員工都處于高度忙碌和緊張的狀態(tài)，檔案收集整理工作稍不注意就會被忽視，其后果是許多資料散失無法彌補。因此從開始就必須明確檔案收集的范圍，可以結(jié)合屬地檔案局要求，制定《檔案管理移交明細》，明確出需要接收的檔案內(nèi)容、保管年限、檔案生成日期與編制單位。在接收檔案過程中，物業(yè)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，除紙質(zhì)文件材料外，對電子文檔、聲像材料以及實物的收集，保障資料完整。運營后，商業(yè)綜合體專職檔案員需要制定出《企業(yè)檔案保管規(guī)范》，明確企業(yè)在運營中各部門需要收集整理的檔案明細，特別是物業(yè)管理部門，各個時期形成的檔案材料，并幫助各部門專兼職檔案人員建立檔案收集清單，定期做好對物業(yè)管理部門的指導(dǎo)和服務(wù)。在經(jīng)營中通過微信、QQ、郵箱傳送的各類文件，必須按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行存檔保存，確保文件形成的質(zhì)量。

1.4 組織展示，保障多種服務(wù)

物業(yè)檔案是物業(yè)公司在服務(wù)業(yè)主過程中形成的具有一定保存價值的文件、資料等，在企業(yè)管理方面發(fā)揮著重要作用。檔案管理屬于一項實踐跨度較長的工作，特別是一些有關(guān)時間或數(shù)據(jù)性的資料，如果每次都必須翻閱紙質(zhì)檔案進行查詢，非常不利于檔案的保存，因此，在建立紙質(zhì)檔案的同時，還需建立電子檔案。在物業(yè)管理工作中，必須將檔案管理工作作為重點，不斷加深檔案管理的理論知識灌輸，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，為將來商業(yè)綜合體在各階段成果展示中起到更飽滿的經(jīng)驗總結(jié)。

2 商業(yè)綜合體重大活動中物業(yè)管理檔案收集與管理的探討

2.1 加強制度建設(shè)，提高檔案意識

建立健全檔案管理制度的目的是明確每個崗位的員工崗位職責(zé)以及工作計劃，責(zé)任者明確，操作性強。這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點，作為物業(yè)管理檔案人員，應(yīng)完善檔案臺帳，核實檔案資料的完整性，對于未填寫完整的檔案資料退回相關(guān)責(zé)任人進行補充完善，以確保重要檔案完整與查閱利用。管理制度應(yīng)明確檔案管理人員相應(yīng)的管理范圍，來防止在檔案借閱的過程中造成資料流失。商業(yè)綜合體在重大活動運營中，會存在出現(xiàn)突發(fā)事件的隱患，也是對物業(yè)管理工作的重點與難點。由于，突發(fā)事件發(fā)生，都會是突然的、沒有任何準(zhǔn)備的。而這些事件就其社會意義來說，都很受人關(guān)注。此時，會出現(xiàn)企業(yè)在緊急情況之下，忽略檔案形成、收集等具體安排。但如果當(dāng)時不形成和收集，可能會造成無法追補的后果。要解決這個矛盾，一是靠制度建設(shè)，建立《檔案管理操作指引》《作業(yè)指導(dǎo)書》以及各類重大活動預(yù)案、工作方案等，明確檔案形成、收集、整理的范圍、方法和責(zé)任，使企業(yè)專兼職檔案管理員在任何緊急情況下，都能深刻繃緊檔案保管這根弦，知行合一。

2.2 建立健全重大活動物業(yè)管理檔案的組織機構(gòu)

首先是要充分發(fā)揮經(jīng)常性的檔案網(wǎng)絡(luò)，包括專職檔案員及各部門的兼職檔案員的作用。這是做好物業(yè)管理在面對重大事件檔案的主要力量。尤其物業(yè)管理兼職檔案員，必須了解各類事件的發(fā)生、進展及其重要程度，并且熟悉該方面業(yè)務(wù)，能夠也應(yīng)當(dāng)開展相應(yīng)的收集整理工作。其次是企業(yè)成立各類應(yīng)急組織時，應(yīng)充分吸收檔案人員參與;檔案人員不僅要承擔(dān)分析匯總、上傳下達和對外宣傳的職能，還要負責(zé)主動收集和整理歸檔。檔案員也要和各類應(yīng)急組織保持經(jīng)常性的聯(lián)系，增強敏感性，提高主動參與的積極性。

2.3 加強宣傳教育，全面提高員工的檔案意識、規(guī)范意識和制度意識

檔案是員工收集或記錄的真實資料，檔案的完整性的關(guān)鍵在于員工意識和素質(zhì)的提升。如果員工不了解檔案管理是其工作的重要組成部分這種意識，那么即使管理制度再完美，員工仍可能存在疏忽，導(dǎo)致檔案的真實性大打折扣，失去其應(yīng)有的作用。因此，要做好物業(yè)管理檔案的一個重要前提，就是統(tǒng)一檔案管理人員的思想認識，特別是非檔案管理人員對檔案的重視。企業(yè)負責(zé)人帶頭參與，從員工入職培訓(xùn)開始加強，并不定期宣傳教育檔案管理的重要性，把商業(yè)綜合體物業(yè)管理檔案的重要性放到管理重點中，加大檔案管理培訓(xùn)力度，層層落實完善。

2.4 加強開發(fā)利用，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)

商業(yè)綜合體必須對物業(yè)管理部門檔案在檔案收集中要充分利用形成的檔案資料進行分析、總結(jié)、研究，對于提高本企業(yè)遇到重大事項進行決策和重要問題進行處置的能力水平，其意義都是不言而喻的。物業(yè)管理部門在明確將檔案移交到商業(yè)綜合體檔案室之前，最好以專題的形式，相對獨立地將所保管的檔案登記編號和排列，制作完整可查的檔案移交目錄。同時，做好物業(yè)管理檔案的開發(fā)利用，也可以反過來提高有關(guān)人員的檔案意識，提高其收集整理的積極性。因此，應(yīng)該充分利用物業(yè)管理檔案進入企業(yè)檔案室之前的短暫時機，邊整理、邊開發(fā)利用，包括數(shù)據(jù)分析、信息比對、資料匯編、經(jīng)驗總結(jié)等等。對于重要的或常用的材料，物業(yè)管理部門應(yīng)該提前做好備份留存。在收集范圍上，不能滿足于紙質(zhì)材料，而應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的實際，紙質(zhì)、電子文檔和聲像實物并重，尤其要注意網(wǎng)絡(luò)報告資料和電子郵件稿件的收集，反映其客觀真實的全過程。

物業(yè)檔案管理貫穿在商業(yè)綜合體運營的全過程中，提高物業(yè)管理檔案管理的水平是為了促進商業(yè)綜合體運營管理水平的提升。商業(yè)綜合體必須真正認識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供各種支持，助力物業(yè)管理整體水平不斷提高。