侯明

【摘要】當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，很多高校逐漸實(shí)現(xiàn)智慧校園構(gòu)建，在這種背景下，高校各項(xiàng)管理工作更為便捷，有助于推動(dòng)高校健康持續(xù)發(fā)展。辦公室檔案管理工作是高校中的重要工作，做好辦公室檔案管理，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員更好地運(yùn)用檔案信息提供便利。當(dāng)前很多高校辦公室檔案管理工作并不科學(xué)，存在諸多問(wèn)題，亟待優(yōu)化。本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，并提出一系列優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】智慧校園;物聯(lián)網(wǎng);辦公室;檔案管理;問(wèn)題;優(yōu)化措施

一、智慧校園的概述

（一）智慧校園的含義。智慧校園指的是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、生活、學(xué)習(xí)一體化環(huán)境，該環(huán)境將各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)作為載體，將校園管理、科研、教學(xué)等融為一體。具體來(lái)看，智慧校園指的是將信息技術(shù)與教育教學(xué)有效融合，以提升教學(xué)效果為主要目的，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等作為核心，提供一種網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、智慧型、協(xié)作型于一體的管理、科研、教學(xué)服務(wù)，并對(duì)教學(xué)過(guò)程、教育管理過(guò)程等進(jìn)行有效預(yù)測(cè)的學(xué)習(xí)環(huán)境。

（二）智慧校園為高校辦公室檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。智慧校園為師生更好地開展學(xué)習(xí)和工作帶來(lái)了便利，營(yíng)造了一種智慧化的環(huán)境，如此檔案管理人員在開展檔案管理時(shí)具有更大的便利。比如，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)高校各個(gè)部門的信息進(jìn)行搜集，實(shí)時(shí)進(jìn)行信息更新，并做好信息的歸類等，從而提升檔案管理的效率。同時(shí)，還可以借助于物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化分類，將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，更好地進(jìn)行保存，提升檔案的存續(xù)期。另外，智慧校園還能夠推動(dòng)檔案信息的流通，高校的各位師生可以借助于物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行查看，規(guī)避傳統(tǒng)模式下手工查看的缺陷，為檔案信息得以更好運(yùn)用提供了便利。

二、當(dāng)前高校辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的方式較為老化。高校辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，但是當(dāng)前很多人員對(duì)檔案管理的重視度并不高，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)僅僅將注意力放在教學(xué)以及各個(gè)部門的管理上，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行更為全面的分析，也不注重這項(xiàng)工作的開展。這就導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)自身的工作沒(méi)有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際管理中所采用的方式較為老化，長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)用傳統(tǒng)的模式開展管理，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率低下，而且任務(wù)量較重，影響了工作的積極性。同時(shí)，檔案管理工作離不開各個(gè)部門的協(xié)助，然而實(shí)際情況下很多部門都不注重對(duì)檔案人員進(jìn)行協(xié)助，導(dǎo)致檔案管理者的每一項(xiàng)工作都面臨著繁瑣的程序，存在極大的困難，不利于檔案管理效果的提升。

（二）檔案管理機(jī)制不完善。良好的檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楦咝n案管理工作的更好開展保駕護(hù)航，規(guī)范檔案管理的流程，推動(dòng)檔案管理取得更好的效果。然而當(dāng)前我國(guó)很多高校所構(gòu)建的檔案管理機(jī)制并不完善，沒(méi)有隨著時(shí)代的發(fā)展及時(shí)進(jìn)行檔案管理機(jī)制的調(diào)整，影響了檔案管理的效果。比如，檔案管理制度規(guī)定過(guò)于籠統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)每一項(xiàng)管理工作進(jìn)行細(xì)化，無(wú)法為管理人員的行為進(jìn)行更為全面的約束。

（三）檔案管理人員技能有待提升。檔案管理人員技能高低直接影響了檔案管理的效果，當(dāng)前我國(guó)很多高校檔案管理人員的技能有待提升，在實(shí)際管理中僅僅采用傳統(tǒng)的模式，以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)，如此導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。很多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)不夠了解，無(wú)法借助于計(jì)算機(jī)來(lái)開展工作，不利于檔案管理工作更好進(jìn)行。

三、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）優(yōu)化檔案管理方式。智慧校園背景下，高校辦公室檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，積極對(duì)計(jì)算機(jī)以及物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行運(yùn)用，不斷提升檔案管理的效果。比如，可以借助于相關(guān)的系統(tǒng)對(duì)各個(gè)方面的信息進(jìn)行搜集，并做好檔案信息的匯總與分類，為師生提供更多的便利，提升檔案的管理效率和利用效率。還要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，并做好備份，對(duì)各個(gè)方面的檔案進(jìn)行劃分，以便更為清晰地保存檔案。

（二）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。在智慧校園背景下，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全和完善，確保檔案管理機(jī)制與當(dāng)前高校的發(fā)展變化相吻合，推動(dòng)檔案管理各個(gè)步驟穩(wěn)定開展，從材料初始化、整理、搜集、歸類、加工到最終的入檔等一條龍實(shí)施，提升檔案管理的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。要通過(guò)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新使高校辦公室檔案管理工作得到真正落實(shí)，使其更為科學(xué)與專業(yè)。比如，要通過(guò)機(jī)制的制定對(duì)檔案歸納的源頭進(jìn)行控制，對(duì)于那些不全面、不真實(shí)的檔案要及時(shí)打回去，避免源頭上出現(xiàn)問(wèn)題。而在檔案檢索的時(shí)候，要安排專人進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息泄露或者其他的情況。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。為了提升高校檔案管理的效果，必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，使其具備更高的技能，從而有效對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行運(yùn)用，滿足智慧校園的發(fā)展需求。這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)化知識(shí)培訓(xùn)，或者聘請(qǐng)相關(guān)的專家到校開展培訓(xùn)。同時(shí)還要構(gòu)建相關(guān)的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)學(xué)習(xí)，提升計(jì)算機(jī)技能，滿足工作需要。

四、結(jié)束語(yǔ)

智慧校園的構(gòu)建，為高校辦公室檔案管理工作帶來(lái)了便利，同時(shí)也為檔案管理人員提出了更高的要求，只有加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，并做好檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，優(yōu)化檔案管理方式，才能夠適應(yīng)智慧校園的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理工作取得更好的效果。

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