商良

【摘要】醫(yī)院的發(fā)展離不開辦公室工作，辦公室檔案管理作為辦公室工作重要內(nèi)容之一，加強檔案優(yōu)化管理至關重要?，F(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展要求醫(yī)院辦公室檔案管理工作能夠與之融合。如何開展有效的檔案管理工作，為本文著力研究的方向，希望通過本次研究對未來加強醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率提供借鑒。

【關鍵詞】醫(yī)院;辦公室;檔案管理;優(yōu)化

醫(yī)療事業(yè)發(fā)展要求醫(yī)院能夠提高自身管理水平，為此應當加強檔案管理工作。當前醫(yī)院辦公室檔案管理工作中表現(xiàn)出諸多問題，辦公室人員對檔案管理工作重視度不足，實際工作有失誤，存在檔案損毀、遺失情況，這些管理問題的暴露要求加強檔案管理工作質(zhì)量。通過借助有效管理辦法，提高信息化管理水平，可以改善當前檔案管理現(xiàn)狀。進一步改善醫(yī)院經(jīng)濟效益以及社會效益。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理問題

醫(yī)療改革深化要求提高行政管理能力。醫(yī)院辦公室為銜接各部門關系的重要環(huán)節(jié)，其中檔案管理作為醫(yī)院辦公室的重要組成部分，提高其管理效能至關重要。但是，當前檔案管理工作存在諸多問題：

（一）檔案管理認知水平相對不足。我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的主體是醫(yī)院，醫(yī)院具體承擔保障我國居民生命健康安全的職責，因此地位凸顯，意義重大。醫(yī)院服務內(nèi)容具體包括提供各類型醫(yī)療服務，提高居民健康水平。為此，醫(yī)院行政管理人員多將工作的注意力放在醫(yī)療服務方面，缺少對檔案管理工作的認知，從而忽視了檔案管理，令此類機制建設相對缺乏，人員素質(zhì)較差，疏于管理進而造成檔案建設存在諸多漏洞。具體表現(xiàn)為檔案遺失、損毀等問題。除此之外，由于管理層疏于認真對待，造成醫(yī)療實踐經(jīng)驗無法被充分有效地整合，導致檔案管理工作的開展缺少連續(xù)性，對醫(yī)療研究實踐發(fā)展產(chǎn)生阻礙性作用，從長遠看不利于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長久發(fā)展。檔案管理工作未能充分刺激相關人員的工作熱情，造成我國檔案管理行業(yè)整體實力欠缺，問題表現(xiàn)十分嚴重。

（二）基礎建設相對欠缺。當前階段，不少醫(yī)院軟硬件基礎設備設施相對欠缺，這與醫(yī)院行政管理投入比重不足有關。首先，一部分醫(yī)院的檔案管理采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和病例管理，不能將檔案信息及時上傳到計算機，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，這對檔案的安全和私密性存在極大隱患。其次，部分醫(yī)院由于缺乏對檔案管理的重視，甚至沒有檔案管理的獨立辦公室，醫(yī)療檔案與患者檔案混放在普通辦公室，并且沒有專業(yè)檔案管理人員，檔案管理處于松散混亂的情況。最后，部分醫(yī)院雖然設有專門的檔案管理辦公室，但對檔案管理辦公室疏于管理，房間安保設施不強，除了人為因素外，一些自然因素也對檔案管理辦公室存在威脅，尤其是一些基層醫(yī)院，其本身的硬件設施不甚完善，加上缺乏足夠重視，對醫(yī)院檔案管理造成很大隱患。

（三）人員專業(yè)能力有限。醫(yī)院辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，具體表現(xiàn)在幾個方面：第一，不少醫(yī)院忽視檔案管理的重要性，認為檔案管理為辦公室附屬工作中的次要內(nèi)容，甚至不應當被列入醫(yī)院管理工作序列之中。檔案管理工作不被重視，也導致對相關工作人員的忽視。部分醫(yī)院甚至采取返聘基層管理人員重回檔案管理崗位。檔案管理成為“打更”崗位，而相關專業(yè)素質(zhì)更加無法保障。第二，檔案管理人員專業(yè)能力存在嚴重欠缺。醫(yī)院由于缺少對崗位工作的重視，崗位人員的專業(yè)技術(shù)要求相對較低，部分檔案管理人員甚至并不具備檔案管理技術(shù)。第三，醫(yī)院辦公室檔案管理工作體量龐大，并非個人可以完成，需要建立專門部門，通過組織團隊方式形成科學管理。然而當前醫(yī)院認識不足，因此檔案管理崗位人員數(shù)量有限，無法滿足實際工作需要。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化路徑

（一）提高檔案管理工作的認知水平。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革與發(fā)展需要構(gòu)建具有更高水平的醫(yī)院管理模式，除了對醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的改革之外，也需要加強對醫(yī)院行政管理方面的建設。醫(yī)院的進步與發(fā)展需要“兩條腿”走路，只有這樣才是真正適應時代發(fā)展，真正為人民群眾生命健康負責。為此，需要從幾個方面形成認知：第一，提高檔案管理認知水平。真正了解醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)，其應當為醫(yī)院管理工作之中的重要方面，屬于醫(yī)療學科研究技術(shù)提升的前提和基本保障。第二，領導提高醫(yī)院辦檔案管理重視度。將檔案管理視為醫(yī)院辦管理工作的主要內(nèi)容，通過內(nèi)部宣傳教育令各級領導能夠認識到檔案管理功能與價值。第三，加強檔案管理安全性認知。以此可以強化檔案管理具體輔助人員的責任意識，落實現(xiàn)代化管理理念，為現(xiàn)代化醫(yī)院管理服務提供幫助。

（二）軟硬件投入進一步擴大，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案管理模式。現(xiàn)代社會發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理工作需要借助一定的科技手段開展具體落實管理行為。醫(yī)院檔案管理工作的開展離不開強大的軟硬件基礎條件，為此，應當加強對軟硬件設備的投入，只有這樣才能夠更好地創(chuàng)新管理模式。第一，明確軟硬基礎設備的投資比重，并設立專門檔案管理辦公室，通過專人負責的方式，對醫(yī)院檔案實施管理。同時，引入先進軟件，提高醫(yī)院檔案管理效能。第二，創(chuàng)新檔案管理模式;轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，利用先進技術(shù)對醫(yī)院檔案進行管理。實現(xiàn)無紙化辦公方式，利用計算機后臺對數(shù)據(jù)進行整合和管理。這樣能夠更好地提升醫(yī)院檔案管理效能，降低人工成本，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

（三）提高培訓力度，優(yōu)化管理水平。人才的培養(yǎng)直接關系社會長久安定發(fā)展，醫(yī)院作為科學密集型產(chǎn)業(yè)，發(fā)展的關鍵是人才。為此應當建立完善的醫(yī)療專業(yè)人才培養(yǎng)機制和模式，這是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)水平提升的關鍵。醫(yī)院檔案管理的水平提升同樣離不開專門人才，因此，應當著力培養(yǎng)專業(yè)人員。醫(yī)院方面同樣需加強技術(shù)培訓，組織學習，為檔案管理人員提供必要的平臺。加強資源和資金投入，使醫(yī)院檔案管理能夠保持可持續(xù)發(fā)展。打造專門的檔案管理隊伍，對存在特殊性的檔案可以采取外包管理形式。人員管理則可以通過管理團隊方式完成，這樣有助于成本節(jié)約，并能夠精簡醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)的優(yōu)化升級。對我國醫(yī)療衛(wèi)生事件發(fā)展和進步產(chǎn)生積極影響。我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革始終在進行，社會各領域均在不斷發(fā)展。醫(yī)療改革的同時，更應強化內(nèi)部管理，檔案管理作為其中的重要部分，有效提升管理效率，可以改善行政管理能力。本研究提出合理化意見，目的是促進我國醫(yī)院辦公室檔案管理水平，提高醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，進一步優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量，提出針對性建議是適應當前社會發(fā)展需要的表現(xiàn)。醫(yī)院辦公室檔案管理建設需要更加具有信息化特征，內(nèi)容也應當不斷完善。綜上所述，醫(yī)院辦公室檔案價值能夠在管理過程中發(fā)揮更大價值，因此，檔案管理工作應當從細節(jié)著手，只有這樣，才能夠確保醫(yī)院長久發(fā)展，為醫(yī)院經(jīng)濟效益以及社會效益提升提供保障。

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