童文凌

【摘要】隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)落伍。因此，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，以此來提高辦公室檔案管理效率，將檔案價(jià)值最大化發(fā)揮出來。基于此，本文立足信息時(shí)代，從多個(gè)方面探討如何創(chuàng)新辦公室檔案管理，以期能夠?yàn)槠渌k公室檔案管理工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;辦公室檔案;管理;創(chuàng)新

隨著我國邁向信息時(shí)代，辦公室檔案管理模式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)在各行各業(yè)普及。如何緊跟時(shí)代發(fā)展，提高辦公室檔案管理效率，確保辦公室檔案能夠?yàn)橥苿?dòng)單位各項(xiàng)工作有序、高效運(yùn)作，切實(shí)發(fā)揮出辦公室檔案服務(wù)、協(xié)調(diào)、決策參考等功能。對(duì)此，結(jié)合多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，筆者就信息時(shí)代辦公室檔案創(chuàng)新管理措施進(jìn)行闡述。

一、提高辦公室檔案管理人員綜合素養(yǎng)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及，要求工作人員在具備基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)、理論、方法的同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息素養(yǎng)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提高辦公室檔案管理工作質(zhì)量，滿足檔案數(shù)字化管理要求。在管理方式上，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)人工管理有很大區(qū)別，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的存取由檔案管理人員人工操作，而檔案數(shù)字化管理則更加便捷，但同時(shí)也需要管理人員了解數(shù)字檔案形成的過程，知道電子文件在當(dāng)前社會(huì)形勢下所具有的價(jià)值。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展文件管理，完成信息收集、分類歸檔作業(yè)。因此，為了更好地適應(yīng)時(shí)代要求，辦公室檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，以自學(xué)為主，樹立終生學(xué)習(xí)理念。要落實(shí)好激勵(lì)機(jī)制，借助獎(jiǎng)勵(lì)措施激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，借助懲罰機(jī)制來約束其行為與思想，獎(jiǎng)懲并重，推動(dòng)辦公室檔案管理人員更好地開展工作，切實(shí)提高檔案信息化管理水平。

二、制定健全的辦公室檔案管理制度

在信息時(shí)代，要想切實(shí)提高辦公室檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理科學(xué)化發(fā)展，就必須要結(jié)合單位性質(zhì)，立足檔案信息化建設(shè)需求，制定相對(duì)完善、健全的檔案管理制度。制度內(nèi)容應(yīng)該涵蓋辦公室檔案管理內(nèi)容、檔案信息化建設(shè)方法、辦公室檔案管理職責(zé)、檔案管理考核條例、檔案管理獎(jiǎng)懲措施等內(nèi)容。只有全面包含各方面內(nèi)容，單位員工才能進(jìn)一步了解信息化背景下辦公室檔案管理工作的價(jià)值與意義，同時(shí)明確自身在辦公室檔案管理中所擔(dān)任的角色和肩負(fù)的職責(zé)，進(jìn)而積極主動(dòng)參與到檔案管理工作中。另外，明確檔案管理流程，制定統(tǒng)一的監(jiān)督約束機(jī)制，將任務(wù)目標(biāo)層層分解，落實(shí)到具體人頭，并將檔案管理成果納入績效考核范疇之中。

三、加快辦公室檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

基礎(chǔ)條件配備是辦公室檔案信息化管理的關(guān)鍵：首先，要加強(qiáng)硬件設(shè)備投入，建立起專業(yè)的辦公室檔案數(shù)字化館，館內(nèi)包含計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、檔案自助服務(wù)機(jī)等。其次，要加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)，根據(jù)單位業(yè)務(wù)實(shí)際，研發(fā)具有自身特色的辦公室檔案管理信息化系統(tǒng)，著力開展辦公室實(shí)物檔案管理可視化，將辦公室檔案實(shí)物與互聯(lián)網(wǎng)連接起來，進(jìn)行信息交換，從而實(shí)現(xiàn)智能追蹤、識(shí)別與定位?；谖锫?lián)網(wǎng)的辦公室檔案管理系統(tǒng)，在檔案中標(biāo)注電子標(biāo)簽，通過簽字標(biāo)簽、閱讀器以及服務(wù)器之間的通信，能夠快速找到檔案的存儲(chǔ)位置，實(shí)現(xiàn)檔案追蹤與管理，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的保管不善的問題。同時(shí)，還可以著手建立三維互動(dòng)展覽室，提高辦公室檔案在網(wǎng)絡(luò)中的利用率，創(chuàng)設(shè)虛擬檔案袋，并在展覽室中將虛擬檔案上架到檔案架上，需求者可以通過系統(tǒng)訪問權(quán)限獲取相應(yīng)的檔案文件，從而減少一些重要紙質(zhì)檔案的損壞。再者，要加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源共享。借助先進(jìn)科技、如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)打破技術(shù)壁壘，將單位網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。以需求為導(dǎo)向構(gòu)建辦公室檔案信息資源檢索目錄，利用單位局域網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上傳輸，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源一體化管理體系，真正形成數(shù)據(jù)共享。

四、加強(qiáng)辦公室檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，構(gòu)建辦公室檔案管理安全保障體系。根據(jù)辦公室檔案管理的特征與需求，不斷完善和改進(jìn)現(xiàn)有的檔案網(wǎng)絡(luò)管理安全體系，確保網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，辦公室檔案資源的安全性以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)處理器的安全，能夠有效應(yīng)對(duì)各類病毒、黑客的入侵，避免單位辦公室檔案資源被竊取、泄露。因此，要求單位檔案管理人員做好安全防護(hù)工作，加強(qiáng)防毒軟件、防火墻、漏洞掃描等確保信息系統(tǒng)安全性設(shè)備的應(yīng)用，定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒處理，為檔案資源管理創(chuàng)設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)，需要對(duì)辦公室檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證，設(shè)置訪問權(quán)限，做好系統(tǒng)加密工作，在進(jìn)行訪問授權(quán)時(shí)，系統(tǒng)將憑證和令牌發(fā)給成功登陸的用戶，以防惡意攻擊。其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)估和監(jiān)管體系。檔案管理部門應(yīng)加大云技術(shù)的使用，與相關(guān)軟件、技術(shù)研發(fā)公司合作成立安全評(píng)估小組，制定完善、健全的安全評(píng)估機(jī)制，設(shè)定相近的安全評(píng)估指標(biāo)，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估，事先做好防范措施，在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)才能及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。再者，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全事件應(yīng)急演練。檔案管理部門應(yīng)采取多樣化方式，針對(duì)辦公室檔案管理可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行演練，并對(duì)這些安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，演練后需要對(duì)演練過程、演練內(nèi)容以及演練方式進(jìn)行總結(jié)，找出演練過程中存在的不足，對(duì)辦公室檔案應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行完善。

五、確保辦公室檔案歸檔的完整性

辦公室檔案的信息來源主要來自單位各項(xiàng)工作開展過程中產(chǎn)生、傳遞的數(shù)據(jù)、文件、資料等，主要包含單位內(nèi)部文件和單位外來文件。在單位內(nèi)部日常工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等是辦公室檔案管理的重點(diǎn)，因此必須要對(duì)這類文件了然于胸，準(zhǔn)確掌握和控制，確保文件檔案的完整性和全面性。通常，辦公室工作比較繁瑣，所產(chǎn)生的檔案分布零散，但是隨著檔案管理工作的開展，信息建設(shè)進(jìn)程加快，辦公室自動(dòng)化全面普及，有些重要檔案需要錄入系統(tǒng)進(jìn)行保存，確保郵件、傳真、文件等檔案資源順利歸檔立卷，避免出現(xiàn)混亂，盡可能降低辦公室檔案歸檔立卷時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

六、結(jié)語

總而言之，目前我國正處于飛速發(fā)展的階段，無論是市場經(jīng)濟(jì)還是社會(huì)環(huán)境，都瞬息萬變，要想做好辦公室檔案管理工作，就必須要緊跟時(shí)代步伐，具備隨機(jī)應(yīng)變、靈活創(chuàng)新的能力，能夠快速適應(yīng)社會(huì)環(huán)境。在新形勢下，辦公室檔案管理工作者要意識(shí)到信息時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案管理所帶來的影響，積極革新傳統(tǒng)檔案管理方式，加強(qiáng)自身信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，充分吸收信息化時(shí)代給辦公室檔案管理帶來的便利，并積極參與到檔案信息化建設(shè)中，加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用熟練度，真正提高辦公室檔案管理工作效率，助力單位更快更好發(fā)展。

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