潘宜興

【摘要】本文圍繞信息時代醫(yī)院內(nèi)部文秘工作與檔案管理開展深入研究，望能夠為今后相關實踐工作高效化實施提供建議或參考。

【關鍵詞】醫(yī)院;文秘工作;檔案管理;信息時代

信息時代，不僅引領科學技術發(fā)展新的風向標，也為人們的工作、生活提供了更為便利的條件。對于醫(yī)院的文秘工作、檔案管理各項工作來說也是如此，可以促進醫(yī)院的文秘工作、檔案管理工作得以改進、優(yōu)化，工作效率得以有效提升。

一、醫(yī)院文秘工作特點

（一）服務對象廣泛。醫(yī)院文秘工作有著廣泛的服務對象，這主要是因文秘屬于醫(yī)院內(nèi)部綜合行政的一個職能部門，除了要將醫(yī)院內(nèi)部各個科室及部門等協(xié)調(diào)管理各項工作做好外，還需協(xié)調(diào)處理好社會關系。醫(yī)院文秘工作不但有著廣泛性的服務對象，還具有較大工作量與工作難度。

（二）以患者為核心。醫(yī)院，是收治患者的醫(yī)療場所，日常工作的核心為全心全意為患者服務。因而，醫(yī)院內(nèi)部文秘工作的核心是全心全意為患者服務。

（三）職能廣泛。醫(yī)院文秘工作有著十分廣泛的職能，這主要是因醫(yī)院文秘工作屬于綜合型職能工作，承擔著醫(yī)院內(nèi)部重要任務與責任的記錄、下達與傳遞等，可保障醫(yī)院日常各項工作高效進展;文秘人員需要參與醫(yī)院總體規(guī)劃工作中，幫助院內(nèi)指定各種經(jīng)營管理的制度規(guī)范;同時，文秘屬于醫(yī)院形象窗口，還負責者各種信訪工作等，對文秘人員專業(yè)素養(yǎng)及能力均有著極高要求。

二、醫(yī)院檔案管理特點

（一）種類多樣。醫(yī)院檔案資料種類有著多樣化特點，這些檔案資源均是通過從事醫(yī)療、預防保健及藥品管理等各項經(jīng)營活動期間所形成各種有價值的聲像、圖標、文字等各種形式、載體的歷史資料記錄，可以說，醫(yī)院內(nèi)部各個部門所從事的工作內(nèi)容均會形成相應檔案資料。尤其是在信息極速發(fā)展的今天，醫(yī)院內(nèi)部檔案資料種類變得更加繁多，以至于對檔案資料方面的管理工作提出更高要求。

（二）信息需求大。信息時代，隨著我國醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，對檔案信息方面的需求逐漸增多，醫(yī)療檔案，其對于科研及醫(yī)療活動的重要價值更為突出。在醫(yī)療檔案資料信息方面的需求，也不再局限于內(nèi)部所有職能部門，相關的醫(yī)療機構與病患往往對于醫(yī)療檔案信息資料有著調(diào)取利用方面的需求。對此，醫(yī)院檔案管理相關部門需要加快檔案信息資料的整理、編目及鑒定等各種工作進程，以保證能夠更為充分地滿足于檔案信息資料的現(xiàn)實需求。

（三）管理手段復雜。醫(yī)院檔案資料傳統(tǒng)的管理手段比較單一，通常以紙質(zhì)版形式的檔案資料為主。在現(xiàn)今信息時代背景下，伴隨高新科技持續(xù)進步發(fā)展，各種現(xiàn)代化醫(yī)療器械廣泛應用，醫(yī)療檔案資料逐漸出現(xiàn)數(shù)字形式，如醫(yī)學影像方面的檔案資料，大大節(jié)省了檔案資料的存儲空間，也減輕了管理者的工作量。但是，在管理手段上卻略顯復雜化，對人員自身的技能水平有著較高的要求。

三、合理化建議

（一）注重文秘人員思想意識的提升。醫(yī)院內(nèi)部部分文秘人員，往往會認為自身工作與檔案管理相關工作并無實質(zhì)性的聯(lián)系，它的工作范圍只是提供各種材料。對此，在信息時代，醫(yī)院在設計及構建文秘崗位期間，需將文秘工作與各種檔案管理方面工作的關系予以有效明確，將檔案管理當中文秘工作范圍明確好，促使人員對于檔案管理方面思想指導得到提升，確保自覺管理意識能夠逐步形成。文秘，本屬于特設崗位，日常工作中通常會涉及醫(yī)院內(nèi)部各種決策性信息與機密文件，加之，上呈下達各種文件資料，需要知曉醫(yī)院內(nèi)部高層管理者批閱意見、具體執(zhí)行方向情況、催辦與歸檔各項工作，是執(zhí)行層面信息直接來源點。醫(yī)院內(nèi)部各方面工作均需傳達指導。對此，若其中某個環(huán)節(jié)有紕漏出現(xiàn)，則將會對醫(yī)院整體運轉(zhuǎn)產(chǎn)生不利影響，給醫(yī)院內(nèi)部或者患者等造成相應損失。針對有檔案管理責任的文秘人員，工作中務必要提高自身思想意識，在管理各種公文及文件期間，應當具備客觀及科學的綜合評估能力，將工作做好，防止檔案管理混亂。

（二）注重文秘人員工作技能的提升。醫(yī)院文秘工作有繁瑣性與綜合性，實際涉及工作往往關系著醫(yī)院內(nèi)部各項政策或者方針制度的具體制定、執(zhí)行，還涉及傳達與分發(fā)各種文件等，對此，醫(yī)院內(nèi)部文秘工作，其在檔案管理各項工作當中，務必區(qū)分好文件資料具體類別，并做到不重復或者遺漏。眾多文件資料，往往有著不同價值。因而掌握甄別與歸檔技巧，對于醫(yī)院內(nèi)部文秘人員日常工作來說至關重要。那么，對于文秘人員工作技能的提升方面，具體建議如下：一是建立完善的電子檔案自動化管理系統(tǒng)。以信息化網(wǎng)絡科學技術為依托，建立完善的電子檔案自動化管理系統(tǒng)，確保醫(yī)院內(nèi)部文秘人員能夠在檔案資料的管理工作當中實現(xiàn)即時上傳、采集、接收與整理相關工作內(nèi)容，防止文件資料出現(xiàn)缺失或者混亂等問題狀況。二是構建起網(wǎng)絡化服務系統(tǒng)平臺。以信息化網(wǎng)絡科學技術為依托，醫(yī)院內(nèi)部借助各種系統(tǒng)程序的有效運營，在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的電子檔案自動化管理系統(tǒng)，促使檔案管理實現(xiàn)共享，確保醫(yī)院內(nèi)部所有部門之間檔案管理科員實現(xiàn)互利互享，防止重要的醫(yī)療信息數(shù)據(jù)在空間范圍內(nèi)難以實現(xiàn)有效合并及運用。三是加強對醫(yī)院內(nèi)部文秘人員專業(yè)技能方面的培訓。信息時代，信息快速更新。對此，醫(yī)院針對文秘工作與各項檔案資料管理工作，需要重視對廣大文秘人員專業(yè)化技能的系統(tǒng)培訓，確保文秘人員具備較高的信息化素養(yǎng)及能力?？赏ㄟ^組織學習及專家講座等多種形式開展培訓活動，并設立相應考核項目，做好綜合考評工作，以保證培訓實施效果。

（三）注重檔案管理各項工作保密性的提高。信息時代，在一定程度上，各項信息化科學技術能夠為醫(yī)院文秘工作與各項檔案管理工作提供強大的技術支持。所有信息化網(wǎng)絡科學技術均有著利弊之說，在給醫(yī)院文秘工作與各項檔案管理工作帶來便利的同時，也會增加安全隱患，醫(yī)院檔案資料保密工作難度系數(shù)倍增。醫(yī)院文秘人員使用計算機實施各項操作期間，因病毒感染、操作不當、人為破壞各方面因素，極易導致檔案資料通過計算機而外泄，以至于影響著醫(yī)院正常的運行，給醫(yī)院造成極為不利的負面影響。對此，醫(yī)院內(nèi)部應當確立備份信息及文件儲存專項制度，以確保及時發(fā)現(xiàn)計算機攜帶的病毒，并做好隔離工作，避免病毒逐漸擴散或者蔓延下去。日常應當做的時刻備份，院內(nèi)重要信息，如有需要還需備份參數(shù)配置及命令，避免系統(tǒng)侵入病毒后會丟失信息，還可避免因記不清原有的系統(tǒng)程序，以至于系統(tǒng)程序難以還原;需加強對文秘人員的病毒風險防范技能培訓，一方面篤實醫(yī)院內(nèi)部文秘人員對于系統(tǒng)病毒入侵風險的防范意識及重視程度;一方面培養(yǎng)醫(yī)院文秘人員對于病毒風險防范技能，避免人為錯誤操作或者非法瀏覽等所造成的系統(tǒng)漏洞，給予病毒可乘之機，提升檔案管理工作的保密性。

四、結語

綜上所述，通過以上分析，我們對于信息時代醫(yī)院文秘工作與檔案管理特點，有了更加深入的認識及了解。同時，提出合理化建議。從總體上來說，信息時代醫(yī)院文秘工作與檔案管理密不可分，二者有著相輔相成、相互促進的作用，為今后更好地實施醫(yī)院文秘及檔案管理各項工作，還需制定相應監(jiān)管及執(zhí)行方案，科學引入現(xiàn)代化的信息技術，為醫(yī)院文秘工作與檔案管理工作有效開展提供支持。

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