呂歡

【摘要】醫(yī)院科技檔案工作是一項專業(yè)性、科技性很強的管理工作。隨著醫(yī)療市場改革開放的不斷深入，醫(yī)院在“以病人為中心，以質(zhì)量為核心”，提高經(jīng)濟效益的基礎上，完善經(jīng)營機制，增強活力。醫(yī)院科技檔案的開發(fā)和利用工作已成為檔案室工作的重要課題。本文分析了醫(yī)院科技檔案管理中存在的主要問題。針對這些問題提出了改進措施。

【關鍵詞】科技檔案;信息化管理;問題;措施

醫(yī)院科技檔案是檔案的一大門類。在市場經(jīng)濟逐步建立的形勢下，怎樣以質(zhì)量為核心，創(chuàng)建平安醫(yī)院;檔案如何收集，整理和利用，良好地為醫(yī)院科技工作服務，是目前醫(yī)院管理工作的重要組成部分。

一、問題

（一）對科技檔案的特征性認識不足?？萍紮n案最突出的特征是專業(yè)特性，它使科技檔案在形成領域上明顯區(qū)別于其他檔案，也是實現(xiàn)科技檔案科學管理和歸檔的重要依據(jù)，比如，我院科技檔案工作不確立，科技專業(yè)檔案和其他檔案室未分開。造成科技檔案的管理、分類歸檔雜亂，缺乏成套性?？萍嫉念愋投鄻樱F(xiàn)實利用率低，造成科技檔案在收集、分類保管、統(tǒng)計分析、鑒定利用各項管理環(huán)節(jié)脫節(jié)，專業(yè)特性不突出。

（二）內(nèi)容不豐富，門類不齊全，結(jié)構不完善，利用價值低。我院檔案數(shù)量（至2018年）統(tǒng)計分析，共計4955卷。其中會計檔案2180卷，占檔案總數(shù)的44%;文書檔案2229卷，占檔案總數(shù)的45%;設備檔案347卷，占檔案總數(shù)的7%;科技檔案198卷，占檔案總數(shù)的4%。檔案內(nèi)容單一，內(nèi)涵差，門類少，結(jié)構不規(guī)范。特別是醫(yī)療研究、醫(yī)院營銷策劃方面的科研檔案數(shù)量很少，遠遠不能適應當前醫(yī)院在醫(yī)療改革市場經(jīng)濟條件下的運作及對科技檔案利用的需求，名不副實。

（三）科技檔案利用反饋率不理想，知名度低，編研薄弱。因醫(yī)院工作以醫(yī)療活動為主，故醫(yī)院領導和檔案室工作人員的檔案意識相對較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作，因而不能從反饋信息中發(fā)現(xiàn)科技檔案存在的問題。長期以來，檔案人員只承擔收集管理的作用，不主動為醫(yī)院各科室服務，導致醫(yī)院某些部門和人員不知道檔案室的性質(zhì)和職能，工作的開展得不到理解和支持。加之近幾年醫(yī)院經(jīng)營機制的轉(zhuǎn)變，檔案人員變動頻繁，年齡偏大，專業(yè)素質(zhì)缺乏，不能系統(tǒng)、準確地對檔案信息進行匯編和分析研究，不能很好地運用現(xiàn)代化技術手段，未能給醫(yī)院提供有價值的編研成果。

二、加快醫(yī)院科技檔案信息化建設的意義

在以往的檔案信息管理中不難發(fā)現(xiàn)，陳舊的管理方式所呈現(xiàn)的種種弊端，信息更新的滯后、信息査找的繁瑣以及信息保存的難度都成為制約醫(yī)院檔案管理的因素。醫(yī)院的這些信息是相當珍貴的資源，一旦滅失，后果不堪設想。目前推行的醫(yī)院科技檔案信息化是在新形勢下提出的解決以往檔案管理弊端的有效舉措。實施醫(yī)院科技檔案信息化是應對科學技術全球化的必然趨勢，此舉不僅有利于規(guī)范醫(yī)院檔案的管理體系，提升醫(yī)院科技檔案的專業(yè)性，也有利于醫(yī)院珍貴檔案的保存，方便檔案的整理、查找，節(jié)約醫(yī)院的管理成本，形成更加規(guī)范、有序的醫(yī)院科技檔案管理秩序。

三、措施

（一）加強領導，更新思維，提高科技檔案管理水平。隨著現(xiàn)代化科學技術的突飛猛進，科技檔案管理面臨著適應科技發(fā)展的需求問題。首先領導必須重視，要用創(chuàng)造性思維、系統(tǒng)思維、換位思維、共贏思維等多種思維方式指導科技檔案管理工作。要有變化意識、發(fā)展意識、人才資源意識等，以適應當今科技生產(chǎn)和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，實現(xiàn)科教文化信息化管理及處理，為利用者提供方便。

（二）建立和完善科技檔案規(guī)章制度，實行制度化、規(guī)范化管理。從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環(huán)節(jié)都應有具體而明確的規(guī)定，那么應結(jié)合實際制定檔案管理系列制度辦法，內(nèi)容應包括三個方面：1.制定醫(yī)院領導和檔案工作人員的職能，確?？萍紮n案的落實。2.規(guī)定科技技術資料收集、編制的范圍，以保證科技檔案歸檔率、完整率和準確率達到規(guī)定要求。3.制定科技檔案管理工作的考核內(nèi)容及考核辦法。考核的內(nèi)容主要是資料收集、編制是否做到完整、齊全、準確和規(guī)范，質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求，責任是否落到實處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況，使科技檔案工作變分散式管理為集中式管理，變傳統(tǒng)式管理為現(xiàn)代式管理。

（三）堅持服務機制創(chuàng)新，主動開發(fā)科技檔案服務臨床。檔案工作的服務性是檔案賴以存在和發(fā)展的基本因素，而提高科技檔案的查閱率、查準率，拓展服務方式，為臨床提供周到細致服務，是檔案部門服務水平高低的標志。那么：1.要加強宣傳，擴大影響。醫(yī)院檔案部門要積極通過醫(yī)院網(wǎng)站、微信公眾號、簡報、宣傳欄、圖片展覽等傳播媒介，向醫(yī)院醫(yī)護人員宣傳醫(yī)院檔案部門的工作性質(zhì)、職能，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)療、科研、經(jīng)營、營銷管理等方面發(fā)揮積極作用，增強醫(yī)護人員的檔案意識，提高他們對醫(yī)院檔案工作重要性的認識，自覺支持配合醫(yī)院檔案部門的工作，利用權威人士、知名人士的效應，促使醫(yī)院各部門對檔案工作了解和重視，讓更多的人了解科技檔案，進而讓更多的人利用科技檔案。2.不斷豐富醫(yī)院館（室）檔案，全面認識科技檔案的利用價值。要通過各種途徑廣泛收集檔案資料，增加檔案門類，使科技檔案更具有專業(yè)性特點，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務，推進檔案服務機制創(chuàng)新。3.努力營造良好的外部環(huán)境和氣氛，創(chuàng)新服務方式。醫(yī)院檔案部門首先應打破被動式服務，除積極主動提供科技檔案為醫(yī)院各項科技活動服務外，還應不斷強化參與意識，為醫(yī)院的科技發(fā)展建設獻策，保持醫(yī)院各部門的經(jīng)常性接觸，增強良好的人際關系，為科技檔案部門的發(fā)展創(chuàng)造良好的、寬松的外部環(huán)境。

（四）創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設思路，構建醫(yī)院科技檔案信息資源庫。醫(yī)院科技檔案真實反映了醫(yī)療衛(wèi)生科技活動，為科學技術搭建了平臺，是產(chǎn)生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科技檔案，提升醫(yī)院科技檔案管理質(zhì)量，推動醫(yī)療衛(wèi)生服務的進步?？萍紮n案產(chǎn)生于醫(yī)院科研工作中，是醫(yī)院科研工作歷史和現(xiàn)狀的真實反映，為后續(xù)開展工作提供了參考，這就務必要求檔案管理工作保持準確、完整及規(guī)范。醫(yī)院科技檔案主要是收集相關資料、收集有關實驗原始資料及研究生畢業(yè)論文等，以建立檔案信息化建設為發(fā)展思路，結(jié)合醫(yī)院科技檔案建設和管理實際情況，構建可行的檔案信息化建設發(fā)展規(guī)劃，形成以計算機為依托的檔案管理。通過計算機開展檔案管理，為推進檔案信息化建設創(chuàng)造條件。

醫(yī)院科技檔案信息化建設是一項長期的工作，建設中不可避免地會出現(xiàn)這樣或者那樣的問題，解決問題需要制定相關的制度來規(guī)范，還要加強隊伍建設及資金投入等，以便依照標準，將科技檔案的信息化管理付諸實踐。要力爭拓寬檔案資源，推進信息管理標準化前進的步伐，實現(xiàn)高水準的科技檔案信息化利用價值及服務水平，達到醫(yī)院檔案信息資源的共享。總之，隨著醫(yī)院經(jīng)營機制的轉(zhuǎn)變，檔案部門工作的運作機制也將隨之變化，因此，醫(yī)院檔案部門應當努力做好科技檔案工作，為臨床一線服務，為醫(yī)院的改革和發(fā)展發(fā)揮積極的作用。