孫迎夏

【摘要】在新形勢下，事業(yè)單位充分利用信息技術(shù)開展檔案工作，可以全面提升檔案管理信息化水平，促使人工勞動(dòng)強(qiáng)度減低，促使檔案管理質(zhì)量和效率全面提升，為事業(yè)單位的科學(xué)決策和管理提供強(qiáng)有力的依據(jù)。特別是信息技術(shù)日新月異的發(fā)展下，衍生出各種先進(jìn)檔案管理軟件，極大沖擊了事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式，促使檔案管理朝著技術(shù)化、信息化方向發(fā)展。受多種因素的影響，當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在諸多問題。阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐。本文重點(diǎn)分析了事業(yè)單位檔案管理信息化管理存在的問題，并提出提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化

檔案作為人員信息和各種實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，歷史性和真實(shí)性是檔案最顯著的特征，對于事業(yè)單位而言，檔案可以直接反映單位的發(fā)展歷程，同時(shí)在檔案中還蘊(yùn)含自身發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況。另外，檔案信息是社會(huì)的映射，同時(shí)也是一個(gè)單位和政府政策的參考依據(jù)。作為社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位檔案管理是至關(guān)重要的，在社會(huì)高速發(fā)展的同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理壓力也在增加?，F(xiàn)階段信息化是社會(huì)發(fā)展的大趨勢，事業(yè)單位為了管理好檔案資料，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，借助各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，助推事業(yè)單位穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視力度不足。眾所周知，在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理各項(xiàng)工作是否能夠有序開展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度?，F(xiàn)階段，很大一部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部沒有從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，缺乏完善健全的檔案管理制度。事業(yè)單位更多的是將人才培養(yǎng)作為工作的重點(diǎn)，忽視了檔案管理。檔案管理與事業(yè)單位職工的利益是息息相關(guān)的，檔案管理直接關(guān)系到整個(gè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部要從思想意識(shí)上重視檔案管理，做好檔案管理工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有效支持。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理人員。檔案管理工作的質(zhì)量和成效直接受檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)的影響，在當(dāng)前事業(yè)單位中，由于不重視對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，加之在崗檔案管理人員通常是40-50歲之間，他們沒有接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的訓(xùn)練，自然無法滿足信息時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的需要。另外，部分檔案管理人員在具體的檔案管理工作中，工作態(tài)度不認(rèn)真，無法嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度來開展工作，這樣檔案管理工作就缺乏規(guī)范性，存在諸多的不足和缺陷問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量受到嚴(yán)重影響，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，無法為事業(yè)單位科學(xué)決策和管理提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

（三）信息化建設(shè)缺乏規(guī)范。隨著信息化的深入推進(jìn)，雖然有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的重要性，并投入了一定的人力和物力，但在具體建設(shè)過程中，檔案管理系統(tǒng)無法對其他部分的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效統(tǒng)一，適應(yīng)性和系統(tǒng)兼容性比較差，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，無法實(shí)現(xiàn)多種檔案信息的查詢和檢索。另外，由于事業(yè)檔案管理內(nèi)容繁雜，工作流程較多，這樣一來，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)存在規(guī)范統(tǒng)一的問題，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化、電子化、數(shù)字化進(jìn)程受到制約，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，同時(shí)也無法發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

（四）信息化水平有待提升。當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到社會(huì)大眾的工作、學(xué)習(xí)以及生活中，檔案管理信息化水平得到進(jìn)一步提升。但是縱觀整個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作，還沒有實(shí)現(xiàn)全面信息化，在事業(yè)單位內(nèi)部，部分重要檔案還是采用紙質(zhì)管理方式來保管的，一旦檔案丟失或是損壞，將帶來無法估量的損失。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)心單位重要檔案數(shù)據(jù)信息被不法分子和黑客攻擊，他們更加傾向于紙質(zhì)檔案保管，阻礙了檔案管理的信息化進(jìn)程。

二、新形勢下提升檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）重視檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度。事業(yè)單位檔案管理的有效性更多的在于領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，為改變當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)干部不重視的現(xiàn)象，在新形勢下，我們必須要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容來進(jìn)行，特別是全面提升事業(yè)檔案管理內(nèi)容的保密性問題。在檔案室內(nèi)選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進(jìn)的信息化設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等，配置專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作，做好登記工作，禁止外人的進(jìn)入，同時(shí)定期加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，促使檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和專業(yè)能力提升。

（二）重視信息化人才培養(yǎng)，構(gòu)建復(fù)合型的團(tuán)隊(duì)。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求管理人員必須要具備檔案管理知識(shí)和服務(wù)等方面的知識(shí)，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設(shè)有序開展。基于此，事業(yè)單位一定要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業(yè)人才，全面提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平。現(xiàn)階段，有部分檔案管理人員對計(jì)算機(jī)和其他檔案管理設(shè)備的應(yīng)用不夠熟練，因此，事業(yè)單位必須要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能方面的培訓(xùn)，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理效率。當(dāng)前，我們正處在信息化時(shí)代，檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)保護(hù)管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息共享和全面利用方向。我們要想進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的作用和效率，則需要立足于實(shí)際，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格國家所制定的著錄原則、文字標(biāo)識(shí)、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實(shí)現(xiàn)著錄的統(tǒng)一，則在后續(xù)的檔案檢索過程極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔處理時(shí)，還必須要使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫軟件和硬件，同時(shí)還必須要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，從而更好地為事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，整合檔案信息資源。在新形勢下，要想全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，最關(guān)鍵的就是要進(jìn)一步完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，內(nèi)部構(gòu)建一支數(shù)字化檔案管理部門，在數(shù)字化，信息化檔案管理建設(shè)過中，配置專業(yè)檔案管理人員，進(jìn)一步豐富檔案資源，充分利用各種先進(jìn)檢索工具，全面提升事業(yè)檔案資源的利用率，促使檔案信息化水平全面提升。另外，事業(yè)單位檔案管理部門，還必須要立足于實(shí)際，選擇科學(xué)合理的方式來管理電子檔案。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要投入大量的人力物力，進(jìn)一步完善軟件和硬件設(shè)備，通過這樣的舉措，不斷完善和更新檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建具有較強(qiáng)操作性的實(shí)施平臺(tái)。針對紙質(zhì)檔案資料，可以通過電子化有效錄入電子系統(tǒng)，從而達(dá)到電子檔案資源和紙質(zhì)檔案資料并存的目的，全面整合事業(yè)單位檔案信息資源，在此過程中，還要加強(qiáng)安全防護(hù)，定期殺毒，防止黑客的入侵，保障檔案的安全，通過上述這些舉措，全面助推檔案管理信息化建設(shè)，促使事業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率全面提升。

三、結(jié)語

總之，在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是勢在必行的，因此，我們要認(rèn)真分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，針對性加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（5）：127-128.

[2]溫雙瑗.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（22）：134.