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        醫(yī)院檔案利用存在的問題及對策

        2020-05-19 13:05:33李佳
        辦公室業(yè)務(wù)·上半月 2020年4期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量管理信息化

        李佳

        【摘要】醫(yī)院是保障人民生命健康的公共性機構(gòu),醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作的歷史見證和記錄,擔(dān)負著服務(wù)民眾推動發(fā)展的重任。做好醫(yī)院檔案管理,需要從加快信息化進程、加大檔案重要性宣教、構(gòu)建檔案工作全面質(zhì)量管理體系和開展檔案工作人員素質(zhì)提升等方面不懈努力。

        【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案利用;信息化;質(zhì)量管理

        醫(yī)院是我國關(guān)乎民生的公共性機構(gòu),醫(yī)院檔案包含內(nèi)容比較多,比如醫(yī)療、科研、基礎(chǔ)建設(shè)以及人事等相關(guān)信息,都是醫(yī)院最寶貴的信息資源。檔案管理主要包括檔案收集整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案檢索統(tǒng)計、檔案編研和利用等。加強醫(yī)院檔案資源利用,實現(xiàn)檔案自身價值,將其轉(zhuǎn)化成推動發(fā)展和繁榮文化的內(nèi)生動力,對醫(yī)院和民眾健康事業(yè)發(fā)展具有積極的推動作用。

        一、目前檔案利用存在的問題

        檔案的利用講究及時有效,才能最大限度地發(fā)揮檔案的憑證和查考作用,實現(xiàn)其便于社會各方面使用的目的。檔案利用成效的好壞,從管理方式上來說,取決于館藏檔案在收集整理時是否完備,保管的方式途徑以及查閱和提供利用的工具的先進性和便捷性,檔案法律法規(guī)和管理制度的完善性和執(zhí)行力度;從主體方面來說,取決于醫(yī)院管理層的重視程度,檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)高低,以及檔案利用相對方對檔案的看法。

        (一)信息化程度低導(dǎo)致利用效率低下。醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富、形式多樣,涉及醫(yī)療、人事、科研、基建、黨建等很多方面,關(guān)乎民生和醫(yī)院自身發(fā)展。信息化的檔案管理就是發(fā)展的要求,但是從公立醫(yī)院的實際信息化檔案管理現(xiàn)狀來看,信息化程度還相對較低,這就導(dǎo)致檔案管理整體效率低下,以及檔案資料的價值得不到充分發(fā)揮。大數(shù)據(jù)環(huán)境下,傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足檔案信息高效便捷快速使用的要求。目前有的醫(yī)院信息化管理手段,不管是軟件還是硬件方面,有不少需要亟待完善和改進的地方。

        (二)對檔案工作的重視程度不夠。對檔案工作的重視程度不高:一方面,是醫(yī)院管理層對檔案工作不夠重視,視檔案工作為從屬和附屬性質(zhì)的工作,沒有把檔案工作看成是獨立的有自身價值的工作;另一方面,是檔案工作者自身對檔案的重視程度不夠,隨意歸檔,隨意查找,流程混亂,制度執(zhí)行不到位,對檔案質(zhì)量和存放要求,沒有入腦入心,真正落實到位。導(dǎo)致想查閱相關(guān)檔案的時候,難查找,甚至無從找起,找到了發(fā)現(xiàn)文不對題或者資料殘缺,耗時耗力,形成醫(yī)院檔案管理低效低質(zhì)和年代久遠嚴(yán)重落伍的刻板印象。醫(yī)院管理層對醫(yī)院史料不重視,甚至還可能會引發(fā)對醫(yī)院整個管理水平不信任的塔西佗陷阱,非但不能為醫(yī)院發(fā)展提供有力的知識物質(zhì)支撐,還會發(fā)生負面的效應(yīng)。

        (三)檔案管理工作質(zhì)量不高。檔案管理工作質(zhì)量欠缺,制度層面表現(xiàn)為依法依規(guī)治檔落實力度不夠,實際操作中檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督評價體系,只有一般性的規(guī)定,沒有結(jié)合醫(yī)院實際的檔案質(zhì)量管理制度,沒有運行制度執(zhí)行情況的考核體系。而檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊,也從操作者層面給檔案管理質(zhì)量埋下隱患。專業(yè)程度不高,對檔案的理解就是簡單的保管抄錄、復(fù)印和留存,一些檔案工作者沒有經(jīng)過系統(tǒng)性規(guī)范化的培訓(xùn),也沒有相關(guān)的專業(yè)知識和技能就上崗,有的甚至檔案工作人員都是迎接檢查的時候臨時拼湊的,其他部門借調(diào)組成的專班,對檔案工作的內(nèi)容和要求一知半解,或者僅僅是照本宣科來操作,對檔案利用的咨詢答復(fù)和提供信息方面,也欠缺權(quán)威性,不能有理有據(jù)令人信服。安全防范措施和意識存在矛盾方面,一些檔案工作者對檔案利用的需求全身心戒備和提防,過度擔(dān)心檔案損毀丟失和夸大利用產(chǎn)生的損耗,而又會對利用的檔案缺乏規(guī)范的防范措施和應(yīng)急預(yù)案,利用起來聽之任之,產(chǎn)生負面影響就因噎廢食,形成惡性循環(huán),歸根結(jié)底,還是自身素質(zhì)和能力欠缺導(dǎo)致的。

        二、改進醫(yī)院檔案利用現(xiàn)狀的對策

        (一)加快醫(yī)院檔案工作信息化進程。醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革對醫(yī)院管理提出了更高的要求,檔案作為醫(yī)院各項工作的痕跡和歷史記錄,同時也是現(xiàn)行工作的起點和進一步創(chuàng)新的物質(zhì)基礎(chǔ),在目前大數(shù)據(jù)和電子政務(wù)的環(huán)境下,應(yīng)該與時俱進,充分運用現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段,加強硬件設(shè)施建設(shè),提高傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化水平,完善檔案保護措施,保證檔案的原始性、完整性和真實性,高效的提供給各方面利用。信息化管理技術(shù)在提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的同時,會減去大量的人工操作部分,轉(zhuǎn)變?yōu)橛糜嬎銠C計算、整理資料,所以提高信息化管理的安全性非常重要,不能隨意泄露檔案資料,提前檢查計算機的安全性。同時,檔案信息化管理必須合理調(diào)配檔案使用權(quán)限,對檔案進行分級管理,分級授權(quán),既保證檔案密級制度的執(zhí)行,保證檔案的安全,也為檔案的利用提供了更便捷的平臺和路徑。

        (二)加大醫(yī)院檔案工作重要性宣教工作。檔案的合理和高效利用,不僅需要提高檔案自身的質(zhì)量,提高檔案利用的便捷度,還需要讓檔案重要性和合理利用的理念深入人心,加強檔案工作重要性的宣傳工作,讓大家在需要的時候,能夠第一時間想到查證和參考檔案資料,用事實說話,以史為鑒可以明得失,用歷史經(jīng)驗指導(dǎo)工作,用前人的智慧和成果來為我們今天的工作服務(wù)。加大檔案檢索統(tǒng)計和編研等工作力度,讓檔案從簡單的憑證,變成源源不斷的政策參考依據(jù)和智力成果,提高大家對檔案利用的認識,提高檔案深層次的利用率,同時也促使檔案管理工作更加精細化和規(guī)范化,讓宣教工作基礎(chǔ)更加牢固。

        (三)構(gòu)建醫(yī)院檔案工作全面質(zhì)量管理體系。檔案的利用是檔案工作的終末環(huán)節(jié),加強檔案利用不能就事論事,必須加強整個檔案工作鏈條上各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和管理,構(gòu)建全面質(zhì)量管理體系。運用目標(biāo)管理法,構(gòu)建平衡記分卡表單,將通過關(guān)鍵績效指標(biāo)即KPI指標(biāo)項填充其中,比如說檔案收集整理的完整度、歸檔時間節(jié)點的準(zhǔn)確率、檔案室環(huán)境管理的達標(biāo)率、檔案借閱手續(xù)完備性、檔案編研成果見刊率以及檔案資料的影響因子等,通過科學(xué)的、量化的、清晰的、有針對性的、動態(tài)調(diào)整的考核指標(biāo),并通過周邊績效,即檔案利用的利益相關(guān)者的滿意度調(diào)查評分,將醫(yī)院檔案管理總目標(biāo)和檔案室工作目標(biāo)有機結(jié)合,質(zhì)量管理的頂層設(shè)計和落地實施結(jié)合起來,通過PDCA循環(huán),實現(xiàn)良性互動,通過SWOT分析,不斷修訂和完善考核指標(biāo)體系,構(gòu)建檔案工作全面質(zhì)量管理的運行機制??己私Y(jié)果的運用和反饋,可以倒逼檔案管理相關(guān)科室改進檔案服務(wù)質(zhì)量,提高服務(wù)的主動性和及時性,加強各部門之間的協(xié)作和配合,提高檔案利用的效率和效益。

        (四)開展醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)提升工程?!稒n案法》第九條規(guī)定:檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。這是檔案法對檔案工作人員的職業(yè)道德要求,也是對檔案工作人員的綜合素質(zhì)最基本最基礎(chǔ)的規(guī)定。開展醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)提升工程,必須首先全面實施依法依規(guī)治檔,檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)必須首先達到法律的基本規(guī)定,才能將法律內(nèi)化于心外化于行,依法依規(guī)辦事,才能在檔案提供利用的過程中,保證檔案內(nèi)容的完整性、流程的合法性和密級的有效性,才能進行后續(xù)的提升工作,以匹配日益增長的檔案利用需求。

        三、結(jié)語

        隨著醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展和廣大人民對健康需求的不斷增長,檔案利用工作的要求也越發(fā)嚴(yán)格。醫(yī)院檔案工作涉及知識面較廣,專業(yè)性要求高,同時也有較高的保密要求。醫(yī)院檔案工作人員不僅要求有專業(yè)的檔案工作技能,還要對醫(yī)療、人事、科教、院感、護理、黨建等各個方面都有較為全面的了解。這就要求檔案工作人員要與時俱進,注重學(xué)習(xí),積極開展專業(yè)培訓(xùn),不斷夯實知識基礎(chǔ),同時關(guān)注檔案工作動態(tài)和前沿方向,積極做好各項工作,以不負時代和人民的厚望。

        【參考文獻】

        [1]胡詩.醫(yī)院檔案資源開發(fā)價值與利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(7):43.

        [2]仝姍姍.供結(jié)側(cè)結(jié)構(gòu)性改革視閾下的檔案提供利用思想探究[J].檔案天地,2019(3):44.

        [3]穆愷.提高醫(yī)院檔案管理效率的對策[J].臨床醫(yī)藥文獻,2019(6):187.

        [4]徐海燕.新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2016(18):130.

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