亓文靜

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來保障，充分利用人事檔案來選人、用人是最為合理的。企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為企業(yè)的人力資源利用提供良好的條件，能夠?qū)ζ髽I(yè)的人員數(shù)據(jù)和信息管理系統(tǒng)提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源現(xiàn)代化管理提供基礎(chǔ)保障。

一、存在問題分析

1.對企業(yè)人事檔案重要性認(rèn)識不夠。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對人事檔案工作部門的財力、物力和人力支持不夠。

2.缺少檔案專業(yè)人才，基層檔案力量薄弱。因歷史原因，各單位人事檔案情況參差不齊，雖然近年來對基層檔案人員進(jìn)行多次培訓(xùn)，均未達(dá)到預(yù)期效果。二是基層人員檔案意識不強(qiáng)，存在檔案管理人員混亂、檔案材料不及時收繳情況，嚴(yán)重制約了人事檔案的科學(xué)化管理。

3.企業(yè)人事檔案存在人檔分離和斷檔現(xiàn)象。企業(yè)人事檔案存在檔案斷檔缺檔現(xiàn)象：一是人才流動，檔案并沒有隨之流動，存在斷檔現(xiàn)象;二是企業(yè)招聘結(jié)束后，未及時查收錄用員工的檔案;三是大多數(shù)用人單位對檔案的要求低，甚至沒有。

4.檔案信息化建設(shè)滯后。一是由于前期基礎(chǔ)薄弱，遂將重點工作放在干部人事檔案審核和歷史遺留問題處理，造成了檔案信息系統(tǒng)未及時更新。二是檔案信息化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，不可一蹴而就。

二、解決問題對策

近年來，公司以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，把提高干部人事檔案管理水平作為干部工作的基礎(chǔ)性工作，在不斷提高干部人事檔案管理水平的基礎(chǔ)上，認(rèn)真查找檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。

1.提高政治站位，增強(qiáng)責(zé)任意識。《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。按要求做好干部人事檔案整理工作，是對企業(yè)負(fù)責(zé)，向干部本人負(fù)責(zé)。政治上提高站位，切實擔(dān)負(fù)起管理檔案的主體責(zé)任，將做好檔案工作作為貫徹落實全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的重要內(nèi)容。

2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。針對此次干部人事檔案遺留問題清理工作時間緊、任務(wù)重的實際情況，成立了全面清理檔案遺留問題工作領(lǐng)導(dǎo)小組，黨委組織部部長為組長，小組成立后，明確人員職責(zé)，加強(qiáng)保密培訓(xùn)、提出紀(jì)律要求，保證了干部人事檔案審核工作的順利進(jìn)行。召開權(quán)屬單位干部檔案遺留問題清理工作座談會，傳達(dá)、學(xué)習(xí)能源集團(tuán)干部檔案遺留問題清理工作座談會會議精神及處理辦法，建立了重裝集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)下的覆蓋權(quán)屬單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位專職檔案員，清晰了崗位職責(zé)，統(tǒng)一了管理標(biāo)準(zhǔn)，暢通了與權(quán)屬單位的溝通渠道。

3.抓實專項審核，實現(xiàn)檔案管理正本清源。一是根據(jù)《干部人事檔案專項審核表》，采用兩人“背靠背”獨立審核方式進(jìn)行初審，逐卷逐頁查問題，認(rèn)真查找風(fēng)險點，對干部人事檔案進(jìn)行全面審核，初審?fù)瓿珊筮M(jìn)行集中復(fù)審，重點審核了“三齡兩歷”等信息，特別注意有無關(guān)鍵信息涂改，重要原始信息是否完整規(guī)范，三齡是否有前后不一致情況，是否存在邏輯錯誤等。審核完成后，對存在的問題進(jìn)行集中處理。二是將檔案意識貫穿于日常工作，人事檔案材料皆為組織部日常工作形成資料，包括員工信息表、工資表、干部任免表、組織檔案、職稱材料等。唯有正本清源，將重點管控在資料形成初始階段，才能保證干部人事檔案材料真實、準(zhǔn)確，為后續(xù)干部人才的選拔提供依據(jù)。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，建設(shè)檔案人才隊伍。有針對性的開展干部人事檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，確保取得實效。抓實業(yè)務(wù)培訓(xùn)和崗位鍛煉，提高干部檔案工作隊伍的專業(yè)化水平，采取有效措施保障檔案管理人員的穩(wěn)定性和有序接續(xù)。

5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)動態(tài)管理。在人事檔案管理中充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲，對于提高人事檔案管理效率具有重要意義。檔案信息化建設(shè)，不僅要實現(xiàn)以電子儲存人事檔案的基本目標(biāo)，還要將檔案信息進(jìn)行科學(xué)的整理歸納，能夠?qū)⑺栊畔⒁詶l理的方式展現(xiàn)出來。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的人事檔案管理工作是一項綜合性比較強(qiáng)的工作，會涉及很多的信息領(lǐng)域。企業(yè)人事檔案管理需要堅持“以人為本”的管理原則，人事檔案的管理要重視員工基本信息資料的保密，不能因為任何原因泄露企業(yè)職工的基本信息資料，落實企業(yè)的人事檔案管理工作，能夠有效的提升企業(yè)人力資源的管理水平，人事檔案工作人員還應(yīng)該本著遵守相應(yīng)的管理制度和法律法規(guī)，及時有效的解決風(fēng)險，推動企業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展。