外貿(mào)人維尼

貿(mào)友問(wèn)：

維尼，我們即將復(fù)工，但是復(fù)工郵件怎么寫才顯得高大上？或者說(shuō)，怎么寫才妥當(dāng)？想知道你們外貿(mào)“大神”是怎么寫的。

大神？未曾敢自居，叫我“維尼”更親切。

但對(duì)于你提出的復(fù)工郵件怎么寫，我倒是可以說(shuō)說(shuō)自己的看法和建議。

1. 什么是“好郵件”

許多人總是說(shuō)自己寫不好郵件，想知道別人是怎么寫的。好郵件有千百種樣式，每個(gè)人寫出來(lái)的都不一樣，并且見(jiàn)仁見(jiàn)智。

我認(rèn)為“好郵件”由3點(diǎn)組成，且它們的占比如下：（1）思路清晰，占80%;（2）通俗易懂，占10%;（3）簡(jiǎn)潔明了，占10%。

可見(jiàn)，能不能寫好郵件，80%取決于你有沒(méi)有清晰的思路。只要思路清晰、準(zhǔn)確，每個(gè)人的郵件都不會(huì)差。

我們寫郵件時(shí)也要注意兩個(gè)誤區(qū)：一個(gè)是舞文弄墨，通篇用高深的英文單詞或從句;另一個(gè)是長(zhǎng)篇大論，沒(méi)有幾百字似乎對(duì)不起客戶寶貴的時(shí)間。

這可以說(shuō)是大家對(duì)外貿(mào)郵件的誤解，很多人會(huì)落入這樣的誤區(qū)。要知道，外貿(mào)郵件的基本作用是溝通，不是英文考試，不需要多么高深、復(fù)雜的語(yǔ)句，更不需要寫“小作文”。

這是我在多次經(jīng)驗(yàn)分享中提到的一點(diǎn)，距離第一次提出已經(jīng)過(guò)去三四年。若你還是沒(méi)有改變，那你該認(rèn)真思量一下了。

與國(guó)外客戶溝通時(shí)，你覺(jué)得他們的英文很好嗎？非也，除了英語(yǔ)國(guó)家，其他國(guó)家的客戶英文水平，說(shuō)不定還不如我們，比如俄羅斯、印度和泰國(guó)。

你寫得那么復(fù)雜，客戶是不是要找個(gè)翻譯軟件，翻譯一下才能看懂呢？這是不是就影響了溝通的效率？所以，能簡(jiǎn)則簡(jiǎn)。偶爾出現(xiàn)個(gè)別語(yǔ)病也沒(méi)有關(guān)系，客戶能看懂就行 。

言歸正傳，我們看看復(fù)工郵件該怎么寫。

沒(méi)錯(cuò)，思路最重要。思路對(duì)了，郵件就不會(huì)太差。

但要做到思路清晰，肯定要分情況、分人。不同的情況有不同的應(yīng)對(duì)之策，什么樣的人就對(duì)應(yīng)什么樣的表達(dá)?？蛻羰亲约旱目蛻?，沒(méi)有人比你更了解，這一點(diǎn)要多加琢磨。

2. 針對(duì)“已付款，等出貨”的復(fù)工郵件

針對(duì)“緊急要貨”的客戶

分析：緊急要貨的客戶，肯定希望你的郵件不僅僅只是通知他自己復(fù)工了這么簡(jiǎn)單。他需要知道的是，你什么時(shí)候能發(fā)貨。

我們要做的是：聯(lián)系工廠和采購(gòu)人員，確認(rèn)他們什么時(shí)候復(fù)工，什么時(shí)候生產(chǎn)，以及什么時(shí)候出貨。當(dāng)然，因?yàn)橐咔榈挠绊?，我們也不?huì)獲得一個(gè)準(zhǔn)確的信息，所以我們要給自己和工廠預(yù)留一些應(yīng)急時(shí)間。例如，工廠回復(fù)說(shuō)：我們2月10日復(fù)工了，但是貨物積累很多，生產(chǎn)工作到崗又不及時(shí)，所以交貨期要到2月底。這時(shí)候，我們就要預(yù)估，到2月底時(shí)，疫情情況會(huì)如何，工廠情況又如何，然后給客戶多報(bào)15天的交期，也就是跟客戶說(shuō)明要3月中旬才能交貨。

具體回復(fù)參考：

Dear XX：

Hope you are well.（希望你一切都好。）

Good news shared that we come back to office for work today， and our factory restart produce too， but the delivery will delay to Mid?March since VIRUS.（我們復(fù)工了，我們工廠也重啟生產(chǎn)了，但是因?yàn)椴《荆黄趯⒁舆t到3月中旬。）

What can be confirmed is your order must be the first one scheduled. We will try best to shorten the delivery time as soon as possible.（可以肯定的是，你的訂單會(huì)第一個(gè)被安排，我們也會(huì)盡量縮短交期。）

Please waiting for good news.Thank you.（請(qǐng)等待好消息，謝謝。）

Sincerely，

Lica

針對(duì)“不緊急，但交期延長(zhǎng)”的客戶

分析：客戶雖不緊急要貨，但當(dāng)通知客戶我們復(fù)工時(shí)，也需要預(yù)計(jì)一下會(huì)延遲多長(zhǎng)時(shí)間，跟客戶說(shuō)明一下，讓客戶心里有個(gè)數(shù)，不至于讓他們主動(dòng)來(lái)催。

我們要做的是：聯(lián)系工廠和采購(gòu)人員，確認(rèn)他們什么時(shí)候復(fù)工，什么時(shí)候生產(chǎn)，以及目前的排單情況，從而預(yù)估出貨時(shí)間。得到信息后再寫復(fù)工郵件。

具體回復(fù)參考：

Dear XX：

How are you？（你最近怎樣？）

It is good that we go back to work today， and our factory resume produce too， but the delivery maybe delayed by 1 month because VIRUS.（我們復(fù)工了，我們工廠也恢復(fù)生產(chǎn)了，但是因?yàn)椴《?，交期可能要延遲1個(gè)月。）

Anyway， we will try best to shorten the delivery time as soon as possible.（無(wú)論如何，我們會(huì)盡力縮短交期。）

I will let you know when we determine the delivery time and you can contact me in any time. Good luck to you and us.（當(dāng)我們確定了交期會(huì)讓你知曉，你也可以隨時(shí)聯(lián)系我，祝你我好運(yùn)。）

Sincerely，

Lica

3. 針對(duì)“未付款，有意向”的復(fù)工郵件

針對(duì)“欲付款”的客戶

分析：有些客戶年前已經(jīng)談得差不多了，就差付款了。馬上要安排付款的，我們的郵件又該怎么表達(dá)？

我們要做的是：告知客戶目前的情況，建議客戶先不付款或者先付定金。

具體回復(fù)參考：

Dear XX：

Nice to tell you we back to work today， but our progress will go slowly as VIRUS.（很高興通知你我們復(fù)工了，但是因?yàn)椴《荆覀兊倪M(jìn)度會(huì)進(jìn)行緩慢。）

At present， all our orders will take more time to delivery，maybe you can postpone the payment or pay deposit first.（目前，我們所有的訂單將需要更長(zhǎng)時(shí)間才能交貨，你或許可以推遲付款或者先付定金。）

Or any other ideas， we are willing to cooperate. Thank you for understanding.（或者其他想法，我們?cè)敢馀浜?，感謝理解。）

Sincerely，

Lica

針對(duì)“年前有意向”的客戶

分析：之前的分享中我有說(shuō)到，年前有意向的客戶也需要主動(dòng)溝通，推進(jìn)訂單談判。所以，在寫復(fù)工郵件時(shí)，我們要問(wèn)問(wèn)客戶是否還有合作意向。

我們要做的是：查看一下之前的溝通記錄，看客戶的進(jìn)展到了哪一步，接下來(lái)繼續(xù)推進(jìn)。

具體回復(fù)參考：

Dear XX：

Have a good day .

Lica here from ABC company， I remember you said you will import XX model when we back to work after holiday.Has your plan changed？（我是來(lái)自ABC公司的Lica，我記得你說(shuō)過(guò)等我們放假回來(lái)后，你會(huì)進(jìn)口XX型號(hào)的產(chǎn)品，不知道現(xiàn)在計(jì)劃有變嗎？）

We start to work today，maybe you know the VIRUS， but it does not affect our communication. So， if anything I can do for you， please feel free to tell me.（我們今天開(kāi)始工作了，你可能知道病毒，但這不影響我們的溝通，所以，如果有需要我提供幫助的，請(qǐng)盡管提出來(lái)。）

Nice to serve for you，my friend.（很高興為你服務(wù)，我的朋友。）

Sincerely，

Lica

4. 針對(duì)“其他潛在”客戶的復(fù)工郵件

如果說(shuō)上面給已付款或有意向的客戶發(fā)的復(fù)工郵件是跟進(jìn)郵件，那么給潛在客戶發(fā)的復(fù)工郵件就屬于開(kāi)發(fā)郵件，也就是“開(kāi)發(fā)信”。

我想發(fā)郵件告知客戶已經(jīng)復(fù)工了，同時(shí)又想推銷自己的產(chǎn)品，這樣的郵件要怎么寫才好呢？

分析：受疫情影響，能保證交貨期是最大的優(yōu)勢(shì)。如果你的工廠有這個(gè)優(yōu)勢(shì)，或者你有庫(kù)存，那你的機(jī)會(huì)就來(lái)了。

具體回復(fù)參考：

Hello XX：

Good day！

Lica here from ABC company， happy to tell you XX model in stock.When you need， please let me know soon.Thank you.（我是來(lái)自ABC公司的Lica，很高興地告訴你，我們XX型號(hào)的產(chǎn)品庫(kù)存有貨。如果你需要，請(qǐng)盡快告訴我。謝謝。）

More information about us and more details on XX model， please check attachment/ my second email.[關(guān)于我們的信息和產(chǎn)品細(xì)節(jié)，請(qǐng)查看附件/或者查看我的第二封郵件（因?yàn)榈谝环忄]件就帶附件的話怕發(fā)送失敗，所以資料可以放在第二封郵件）。]

Any quations， welcome to tell me.Thank you .（有任何疑問(wèn) ，歡迎咨詢。謝謝。）

Best wish，

Lica

按照上面的思路，你也能寫出漂亮的復(fù)工郵件。但要注意：以上郵件是我為了分享的內(nèi)容更具體而寫的，你可以直接拿來(lái)用。但如果想發(fā)揮更好的效果，需結(jié)合你自己的情況和客戶情況，自行編寫最佳。

再次提醒，重要的是思路。

思路對(duì)口，你也能寫出好郵件。