摘 要：隨著信息化水平的提高，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制也愈加被人們所重視。從確立信息化財(cái)務(wù)檔案管理理念、完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度、提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和健全財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)四方面，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的思路進(jìn)行簡(jiǎn)要的說(shuō)明，以期能夠給有關(guān)單位帶來(lái)啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化;財(cái)務(wù)檔案管理;事業(yè)單位

中圖分類(lèi)號(hào)：G278? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2020）10-0185-02

引言

在信息化的背景下，相關(guān)從業(yè)人員想要更好地完成事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，就必須切實(shí)保障賬目的清晰、完整。電子檔案具有成本低、效率高、對(duì)環(huán)境要求小等特性，逐漸取代了原有的紙質(zhì)檔案，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的主流。

一、確立信息化財(cái)務(wù)檔案管理理念

相較于傳統(tǒng)的檔案，電子檔案可以統(tǒng)一記錄所有信息資料，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行備份，避免了資料的丟失，保證資料的完整性，而且，電子財(cái)務(wù)檔案的查閱可以不受時(shí)間和空間的限制，資料經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的管理，可以使檔案的交流共享變得更加簡(jiǎn)單，從而提高資料的再利用率。

部分事業(yè)單位具體財(cái)務(wù)檔案管理工作中，管理人員缺乏管理的明確性和完整性，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的手工記錄紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案。事業(yè)單位要想加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，就必須加強(qiáng)信息化管理的理念，從傳統(tǒng)檔案管理的理念轉(zhuǎn)向信息化檔案管理。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要了解并認(rèn)可信息技術(shù)能夠提高檔案管理工作的效率，從而加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，保障管理所需的硬件設(shè)施，通過(guò)加大對(duì)信息化財(cái)務(wù)檔案管理及數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的力度，逐步實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化。

二、完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度

制度是開(kāi)展一切管理行為的前提，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，關(guān)系著單位的未來(lái)發(fā)展。近年來(lái)，事業(yè)單位的規(guī)模在日益擴(kuò)大，相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，從而提升事業(yè)單位的管理水平。

為了完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度，保證各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，從業(yè)人員需要將信息化與檔案管理結(jié)合起來(lái)，對(duì)原有的制度進(jìn)行必要的優(yōu)化和改善，從而促進(jìn)單位檔案管理水平的提升。首先，事業(yè)單位必須明確電子化財(cái)務(wù)檔案管理的流程，推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化與專(zhuān)業(yè)化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行規(guī)定，確保檔案可以統(tǒng)一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)憑證等信息，對(duì)文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規(guī)定電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，我國(guó)出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按照自身的需求，針對(duì)電子檔案制定如《電子財(cái)務(wù)檔案的移交與接收管理辦法》《電子財(cái)務(wù)檔案工作考評(píng)辦法》等檔案管理制度，確保各項(xiàng)工作有章可依，有據(jù)可循，指導(dǎo)并規(guī)范日常檔案管理行為方式。最后，事業(yè)單位需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責(zé)任考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)規(guī)范管理工作人員的行為態(tài)度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學(xué)有效、安全合理。

三、提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案與事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展有著密切的關(guān)系，財(cái)務(wù)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業(yè)務(wù)能力等綜合素質(zhì)對(duì)管理有著巨大的影響?，F(xiàn)階段部分事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理人員信息操作水平低，導(dǎo)致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。

要想切實(shí)保證各項(xiàng)管理工作的有序開(kāi)展，事業(yè)單位要注意提升管理人員的素質(zhì)水平，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人才的培養(yǎng)，構(gòu)建一支能力強(qiáng)、水平高、素質(zhì)好的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。要迎合信息化時(shí)代的發(fā)展，需要管理人員具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)水平，明確檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)流程，掌握設(shè)備的使用方法。積極從社會(huì)吸納素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理人才，依照檔案管理的需要，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理培訓(xùn)技術(shù)，分層次分階段的培訓(xùn)檔案管理人員，組織現(xiàn)有人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。比如，單位可以訂閱《中國(guó)檔案報(bào)》要求員工按時(shí)閱借鑒上面的管理經(jīng)驗(yàn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家為員工介紹其工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)員工道德素質(zhì)、檔案管理、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)技能等能力，將培訓(xùn)結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，調(diào)動(dòng)員工培訓(xùn)的積極性[1]。

四、健全財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)

基于信息化的背景，財(cái)務(wù)檔案管理在向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理的好處，鼓勵(lì)管理人員應(yīng)用設(shè)備提升工作效率。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購(gòu)入先進(jìn)的信息設(shè)備，對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，為財(cái)務(wù)管理工作提供硬件支持。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員需加強(qiáng)與管理人員之間的聯(lián)系，確保采購(gòu)的設(shè)備滿(mǎn)足管理工作的實(shí)際需要。

信息技術(shù)現(xiàn)已應(yīng)用于人類(lèi)生活的各個(gè)方面，人們對(duì)其依賴(lài)性也日益加深，但信息技術(shù)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全造成了一定的影響。對(duì)此，事業(yè)單位在應(yīng)用電子財(cái)務(wù)檔案的同時(shí)，必須健全財(cái)務(wù)檔案管理安全系統(tǒng)，因?yàn)?，?cái)務(wù)檔案記錄著事業(yè)單位活動(dòng)，關(guān)系著一個(gè)單位的發(fā)展，如果發(fā)生損毀或信息泄露，會(huì)對(duì)單位造成巨大的影響。信息化背景下，電子財(cái)務(wù)檔案雖然能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)便利，但檔案的價(jià)值體現(xiàn)在其真實(shí)完整以及原始，由于互聯(lián)網(wǎng)上存在著大量的木馬病毒等程序，容易使電子檔案在傳輸中發(fā)生損毀泄密。對(duì)此，事業(yè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)安保意識(shí)，做好安全防護(hù)和事后應(yīng)急措施，首先，財(cái)務(wù)檔案管理將訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)字加密傳輸、電子水印等技術(shù)綜合利用起來(lái)，提升檔案管理的安全性。其次，管理人員需要具有具體的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，按照流程進(jìn)行規(guī)范法操作，嚴(yán)禁外部設(shè)備連入，避免因人為因素導(dǎo)致電子財(cái)務(wù)檔案的損壞。在檔案管理的過(guò)程中可以利用云存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)電子檔單自動(dòng)備份，防止傳輸過(guò)程中信息出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)部分丟失、損毀等狀況。再次，檔案管理部門(mén)要定期組織專(zhuān)業(yè)人員更新設(shè)備的殺毒軟件，對(duì)木馬病毒等進(jìn)行查殺。最后，制定電子檔案調(diào)閱制度，在單位內(nèi)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳，確保全員具備網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)[2]。

結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理工作簡(jiǎn)單，但操作煩瑣，信息量大，出錯(cuò)率高，消耗的時(shí)間長(zhǎng)。而電子檔案可以利用設(shè)備處理簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，提高了效率，減少了出錯(cuò)率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 陳鶴.信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理構(gòu)想[J].黑龍江科學(xué)，2019，（17）：114-115.

[2]? 趙巖.數(shù)字信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2019，（9）：72-73.

收稿日期：2019-12-28

作者簡(jiǎn)介：馬蘭（1962-），女，山東青島人，高級(jí)會(huì)計(jì)師，從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)檔案管理研究。